ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

Kello tikittää, töissä deadline pukkaa päälle ja kotiinkin pitäisi kiitää lapsia kuskaamaan. Kuulostaako tutulta? Tässä tilanteessa oma hyvinvointi voi tuntua kaukaiselta ja voi tulla tunne, että siihen ei ole nyt vaan aikaa panostaa. Ehkä olet ruuhkavuosien keskellä tai sinulla on muuta kuormaa elämässä, niin työ- kuin vapaa-ajallakin.  Ns. positiivinen stressi on normaalia eikä lyhytkestoisesti siitä ole haittaa. On tulossa, vaikka kiireinen päivä ja saat nopeasti aikaiseksi lyhyessä ajassa. Tällöin nopeus auttaa sinua. Menet kotiin ja saat palauttavan illan ja huolehdit hyvinvoinnistasi. Syöt hyvin, rentoudut ja nukut hyvät yöunet.  Mikäli stressi jatkuu pitkään, sinulla on henkistä kuormaa ja kenties fyysisiä haasteita kehossa, stressi helpommin kroonistuu. Silloin keho ei pääse enää palautumaan kuten ennen, eikä välttämättä ole voimia alkaa tehdä muutoksia. Elämästä saattaa tulla selviytymistä päivästä toiseen. Tällöin helpommin hermostuu, unet saattavat rakoilla ja työ e...

Haluaisitko kehittää omaa työtäsi siten, että stressi pienenisi ja työn ilo lisääntyisi? Mitä unelmatyöhön kuuluu sinulla? Mitä vahvuuksiasi haluat käyttää päivittäin? Miltä tuntuu mennä maanantaiaamuisin töihin - ja miten saat sen tuntumaan hyvältä?  Unelmatyön käsite voi herättää monenlaisia ajatuksia. Onko se vaaleanpunaista unelmaa, vain muille tarkoitettua vai ihan luonnollista sinun ajatusmaailmassasi? Reittejä omaan unelmatyöhön on monia, ja jokainen käsittää sen omalla tavallaan. Jollekin riittää, että on edes joku työ, toinen haluaa kiinnostavat tehtävät ja kolmas puhuu elämäntehtävästä. Kaikkien ei tarvitse nousta intoa puhkuen sängystä joka päivä ja hoitaa assistentin työtään mielettömissä flow-virroissa taukoamatta.  Jokaiselle löytyy oma tapa luoda työstään mielekkäämpää. Jokaisella meistä on ainutlaatuiset lahjamme tälle maailmalle. Sinulla on todella paljon enemmän vahvuuksia, kuin itse tiedostatkaan. Moni ympärilläsi saa niistä nauttia. Osaatko itse arvostaa om...

Hybridimallissa työyhteisön keskinäisen viestinnän merkitys korostuu Toimistoille paluu ja etä- sekä lähityön yhdistäminen sujuvaksi arjeksi koko työyhteisölle vaatii selkeää viestintää ja johtamista sekä paljon hyvää tahtoa. Etätyöstä lähityöhön palaaminen voi tuntua väsyttävältä ja tehottomalta, oli kyseessä sitten jokapäiväinen tai osa-aikainen toimistolle siirtyminen. Aikaa kuluu enemmän työkavereiden kanssa jutteluun ja lounastaukoihin. Aamut alkavat hitaammin, kun pitää pukea housut ja muovautua yhteiskuntakelpoiseksi epäinhimillisen aikaisin. Toisaalta työt jäävät helpommin toimistolle päivän päätteeksi ja kollegoiden kanssa keskustellessa asiat asettuvat uuteen, usein parempaan ja kevyempään perspektiiviin. Syntyy uusia ideoita, ja töihin suoraan liittymätön viestintä luo yhteishenkeä. Käytännön vinkkejä toimivaan työyhteisöviestintään Uusien työtapojen ja toimintakulttuurin muutoksen myötä työyhteisön sisäinen viestintä on erityisen tärkeässä asemassa. Tuluksen yhteen kokoamis...

”Susta voisi tulla hyvä johdon assistentti”, kommentoi kerran eräs entinen opiskelutoverini, kun kerroin hänelle olevani hyvä organisoimaan ja hakemaan tietoa. Tämä ajatus jäi muhimaan päähäni vuosiksi, ja sen seurauksena viimein keväällä 2019 hain Haaga-Heliaan opiskelemaan alaa. Tätä tulet tarvitsemaan töissä Vaikka on ollut päiviä, jolloin opinnot ovat tuntuneet hankalilta tai pistäneet pään pyörälle, on opiskelijoilla mielestäni korkea motivaatio opiskella tätä alaa, mitä etäopetuskaan ei ole onnistunut horjuttamaan. Oletan tämän johtuvan siitä, että opiskelijat kokevat saamansa osaamisen erittäin hyödylliseksi ja tarpeelliseksi työelämässä, joten opiskelu tuntuu pänttäämisen sijaan siltä, että on panostamassa omaan tulevaisuuteen. Koulutuksen parhaimpia puolia ovat olleet sen käytännöllisyys ja monipuolisuus. Meillä on ollut kursseja mm. liiketaloudesta ja kokoustamisesta, ICT-sovellusten käyttämisestä ja viestinnästä. Myös ryhmätöitä on ollut paljon, mikä on kehittänyt yhteistyö-...

Korona-vuosi 2020. Työt siirtyivät kotikonttorille; kokoukset, työpajat sekä ideariihet hyppäsivät pääosin verkkoon. Yksi puhuu ruudulleen miettien mahtaako muut puuhata linjoilla jotain aivan muuta ja onko osallistujien keskittyminen täysin jo herpaantunut. Jos kokouksen vetäminen tehokkaasti ja aikataulussa oli haasteellista ammoisina aikoina, kun vielä kokoonnuimme kasvotusten, nyt verkossa kokoontuminen on tuonut omat haasteensa. Miten huolehdimme esimerkiksi siitä, että kaikki osallistuvat tasapainoisesti, eikä kokouksia hallinnoi vain se ekstrovertein tiiminjäsen, jolla juttua riittää asiasta - ja asian vierestä? Toimistosissit järjesti Ideapakan Jani Turun opastuksella Fasilitoinnin perusteet -koulutuksen lokakuussa 2020, jossa tutustuimme fasilitoinnin toimintaperiaatteisin ja metodologiaan. Jatkoa on luvassa 22.4.2021. Fasilitointitaito, eli ’taito auttaa ryhmää ajattelemaan yhdessä’, tehostaa kokouksien kulkua luovin tavoin ja auttaa ryhmää löytämään yhteisen sävelen. Fasil...

Vuosi 2020 toi mukanaan paljon muutoksia assistentin työhön. Kukaan ei vielä tiedä, mitä kaikkea tuleva vuosi tuo tullessaan, mutta yksi asia on varmaa - muutos jatkuu. Siksi kysymys kuuluukin: Miten voit parhaiten valmistautua ottamaan sen vastaan? Sihteeri- ja assistenttityön ennustetaan katoavan teknologian kehittymisen myötä. Kun tietokone suorittaa itse kalenterin hallinnan ja matkalaskutuksen, assistenttina jää helposti pyörittelemään peukaloitaan. Kuitenkin sen sijaan, että jäisit odottamaan robottien valtaannousua, voit alkaa tehdä itse aktiivisesti töitä osaamisesi ylläpitämiseksi ja vahvuuksiesi, supervoimiesi, löytämiseksi ToimistoSissien assistenttiyhteisössä seuraamme, mihin suuntaan assistenttityö kehittyy ja pohdimme, miten meidän tulisi omaa osaamistamme kehittää, jotta olemme edelleen tärkeitä vaikuttajia tulevaisuuden työelämän pelikentällä. Yhdessä yhteistyötaitoja ja menestyviä tiimejä kouluttavan Suvi-Kanerva Koivusalon , Game Captains , kanssa pääsimme keskust...

Sihteerinä ja assistenttina sinulta pyydetään usein apua tekstin viimeistelyyn. Yleensä tuo apu koskee kielenhuoltoa. Entä jos huoltaisit pelkän kielen sijaan koko tekstin?  Kun joku pyytää sinua katsomaan tekstiään, tarkistat siitä yleensä kielen. Sen, että teksti noudattaa kielioppia. Se on sitä kielenhuoltoa. Saatat puuttua myös liian pitkiin virkkeisiin tai koukeroisiin ilmaisuihin tai siihen, että teksti on epäjohdonmukainen. Tämä on tekstinhuoltoa. Jos olet oikein etevä, osaat asettua lukijan asemaan. Kommentoit sitä, miten asia kannattaa esittää lukijalle. Kiinnostaako teksti lukijaa? Ymmärtääkö hän lukemansa? Tämä on psykologista tekstinhuoltoa. Tappavan tylsää tekstiä ei lue kukaan Pelkkä kielenhuolto ei riitä siihen, että kirjoittaja saavuttaa tekstillään sen, mitä haluaa. Mikään ei ole surkeampi näky kuin teksti, joka noudattaa kielioppia pilkulleen, mutta on niin tylsä, että sitä ei kukaan viitsi lukea. Se on surkeaa siksi, että ensin kirjoittaja on käy...

Jani Turku, Ideapakka Mennessäsi kokoukseen, milloin tulit sieltä energisempänä ja inspiroituneempana ulos? Onko sinulla salainen toive, että asiat sujuvat vauhdikkaammin ja tehokkaammin? Entäs jos kerron, että kyse ei ole monimutkaisesta asiasta vaan siitä, että joku on tarpeeksi rohkea ja ottaa kopin fasilitoinnnista?  Jo ennen fasilitointiuraani muistan elävästi erään taloyhtiön kokouksen, jossa käsiteltiin lähestyvää putkiremonttia. Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja ja isännöitsijä varmasti tekivät parhaansa, mutta asiat puhkesivat riitelyksi. Ilmassa oli paljon huonoa kuuntelemista, tahallista väärinymmärrystä ja ohipuhumista. Mietin jälkeenpäin moneen kertaan mitä sille kaaokselle, sekamelskalle ja älämölölle olisi voinut tehdä, ja vasta vuosia myöhemmin tajusin, että siihen olisi tarvittu fasilitaattori. Itse sana fasilitointi tulee latinan sanasta ‘facil’ ja tarkoittaa helppoa. Fasilitaattori on henkilö, jonka tehtävänä on saada asiat sujumaan. Ollaan kokoo...

Jo pitkään olemme saaneet seurata synkkiä tulevaisuudenkuvia sihteerin ja assistentin työn tulevaisuudesta. ”Teitä ei enää tarvita”, sanotaan. Monesta yrityksestä kuulee, että eläköityvien assistenttien tilalle ei enää palkata uutta väkeä. Assistenttien ammattikunta ikääntyy, kunnes se väistyy kokonaan. Niinkö? Sihteeri- ja assistenttityöhön ei ole juurikaan enää suoraa koulutusta tarjolla. Haaga-Heliallakaan ei enää jatkossa ole tarjolla Johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelmaa. Sen sijaan koulutetaan tradenomeja Liiketoiminnan palveluratkaisut ja kielet – koulutusohjelmassa, josta valmistuu tietotyön asiantuntijoita palvelemaan laaja-alaisesti liiketoimintaa. Poistuuko koko assistenttien ammattikunta työmarkkinoilta tulevaisuudessa? Ja miten assistenttityötä tekevien tulisi valmistautua ja kouluttaa itseään, jotta eivät putoa tyystin työelämän rattailta? Assistenttityön käytännön osaajia ja asiantuntijoita sekä ToimistoSissit -assistenttiverkoston jäseniä kokoontui p...

Bussimatka Majatalo Onnelaan taittui alle tunnissa, ja työpäivän hektisyys unohtui kun pääsimme ihastelemaan seudun maisemia. Metsää, rantaa, järveä – luonnon helmassa mieli levähtää. Näimme pikaisesti Onnelan päärakennuksen, jonka aurinkoinen terassi jo houkutteli. Siirryimme kuitenkin kahville huvila Impivaaraan, joka on rakennettu jo vuonna 1905. Tämä historiallista tunnelmaa henkivä rakennus tarjosi oivat puitteet murhamysteeriohjelmanumerolle, jota Onnelan ohjelmapalvelut tarjoavat yhtenä ryhmäaktiviteettivaihtoehtona. Mysteerin alkajaisiksi saimme nautiskella hetken auringosta ja kokeilla aarteen etsintää pihamaalla GPS-laitteen avustuksella. Tästä aktiviteetista saa hauskan haasteen tiimien väliseen kisailuun – GPS-laite opastaa oikealle alueelle, mutta sitten on vielä silmä kovana etsittävä kätköä, joten jokaista tiimiläistä tarvitaan. Murhamysteeri jatkui sisällä Impivaaran huvilassa, johon mysteerin tarinan henkilöt ihan oikeastikin sijoittuivat. T...

Kollegahaastattelussa Nathalie Vaittinen, Jokerit Hockey Clubin johdon assistentti ToimistoSissien verkostossa on yli 2600 sihteeriä, assistenttia tai vastaavassa tehtävässä työskentelevää toimistotyön rautaista ammattilaista. Tässä joukossa piilee uskomaton määrä ammattitietoa ja kokemusta. Meitä ToimistoSissejä löytyy työelämässä hyvin erilaisin taustoin ja toimenkuvin. Mielenkiintoisia ovat myös monenkirjavat urapolut, joilla assistentin tehtäviin päädytään. Välillä pääsemme kurkkaamaan kulisseihin, vierailemaan toistemme työpaikoilla ja tutustumaan millaisten haasteiden parissa kollegamme muissa yrityksissä painivat. ToimistoSissien johdon assistenttien ryhmä kävi tutustumassa Nathalie Vaittisen työpaikkaan Jokerit Hockey Club Oy:ssä, jossa Nathalie työskentelee johdon assistenttina. Merkonomin oppisopimuskoulutus antoi tukevan pohjan Nathalie on työskennellyt vuodesta 2002 assistentin tehtävissä. Ylioppilaaksi valmistumisen jälkeen hän opiskeli oppisopimuskoulu...