Multitasking taitona ja työn rytmittämisen merkitys

Nykyisessä työelämässä puhutaan paljon multitaskingista, aivan kuin ihmiset pystyisivät tekemään useita vaativia tehtäviä yhtä aikaa. Tutkimuksissa on kuitenkin todettu, että todellinen samanaikainen työskentely on äärimmäisen harvinaista. Useimmat tehtävät vaativat samanlaisia kognitiivisia resursseja, jolloin aivot siirtyvät tehtävästä toiseen nopeasti ja katkonaisesti. Tämän vuoksi työ hidastuu ja virheiden riski kasvaa.

Assistentin ja toimistopäällikön työssä rinnakkaisten kokonaisuuksien hallinta on silti arkea. Päivä voi alkaa sopimusluonnoksilla ja muuttua hetkessä kokousjärjestelyihin, henkilöstön tukemiseen tai kiireellisiin ad hoc -tehtäviin. Työssä korostuu jatkuva päätöksenteko siitä, mikä tehtävä vaatii huomiota juuri nyt ja mikä voi odottaa. Kyse ei siis ole ”multitaskaamisesta”, vaan kyvystä hallita vaihtuvia tilanteita ja siirtyä niiden välillä mahdollisimman sujuvasti.

Oma työni toimistopäällikkönä on tästä hyvä esimerkki. Työpäivää ei voi suunnitella kovin tarkasti etukäteen, vaan sen kulku määräytyy pitkälti tilanteista, joita päivä tuo mukanaan. Tässä ympäristössä ratkaisevaa ei ole täydellinen muisti, vaan toimivat järjestelmät: selkeät listat, fiksut työkalut ja luotettava tapa kirjata asiat ylös niin, että mikään ei unohdu, vaikka päässä on monta juonta samaan aikaan.

Kokemukseni mukaan assistentin työn keskeisiä taitoja ovat rutiinien luominen, priorisointikyky, tilannetaju ja se, että osaa kytkeä huomionsa seuraavaan tehtävään ilman tarpeetonta viivettä. Nämä taidot eivät synny kiireessä, vaan ne edellyttävät työn hallittua rytmittämistä.

Jotta työn kuormitus pysyy kohtuullisena, on tärkeää rakentaa selkeitä suojaverkkoja arkeen. Keskeytykset syövät keskittymistä, aiheuttavat virheitä ja vievät energiaa. Siksi suosittelen esimerkiksi:

• selkeää keskittymisjaksoa päivän aikana
• sähköpostin tarkistamista vain tietyin väliajoin
• pikatehtäville omaa listaa, jota käydään läpi vain silloin, kun siihen on varattu aika
• tehtävien luokittelua (esimerkiksi ”vaatii nopean reagoinnin”, ”vaatii keskittymistä”, ”voi odottaa”)
• oman työpöydän tai digitaalisen työympäristön selkeyttämistä niin, että tärkeimmät asiat erottuvat
• rohkeutta kysyä, mikä tehtävistä on oikeasti kiireellinen ja mikä vain toivottu

Tällaiset rakenteet auttavat pitämään pään pinnalla tilanteessa, jossa moni asia liikkuu samanaikaisesti. Kun työn rytmi pysyy hallittuna, laatu paranee ja oma jaksaminen vahvistuu.

Multitaskingilta näyttävä arki on kuitenkin kuormittavaa, ja jatkuva keskeytymispaine kuluttaa kognitiivisia voimavaroja. Siksi seuraavassa blogitekstissä keskityn palautumiseen: miten aivot saadaan nollaamaan itsensä kaiken päivän mittaisen tehtävästä toiseen siirtymisen jälkeen.

Olen itse saanut paljon hyötyä työn organisointiin ja ajanhallintaan liittyvästä kirjallisuudesta. Suosikkiteoksiani ovat David Allenin Getting Things Done ja Rick Pastoorin Grip: The Art of Working Smart.

Onko sinulla suositella kirjoja tai sisältöjä, jotka ovat auttaneet sinua järjestämään työtäsi tai hallitsemaan kuormitusta? Kuulen mielelläni lisää!

Heidi Hakanen, Office Manager, Compass Lexecon

---

ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi