ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

Assistentin työpäivä ei useinkaan pääty siihen, että lista on tyhjä ja mieli levollinen. Useammin päivä päättyy siihen, että tietää hoitaneensa paljon, mutta ei ihan osaa sanoa mitä kaikkea. Pää on ollut koko päivän liikkeessä tehtävästä toiseen, tilanteesta seuraavaan. Juuri siitä arjesta kirjoitin edellisessä blogissani, jossa käsittelin niin sanottua multitaskingia ja sitä, miten työ todellisuudessa koostuu jatkuvasta fokuksen vaihtamisesta. Kun tämä jatkuu päivästä toiseen ilman palautumista, kuormitus alkaa hiipiä huomaamatta. Keskittyminen katkeilee, pienet asiat ärsyttävät tavallista enemmän ja omat toimintamallit alkavat pettää. Se näkyy esimerkiksi siinä, että tehtävälistat eivät tunnu enää selkeyttävän työtä, sähköposti alkaa ahdistaa tai päivän päätteeksi ei ole varmaa, onko kaikki olennainen tullut kirjattua ylös. Assistentin ja toimistopäällikön roolissa palautuminen ei ole aina yksinkertaista. Työ itsessään vaatii jatkuvaa valppautta, ja sama vaade saattaa jatkua myös työ...

Nykyisessä työelämässä puhutaan paljon multitaskingista, aivan kuin ihmiset pystyisivät tekemään useita vaativia tehtäviä yhtä aikaa. Tutkimuksissa on kuitenkin todettu, että todellinen samanaikainen työskentely on äärimmäisen harvinaista. Useimmat tehtävät vaativat samanlaisia kognitiivisia resursseja, jolloin aivot siirtyvät tehtävästä toiseen nopeasti ja katkonaisesti. Tämän vuoksi työ hidastuu ja virheiden riski kasvaa. Assistentin ja toimistopäällikön työssä rinnakkaisten kokonaisuuksien hallinta on silti arkea. Päivä voi alkaa sopimusluonnoksilla ja muuttua hetkessä kokousjärjestelyihin, henkilöstön tukemiseen tai kiireellisiin ad hoc -tehtäviin. Työssä korostuu jatkuva päätöksenteko siitä, mikä tehtävä vaatii huomiota juuri nyt ja mikä voi odottaa. Kyse ei siis ole ”multitaskaamisesta”, vaan kyvystä hallita vaihtuvia tilanteita ja siirtyä niiden välillä mahdollisimman sujuvasti. Oma työni toimistopäällikkönä on tästä hyvä esimerkki. Työpäivää ei voi suunnitella kovin tarkasti et...

Miten tuoda oma osaaminen näkyviin? Olen törmännyt useissa keskusteluissa siihen ongelmaan, että assistenttien on vaikea tunnistaa ja sanoittaa omaa osaamistaan. Tähän voi olla useita syitä. Assistentin työ on usein taustatyötä. Tehtävänä on auttaa muita onnistumaan, joten assistentin saavutuksia ei aina huomata. Lisäksi tehtävät vaihtelevat päivittäin ja osaaminen voi koostua monesta pienestä palasesta, jolloin kokonaiskuvan hahmottaminen on vaikeaa. Usein assistentit myös ajattelevat, että osa työstä on ”itsestään selvää”, eikä nähdä sitä, että kyse on ammattiosaamisesta. Kannattaakin tutustua muiden alojen osaajiin. Tervehenkinen vertailu voi auttaa tunnistamaan omaa osaamista paremmin. Osaamista voi myös olla hankala sanoittaa, koska se on jotain abstraktia ja jatkuvasti kehittyvää. Alla vinkkejä, joiden toivon auttavan osaamisen tunnistamisessa. Mitä osaaminen on? Osaaminen on kykyä toimia eri tilanteissa tavoitteellisesti ja tuloksellisesti. Osaaminen koostuu paitsi tiedoista ja ...

Kuinka monta kertaa työyhteisöissä tutkitaan ja kysellään, miten ihmiset voivat työpaikalla? Mihin tuloksia käytetään? Tehdäänkö asialle jotain kevyesti vai perehdytäänkö siihen kunnolla niin, että se oikeasti johtaa toimenpiteisiin? Kun kyselystä saadaan vastauksiksi, etteivät ihmiset uskalla ottaa vaikeita asioita puheeksi, olla omia aitoja itsejään ja kertoa mielipiteitään tullaankin siihen, että asialle on oikeasti tehtävä jotain. Psykologista turvallisuutta on nostettu nykyaikana jalustalle, koska halutaan oikeasti, että ihmiset viihtyvät työpaikoilla ja voivat hyvin. Jos päämäärä on tämä, miten se voidaan saavuttaa? Psykologisen turvallisuuden määritelmä kertoo sen, mikä on tässä ydintä ja mihin pitää pyrkiä. Voit itse miettiä, mikä näistä toteutuu sinun työyhteisössäsi. Ja jos ei toteudu, miten voisit lähteä sitä parantamaan. Seikka, johon psykologinen turvallisuus johtaa väistämättä, ja miten sitä voidaan edistää työyhteisössä, on toimiva palautekulttuuri. Omassa työyhteisössän...

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran – ja usein juuri assistentti on siinä avainasemassa. Rooli alkaa jo rekrytointivaiheessa: assistentti hoitaa käytännön järjestelyt, on yhteydessä hakijoihin ja voi olla se ensimmäinen ääni tai kasvo, jonka kautta yrityksestä syntyy kuva. Haastattelupäivänä hän toivottaa tulijan tervetulleeksi, luo lämpimän tunnelman aulaan ja varmistaa, että hakija saa rauhallisen alun jännittävään päivään. Joskus hän on myös se, joka tuo sekä hyvät että huonot uutiset prosessin edetessä. Kun uusi työntekijä on valittu, alkaa seuraava vaihe: perehdytyksen suunnittelu. Etätyön yleistyttyä on tärkeää miettiä tarkkaan, ketkä ovat toimistolla paikalla ensimmäisenä päivänä ja mitä kaikkea uusi kollega tarvitsee: työvälineet, ohjelmistot, kulkuluvat – ja kyllä, jopa se hiiri, laturi ja kuulokkeet. Yksityiskohdat ratkaisevat, sillä ne viestivät, että työnantaja on valmistautunut ja arvostaa uutta tulijaa. Ensipäivinä assistentista tulee usein tukipilari. Hän on se henkilö...

  Tekoäly, robotiikka ja digitalisaatio ovat mullistaneet monia työtehtäviä, myös assistenttien roolia. Työelämä muuttuu, mutta välillä pohdin onko maailma, jossa assistentteja ei enää tarvita, mahdollinen? Toimitusjohtajia on jo nyt kahdenlaisia: niitä, joilla on assistentti, ja niitä, jotka hoitavat kaiken itse. Voisivatko jopa presidentit ja ministerit jäädä ilman assistentteja? Vai onko tiettyjen tehtävien inhimillinen ulottuvuus niin tärkeä, ettei teknologia yksin pysty täyttämään sitä? Miten assistentin työnkuva kehittyy tulevaisuudessa? Kenties meitä tarvitaan vähemmän perinteisiin tehtäviin, mutta entä ihmisläheinen vuorovaikutus, organisointi tai se kuuluisa "kolmas käsi", joka näkee ja hoitaa asioita ennen kuin muut edes huomaavat? Assistentin työ on paljon muutakin kuin kalenterien hallintaa tai sähköpostien käsittelyä. Parhaimmillaan olemme ne ihmiset, jotka tuomme järjestystä kaaokseen, huolehdimme yksityiskohdista ja vapautamme johtajat ja asiantuntijat keskitty...

