Miksi palautuminen kuuluu assistentin ydintaitoihin

Assistentin työpäivä ei useinkaan pääty siihen, että lista on tyhjä ja mieli levollinen. Useammin päivä päättyy siihen, että tietää hoitaneensa paljon, mutta ei ihan osaa sanoa mitä kaikkea. Pää on ollut koko päivän liikkeessä tehtävästä toiseen, tilanteesta seuraavaan. Juuri siitä arjesta kirjoitin edellisessä blogissani, jossa käsittelin niin sanottua multitaskingia ja sitä, miten työ todellisuudessa koostuu jatkuvasta fokuksen vaihtamisesta.

Kun tämä jatkuu päivästä toiseen ilman palautumista, kuormitus alkaa hiipiä huomaamatta. Keskittyminen katkeilee, pienet asiat ärsyttävät tavallista enemmän ja omat toimintamallit alkavat pettää. Se näkyy esimerkiksi siinä, että tehtävälistat eivät tunnu enää selkeyttävän työtä, sähköposti alkaa ahdistaa tai päivän päätteeksi ei ole varmaa, onko kaikki olennainen tullut kirjattua ylös.

Assistentin ja toimistopäällikön roolissa palautuminen ei ole aina yksinkertaista. Työ itsessään vaatii jatkuvaa valppautta, ja sama vaade saattaa jatkua myös työpäivän jälkeen. Kotona odottaa toinen lista hoidettavia asioita, eikä aivoille synny selkeää katkoa. Itse huomaan palautuvani parhaiten silloin, kun huomio pakotetaan johonkin täysin muuhun. Tenniskentällä katse seuraa palloa, lasten kanssa leikkiessä maailma kutistuu hetkeksi hyvin konkreettiseksi. Näiden hetkien jälkeen huomaan, että päivän aikana mielessä pyörineet keskeneräiset asiat ovat vaimentuneet itsestään.

Hyvin palautuneena seuraavaan päivään on aivan erilainen olo palata. Työhön tarttuminen tuntuu kevyemmältä, priorisointi on selkeämpää ja yllättävätkin tehtävät asettuvat helpommin osaksi kokonaisuutta. Työn jälki pysyy laadukkaana, eikä virheiden paikkaamiseen kulu turhaa energiaa.

Haaste syntyy usein siitä, että tauot eivät assarin työssä ole aina taukoja. Kahvikuppi kädessä saatetaan kysyä vielä yksi asia, joka vie ajatukset heti takaisin kesken oleviin järjestelyihin. Siksi palautuminen vaatii myös tietoista rajojen asettamista. On tilanteita, joissa on täysin perusteltua sanoa, että palaan tähän myöhemmin. On myös hetkiä, jolloin on tärkeämpää käyttää muutama minuutti sähköpostin ja tehtävälistan rauhoittamiseen kuin ottaa vastaan uutta.

Netti on täynnä vinkkejä mikrotauoista, joten en ala niitä toistamaan. Sen sijaan rohkaisen kokeilemaan erilaisia tapoja irrottaa ajatukset hetkeksi työstä. Itselleni kirjoittaminen toimii yllättävän hyvin. Välillä kirjoitan suoraan auki sen, että en tiedä mitä kirjoittaa, mutta jatkan silti. Usein jo muutaman kappaleen jälkeen jokin selkiytyy ja mieli kevenee. Myös lyhyt hengähdys tai meditatiivinen hetki keskellä päivää voi palauttaa fokuksen yllättävän tehokkaasti.

Palautuminen mielletään edelleen liian usein yksityisasiaksi tai työpäivän jälkeiseksi luksukseksi. Assistentin työssä se on kuitenkin osa ammattiosaamista. Kun työ perustuu jatkuvaan tehtävien vaihtoon, päätöksentekoon ja muiden tukemiseen, palautunut mieli on keskeinen työväline. Se näkyy parempana tilannetajuna, selkeämpänä viestintänä ja kykynä pitää kokonaisuus hallussa myös kiireessä.

Organisaatiolla on tässä oma vastuunsa. Palautumista tukevat realistiset tavoitteet, toimivat sijaiskäytännöt, mahdollisuus vaikuttaa omaan työhön ja psykologinen turvallisuus, jossa kuormituksesta voi puhua avoimesti. Myös esihenkilöiden esimerkki on ratkaiseva. Hyvä johtaminen tunnistaa, että tehokkuus syntyy palautumisen kautta, ei jatkuvasta venymisestä.

Entä jos palautumista mitattaisiin yhtä vakavasti kuin tehokkuutta?
Mitä se muuttaisi siinä, miten assistentin työtä tehdään, johdetaan ja arvostetaan?

Heidi Hakanen, Office Manager, Compass Lexecon

---

ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi