Takkuaako sisäinen viestintä? Nämä 5 asiaa sinun tulee nyt huomioida
Hybridimallissa työyhteisön keskinäisen viestinnän merkitys korostuu
Toimistoille paluu ja etä- sekä lähityön yhdistäminen sujuvaksi arjeksi koko työyhteisölle vaatii selkeää viestintää ja johtamista sekä paljon hyvää tahtoa.Etätyöstä lähityöhön palaaminen voi tuntua väsyttävältä ja tehottomalta, oli kyseessä sitten jokapäiväinen tai osa-aikainen toimistolle siirtyminen. Aikaa kuluu enemmän työkavereiden kanssa jutteluun ja lounastaukoihin. Aamut alkavat hitaammin, kun pitää pukea housut ja muovautua yhteiskuntakelpoiseksi epäinhimillisen aikaisin.
Toisaalta työt jäävät helpommin toimistolle päivän päätteeksi ja kollegoiden kanssa keskustellessa asiat asettuvat uuteen, usein parempaan ja kevyempään perspektiiviin. Syntyy uusia ideoita, ja töihin suoraan liittymätön viestintä luo yhteishenkeä.
Käytännön vinkkejä toimivaan työyhteisöviestintään
Uusien työtapojen ja toimintakulttuurin muutoksen myötä työyhteisön sisäinen viestintä on erityisen tärkeässä asemassa. Tuluksen yhteen kokoamista pandemia-ajan työyhteisöviestintää käsittelevistä tutkimuksista nousi esiin viisi pääteemaa, jotka sisäisessä viestinnässä hybridimallissa kannattaa huomioida.ToimistoSissien kanssa sisäisestä viestinnästä keskustellessa näihin teemoihin yhdistyi myös monia hyviä käytännön esimerkkejä, joista alla muutamia:
1. Tarkoituksenmukainen vuorovaikutustapa: onko kyseessä yksittäistä tehtävää koskeva keskustelu vai onko tarkoituksena nostattaa tiimihenkeä tai ideoida uutta? Palaverien vuorovaikutus verkossa on erilaista kuin kasvotusten. Vaikka osallistuminen on helppoa, viestiketjuihin osallistuminen ja kommentointi koetaan vaativammaksi verkkopalavereissa. Julkinen puhuminen verkkopalavereissa voi joillekin olla vaikeaa.
2. Psykologinen turvallisuus: kokevatko työyhteisön jäsenet, että omia mielipiteitä ja ajatuksia saa turvallisesti jakaa yhteisössä? Avoin keskustelu siitä, minkälaisia tarpeita, haasteita tai odotuksia kullakin on hybridimallin suhteen, vahvistaa yhteenkuuluvuutta. Epäonnistumisen salliminen koetaan myös osaksi psykologisesti turvallista työyhteisöä.
3. Sisäisen viestinnän odotukset ja tavoitteet: minkälaista työyhteisöviestintää yrityksessä halutaan lisätä tai vähentää? Ovatko tavoitteet selvillä koko yhteisölle? Odotetaanko sisäisiin viesteihin nopeasti vastausta tai kunnioitetaanko esim. Teams-liikennevaloja? Selkeillä palaverikäytännöillä luodaan raamit sille, mitä osallistujilta odotetaan ja miksi juuri he ovat mukana.
4. Sosiaalisen tuen tarjoaminen ja pyytäminen: onko työyhteisölle tarjolla sosiaalista tukea? Tiedetäänkö, mistä tukea voi pyytää tai missä sitä voi tarjota? Osassa yrityksiä on nimetyt mentorit tai muut henkilöt, joilta tukea saa. Joissakin firmoissa on käytössä ulkoinen palveluntarjoaja, ja joissakin paikoissa tuen tarjoaminen kuuluu oman työn ohessa assistentin tehtäviin.
Tärkeä huomio oli myös se, että apua yleensä saa, kun sitä osaa pyytää. Sosiaalisen tuen muotoja voivat olla myös viihdeteemainen keskustelukanava, tai reilu siirtymäaika kokousten välillä, jolloin ehtii vaihtaa kuulumisia palaverin aluksi tai päätteeksi.
5. Vuorovaikutustaitojen arvostaminen työyhteisössä: millaista vuorovaikutusta itse toivoisit? Kuunteleminen voi olla joskus vaikeaa, mutta sitä kannattaa opetella. Ole selkeä ja ystävällinen. Jos on kiire, kysy voitko palata asiaan paremmalla ajalla. Jos tiimissä on yksi henkilö, jonka viestintätaidot ovat heikot, siitä kärsii koko yhteisö. Tiedetäänkö yhteisössä, miten vuorovaikutustaitoja voi parantaa? Anna ja pyydä palautetta viestintätaidoistasi.
Viestinnän asiantuntija, tiiminvetäjä, projektipäällikkö
ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi
Kommentit
Lähetä kommentti