ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

Näin kongressimessujen viikolla aloin pohtia assistentin roolia tapahtumanjärjestämisessä. Onnistunut tapahtuma näyttää ulospäin vaivattomalta, mutta kulisseissa kuhisee. Aikataulut pettävät, toimittajat myöhästyvät, ja joku muistaa allergian viime hetkellä. Kuka huolehtii, että kaikki silti toimii? Usein se on assistentti — ei välttämättä se, jonka nimi lukee kutsussa. Assistentin nimike kuulostaa avustavalta, mutta tapahtumien kohdalla rooli on usein paljon keskeisempi. Monissa organisaatioissa assistentti suunnittelee, koordinoi ja toteuttaa, erityisesti pienemmissä yrityksissä käytännössä alusta loppuun. Sisäiset tilaisuudet, asiakastapahtumat, vierailut. Samat kädet, eri kokoonpano. Pienet valinnat muodostavat kokonaisuuden Tapahtuma ei onnistu yhdellä isolla päätöksellä, vaan kymmenillä pienillä. Tila, ajastus, opasteet, vastaanotto, se miten vieras otetaan vastaan ovella. Yksikään näistä ei yksin ratkaise mitään, mutta yhdessä ne määrittävät sen, miltä koko tilaisuus tuntuu. Täm...

  Työskentelen Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiössä, joka rakentaa, vuokraa ja korjaa opiskelija-asuntoja. Rakennushankkeissa lean-ajattelusta on tullut arkipäivää.  Lean-periaatteet ovat lähtöisin Toyotan autotehtaalta ja ne yhdistetään usein teollisuuteen ja tuotantoon. Samat periaatteet toimivat kuitenkin yllättävän hyvin myös asiantuntija- ja toimistotyössä. Assistentin työ on pirstaleista, helposti keskeytyvää ja riippuvaista muista ihmisistä. Riskinä on, että fokus menee tulipalojen sammuttamiseen. Lean-periaatteet auttavaan keskittymään olennaiseen ja karsimaan turhaa. Avaan seuraavaksi vähän tarkemmin, mitä periaatteet voivat tarkoittaa käytännössä assistentin työssä. Arvon määrittely – mitä johto oikeasti tarvitsee? Pysähdy peruskysymysten äärelle ja mieti, mikä tuottaa arvoa johdolle. Arvo ei ole yksittäinen tehtävä, vaan lopputulos, esimerkiksi oikea tieto oikeaan aikaan tai hyvin valmisteltu päätöksentekotilanne. Lean haastaa myös karsimaan kaiken, mikä ei t...

Assistentin työpäivä ei useinkaan pääty siihen, että lista on tyhjä ja mieli levollinen. Useammin päivä päättyy siihen, että tietää hoitaneensa paljon, mutta ei ihan osaa sanoa mitä kaikkea. Pää on ollut koko päivän liikkeessä tehtävästä toiseen, tilanteesta seuraavaan. Juuri siitä arjesta kirjoitin edellisessä blogissani, jossa käsittelin niin sanottua multitaskingia ja sitä, miten työ todellisuudessa koostuu jatkuvasta fokuksen vaihtamisesta. Kun tämä jatkuu päivästä toiseen ilman palautumista, kuormitus alkaa hiipiä huomaamatta. Keskittyminen katkeilee, pienet asiat ärsyttävät tavallista enemmän ja omat toimintamallit alkavat pettää. Se näkyy esimerkiksi siinä, että tehtävälistat eivät tunnu enää selkeyttävän työtä, sähköposti alkaa ahdistaa tai päivän päätteeksi ei ole varmaa, onko kaikki olennainen tullut kirjattua ylös. Assistentin ja toimistopäällikön roolissa palautuminen ei ole aina yksinkertaista. Työ itsessään vaatii jatkuvaa valppautta, ja sama vaade saattaa jatkua myös työ...