Tasan vuosi sitten tein jotain rohkeaa ja hyppäsin suoraan syvään päätyyn. Toteutin pitkäaikaisen haaveeni ja jäin kolmeksi kuukaudeksi opintovapaalle lähes 30-vuotisen työurani jälkeen. Olin pitkään miettinyt sitä, kaivannut taukoa toimistotyöhöni ja halunnut kokeilla jotain ihan muuta. Kun myös työnantaja näytti vihreää valoa, oli vihdoin tullut aika toteuttaa tämä suunnitelma. Olin oman työni ohessa opiskellut matkailualaa ja siihen liittyvä sopiva harjoittelupaikkakin järjestyi Ylläkseltä pienestä ohjelmapalveluyrityksestä. Niinpä sitten pakkasin tavarani, hyvästelin kotiväen ja suuntasin autoni keulan kohti pohjoista, valmiina uusiin seikkailuihin. Sopeutuminen uuteen Olen kokenut Lapinkävijä ja luontoihminen, joten maisemanvaihdos ei ollut suoranainen shokki, mutta kyllä sopeutuminen sydäntalven pimeyteen - ja paukkupakkasiin - vei silti hetken. Olin päättänyt nauttia kaikista kokemuksista täydestä sydämestä - tuli vastaan mitä tahansa. Tiesin, että kyseessä olisi ainutlaatuinen ...

Me hieman ’varttuneemmat’ assistentit varmasti muistamme, miten internet alkoi yleistyä 90-luvulla, muuttaen pikkuhiljaa tapaamme tehdä työtä ja johtaa bisnestä. Muutos ei todellakaan tapahtunut yhdessä yössä, mutta vaikutukset olivat syvällisiä ja pysyviä. Yritysten myynti- ja markkinointistrategiat menivät uusiksi, syntyi erilaisia liiketoimintamalleja, ja monet vanhat käytännöt jäivät historiaan. Internetin myötä maailma avautui tavalla, jota emme olleet ennen kokeneet. Tekoälystä puhutaan nyt joka tuutissa. Tekoäly itsessään ei ole kuitenkaan uusi ilmiö – se on itse asiassa vanhempi keksintö kuin internet. Nyt viimeisten parin vuoden aikana olemme kuitenkin astuneet aivan uuteen aikakauteen, jossa entistä tehokkaampi datankäsittely on mahdollistanut generatiivisen tekoälyn käytön meidän jokaisen työpöydällä. Tämä vauhdikas teknologiakehitys on alkanut myllertää työmarkkinoita, työskentelytapoja sekä liiketoimintaa monilla eri tasoilla, aivan kuten internet teki aikanaan. ’Tekoälyva...

Kello tikittää, töissä deadline pukkaa päälle ja kotiinkin pitäisi kiitää lapsia kuskaamaan. Kuulostaako tutulta? Tässä tilanteessa oma hyvinvointi voi tuntua kaukaiselta ja voi tulla tunne, että siihen ei ole nyt vaan aikaa panostaa. Ehkä olet ruuhkavuosien keskellä tai sinulla on muuta kuormaa elämässä, niin työ- kuin vapaa-ajallakin.  Ns. positiivinen stressi on normaalia eikä lyhytkestoisesti siitä ole haittaa. On tulossa, vaikka kiireinen päivä ja saat nopeasti aikaiseksi lyhyessä ajassa. Tällöin nopeus auttaa sinua. Menet kotiin ja saat palauttavan illan ja huolehdit hyvinvoinnistasi. Syöt hyvin, rentoudut ja nukut hyvät yöunet.  Mikäli stressi jatkuu pitkään, sinulla on henkistä kuormaa ja kenties fyysisiä haasteita kehossa, stressi helpommin kroonistuu. Silloin keho ei pääse enää palautumaan kuten ennen, eikä välttämättä ole voimia alkaa tehdä muutoksia. Elämästä saattaa tulla selviytymistä päivästä toiseen. Tällöin helpommin hermostuu, unet saattavat rakoilla ja työ e...