Perehdytyksen salainen voimavara: assistentti

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran – ja usein juuri assistentti on siinä avainasemassa. Rooli alkaa jo rekrytointivaiheessa: assistentti hoitaa käytännön järjestelyt, on yhteydessä hakijoihin ja voi olla se ensimmäinen ääni tai kasvo, jonka kautta yrityksestä syntyy kuva. Haastattelupäivänä hän toivottaa tulijan tervetulleeksi, luo lämpimän tunnelman aulaan ja varmistaa, että hakija saa rauhallisen alun jännittävään päivään. Joskus hän on myös se, joka tuo sekä hyvät että huonot uutiset prosessin edetessä.

Kun uusi työntekijä on valittu, alkaa seuraava vaihe: perehdytyksen suunnittelu. Etätyön yleistyttyä on tärkeää miettiä tarkkaan, ketkä ovat toimistolla paikalla ensimmäisenä päivänä ja mitä kaikkea uusi kollega tarvitsee: työvälineet, ohjelmistot, kulkuluvat – ja kyllä, jopa se hiiri, laturi ja kuulokkeet. Yksityiskohdat ratkaisevat, sillä ne viestivät, että työnantaja on valmistautunut ja arvostaa uutta tulijaa.

Ensipäivinä assistentista tulee usein tukipilari. Hän on se henkilö, jolta uskaltaa kysyä “tyhmiä kysymyksiä” ilman pelkoa siitä, että esihenkilö pitäisi niitä itsestäänselvyyksinä. Assistentti kertoo sairauslomakäytännöistä, neuvoo välipalojen sijainnin ja auttaa ratkaisemaan tietotekniset pulmat – jotta asiantuntijat voivat keskittyä työn sisältöön. Samalla hän huolehtii, että uusi työntekijä pääsee tapaamaan keskeiset kollegat ja tuntee olonsa tervetulleeksi.

Mutta perehdytys ei ole vain käytännön asioiden selvittämistä. Assistentti osaa myös sanoittaa arjen käytäntöjä ja epävirallisia tapoja: milloin voi pingata johtoa Teamsissa, miten kahvitauot hoituvat ja missä muodossa raportit on hyvä toimittaa. Tällaiset yksityiskohdat auttavat uutta työntekijää sulautumaan joukkoon ja antamaan omasta työpanoksestaan parhaan mahdollisen ensivaikutelman.

Perehdytys jatkuu pitkälle ensimmäisten viikkojen jälkeen. Usein assistentti on se, joka osaa ohjata oikean henkilön puheille ja auttaa löytämään vastaukset kysymyksiin, joita ei aina tohdi esittää esihenkilölle. Hänen kauttaan uusi työntekijä saa jatkuvaa tukea ja rohkaisua myös alkuvaiheen jälkeen.

Mikä tekee assistentista hyvän perehdyttäjän?

Assistentti on perehdytyksessä vahvoilla juuri siksi, että hän näkee organisaation kokonaisuuden laajasti. Hän tuntee sekä viralliset prosessit että arjen käytännöt, ja osaa kertoa asiat tavalla, joka tekee uudelle työntekijälle aloittamisen helpoksi.

Hän on helposti lähestyttävä ja tilannetajuinen. Assistentti huomaa, milloin uusi työntekijä tarvitsee apua tai seuraa, ja huolehtii, että ensiviikot sujuvat sekä käytännön asioiden että viihtyvyyden kannalta hyvin. Tämä tekee hänestä usein sen henkilön, joka varmistaa, ettei perehdytys jää vain asioiden läpikäymiseksi, vaan muuttuu aidoksi kokemukseksi yrityskulttuurista ja yhteisöllisyydestä.

Assistentin työ perehdytyksessä on siis paljon enemmän kuin käytännön järjestelyjä. Se on arvojen välittämistä, kulttuurin sanoittamista ja yhteisön rakentamista.

Kuka teillä huolehtii, että uusi työntekijä saa oikeanlaisen ensivaikutelman yrityksen kulttuurista? Onko assistentin rooli perehdytyksessä tunnustettu vai jääkö se vielä piiloon?

Heidi Hakanen, Office Manager, Compass Lexecon

---

ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi