ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

Näin kongressimessujen viikolla aloin pohtia assistentin roolia tapahtumanjärjestämisessä. Onnistunut tapahtuma näyttää ulospäin vaivattomalta, mutta kulisseissa kuhisee. Aikataulut pettävät, toimittajat myöhästyvät, ja joku muistaa allergian viime hetkellä. Kuka huolehtii, että kaikki silti toimii? Usein se on assistentti — ei välttämättä se, jonka nimi lukee kutsussa. Assistentin nimike kuulostaa avustavalta, mutta tapahtumien kohdalla rooli on usein paljon keskeisempi. Monissa organisaatioissa assistentti suunnittelee, koordinoi ja toteuttaa, erityisesti pienemmissä yrityksissä käytännössä alusta loppuun. Sisäiset tilaisuudet, asiakastapahtumat, vierailut. Samat kädet, eri kokoonpano. Pienet valinnat muodostavat kokonaisuuden Tapahtuma ei onnistu yhdellä isolla päätöksellä, vaan kymmenillä pienillä. Tila, ajastus, opasteet, vastaanotto, se miten vieras otetaan vastaan ovella. Yksikään näistä ei yksin ratkaise mitään, mutta yhdessä ne määrittävät sen, miltä koko tilaisuus tuntuu. Täm...

Assistentin työpäivä ei useinkaan pääty siihen, että lista on tyhjä ja mieli levollinen. Useammin päivä päättyy siihen, että tietää hoitaneensa paljon, mutta ei ihan osaa sanoa mitä kaikkea. Pää on ollut koko päivän liikkeessä tehtävästä toiseen, tilanteesta seuraavaan. Juuri siitä arjesta kirjoitin edellisessä blogissani, jossa käsittelin niin sanottua multitaskingia ja sitä, miten työ todellisuudessa koostuu jatkuvasta fokuksen vaihtamisesta. Kun tämä jatkuu päivästä toiseen ilman palautumista, kuormitus alkaa hiipiä huomaamatta. Keskittyminen katkeilee, pienet asiat ärsyttävät tavallista enemmän ja omat toimintamallit alkavat pettää. Se näkyy esimerkiksi siinä, että tehtävälistat eivät tunnu enää selkeyttävän työtä, sähköposti alkaa ahdistaa tai päivän päätteeksi ei ole varmaa, onko kaikki olennainen tullut kirjattua ylös. Assistentin ja toimistopäällikön roolissa palautuminen ei ole aina yksinkertaista. Työ itsessään vaatii jatkuvaa valppautta, ja sama vaade saattaa jatkua myös työ...

Nykyisessä työelämässä puhutaan paljon multitaskingista, aivan kuin ihmiset pystyisivät tekemään useita vaativia tehtäviä yhtä aikaa. Tutkimuksissa on kuitenkin todettu, että todellinen samanaikainen työskentely on äärimmäisen harvinaista. Useimmat tehtävät vaativat samanlaisia kognitiivisia resursseja, jolloin aivot siirtyvät tehtävästä toiseen nopeasti ja katkonaisesti. Tämän vuoksi työ hidastuu ja virheiden riski kasvaa. Assistentin ja toimistopäällikön työssä rinnakkaisten kokonaisuuksien hallinta on silti arkea. Päivä voi alkaa sopimusluonnoksilla ja muuttua hetkessä kokousjärjestelyihin, henkilöstön tukemiseen tai kiireellisiin ad hoc -tehtäviin. Työssä korostuu jatkuva päätöksenteko siitä, mikä tehtävä vaatii huomiota juuri nyt ja mikä voi odottaa. Kyse ei siis ole ”multitaskaamisesta”, vaan kyvystä hallita vaihtuvia tilanteita ja siirtyä niiden välillä mahdollisimman sujuvasti. Oma työni toimistopäällikkönä on tästä hyvä esimerkki. Työpäivää ei voi suunnitella kovin tarkasti et...

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran – ja usein juuri assistentti on siinä avainasemassa. Rooli alkaa jo rekrytointivaiheessa: assistentti hoitaa käytännön järjestelyt, on yhteydessä hakijoihin ja voi olla se ensimmäinen ääni tai kasvo, jonka kautta yrityksestä syntyy kuva. Haastattelupäivänä hän toivottaa tulijan tervetulleeksi, luo lämpimän tunnelman aulaan ja varmistaa, että hakija saa rauhallisen alun jännittävään päivään. Joskus hän on myös se, joka tuo sekä hyvät että huonot uutiset prosessin edetessä. Kun uusi työntekijä on valittu, alkaa seuraava vaihe: perehdytyksen suunnittelu. Etätyön yleistyttyä on tärkeää miettiä tarkkaan, ketkä ovat toimistolla paikalla ensimmäisenä päivänä ja mitä kaikkea uusi kollega tarvitsee: työvälineet, ohjelmistot, kulkuluvat – ja kyllä, jopa se hiiri, laturi ja kuulokkeet. Yksityiskohdat ratkaisevat, sillä ne viestivät, että työnantaja on valmistautunut ja arvostaa uutta tulijaa. Ensipäivinä assistentista tulee usein tukipilari. Hän on se henkilö...