Voiko Lean-ajattelua soveltaa assistentin työhön? Voi, ja kannattaakin!

 

Työskentelen Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiössä, joka rakentaa, vuokraa ja korjaa opiskelija-asuntoja. Rakennushankkeissa lean-ajattelusta on tullut arkipäivää. 

Lean-periaatteet ovat lähtöisin Toyotan autotehtaalta ja ne yhdistetään usein teollisuuteen ja tuotantoon. Samat periaatteet toimivat kuitenkin yllättävän hyvin myös asiantuntija- ja toimistotyössä.

Assistentin työ on pirstaleista, helposti keskeytyvää ja riippuvaista muista ihmisistä. Riskinä on, että fokus menee tulipalojen sammuttamiseen. Lean-periaatteet auttavaan keskittymään olennaiseen ja karsimaan turhaa.

Avaan seuraavaksi vähän tarkemmin, mitä periaatteet voivat tarkoittaa käytännössä assistentin työssä.

Arvon määrittely – mitä johto oikeasti tarvitsee?

Pysähdy peruskysymysten äärelle ja mieti, mikä tuottaa arvoa johdolle. Arvo ei ole yksittäinen tehtävä, vaan lopputulos, esimerkiksi oikea tieto oikeaan aikaan tai hyvin valmisteltu päätöksentekotilanne.

Lean haastaa myös karsimaan kaiken, mikä ei tuota lisäarvoa. Assistentin työssä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi raportteja, joita kukaan ei ehdi lukea tai sähköposteja, jotka lähtevät ”varmuuden vuoksi” laajalle jakelulle. Kun tunnistaa ja poistaa toimet, joille ei ole todellista tarvetta, työ kevenee.

Hukan poistaminen – toistuvat tehtävät tarkasteluun

Hukka piilee toistuvissa manuaalisissa vaiheissa, päällekkäisessä työssä ja siinä, että sama asia tehdään eri tavoin ja tietoa joutuu etsimään.

Ensiksi tule tarkastella rutiineja: mitkä tehtävät toistuvat päivittäin, viikoittain tai kuukausittain? Sen jälkeen tulee miettiä, voisiko jonkin vaiheen poistaa, yksinkertaistaa tai automatisoida.

Tekoäly tarjoaa tähän paljon mahdollisuuksia. Tiedonhakua, materiaalien valmistelua ja raportointia voi keventää merkittävästi, kun hyödyntää digitaalisia työkaluja.

Dokumentointi on olennainen osa hukan vähentämistä. Kun tieto on tallessa ja löydettävissä, työ ei pysähdy poissaoloihin eikä tiedon etsimiseen mene aikaa.

Virtaustehokkuus – työ etenee ilman jatkuvaa säätöä

Assistentin työssä virtaustehokkuutta voi luoda vakioprosesseilla, dokumenttipohjilla ja tsekkauslistoilla. Nämä eivät tee työstä kaavamaista, vaan vähentävät virheitä ja nopeuttavat tekemistä. Vapautuneen ajan voi käyttää vaativampaan ajattelutyöhön.

Visuaaliset tehtävienhallintatyökalut, kuten Planner, Trello ja muut Kanban-taulut, auttavat hahmottamaan kokonaisuutta. Kun töiden tilanne on näkyvissä, priorisointi helpottuu ja keskeneräiset asiat eivät kuormita mieltä samalla tavalla.

 

Oikea-aikaisuus – vähemmän odottelua, enemmän etenemistä

Lean-periaatteissa oikea-aikaisuus (just in time) tarkoittaa sitä, että tuotetta valmistetaan kysynnän mukaan eli oikea määrä oikeaan aikaan.

Assistentin arjessa tämä periaate tarkoittaa pullonkaulojen tunnistamista. Missä kohtaa työ pysähtyy ja miksi? Joudutaanko esimerkiksi odottamaan hyväksyntää asioissa, jotka voisi hoitaa itsenäisesti? Tuleeko jo hoidettuun asiaan muutoksia ja sen joutuu tekemään uudelleen?

Ideaalina olisi rakentaa työviikko niin, että tehtävät etenevät ilman odottelua tai keskeytyksiä. Tiedämme, että assistentin työssä tämä on lähes mahdotonta! Mutta tehtäviä tulisi rytmittää niin, että työkuorma pysyy koko ajan tasaisena. Samantyyppiset tehtävät on järkevää niputtaa.

Jatkuva parantaminen – pienet muutokset riittävät

Lean ei vaadi suuria uudistuksia kerralla. Päinvastoin! Jatkuva parantaminen perustuu pieniin, käytännöllisiin kokeiluihin: yksi uusi dokumenttipohja, yksi poistettu työvaihe, yksi selkeytetty käytäntö.

Kaikkea ei tarvitse säilyttää vain siksi, että ”näin on aina tehty”.  Toimivista käytännöistä kannattaa pitää kiinni, muut voi huoletta hylätä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että lean-ajattelu auttaa johdon assistenttia karsimaan turhaa, vähentämään kiireen tuntua ja keskittymään siihen, mikä oikeasti on arvokasta.

Olen kuvaillut itseäni insinöörimäiseksi humanistiksi ja innostun aina, kun pääsen virtaviivaistamaan prosesseja. Mutta lean-periaatteiden omaksumiseksi ei tarvitse olla insinööri. Uskon, että lean-periaatteista hyötyy aivan jokainen, kun niitä soveltaa omaan työhönsä.

Jennamaria Pennanen, Johdon assistentti, Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö (Hoas)

---

ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi