ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

Jani Turku, Ideapakka Mennessäsi kokoukseen, milloin tulit sieltä energisempänä ja inspiroituneempana ulos? Onko sinulla salainen toive, että asiat sujuvat vauhdikkaammin ja tehokkaammin? Entäs jos kerron, että kyse ei ole monimutkaisesta asiasta vaan siitä, että joku on tarpeeksi rohkea ja ottaa kopin fasilitoinnnista?  Jo ennen fasilitointiuraani muistan elävästi erään taloyhtiön kokouksen, jossa käsiteltiin lähestyvää putkiremonttia. Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja ja isännöitsijä varmasti tekivät parhaansa, mutta asiat puhkesivat riitelyksi. Ilmassa oli paljon huonoa kuuntelemista, tahallista väärinymmärrystä ja ohipuhumista. Mietin jälkeenpäin moneen kertaan mitä sille kaaokselle, sekamelskalle ja älämölölle olisi voinut tehdä, ja vasta vuosia myöhemmin tajusin, että siihen olisi tarvittu fasilitaattori. Itse sana fasilitointi tulee latinan sanasta ‘facil’ ja tarkoittaa helppoa. Fasilitaattori on henkilö, jonka tehtävänä on saada asiat sujumaan. Ollaan kokoo...

Kuluneiden viikkojen tulosjulkistusten aikaan media on pullistellut viesteistä, joissa kerrotaan, miten hyvin Suomen yrityksillä menee. Talous on monin paikoin jo lamaa edeltäneellä tasolla. Samalla kun tulokset paranevat, vaatimukset ja odotukset kasvavat kaiken aikaa. Koska käytettävissä on jokaisella edelleen 24 tuntia vuorokaudessa ja vain 7 päivää viikossa, priorisointia täytyy tehdä ja toimintaa tehostaa. Yhtenä oivallisena kohteena ovat kokoukset ja palaverit, joita ainakin oman kokemukseni mukaan kaikilla tuntuu olevan aivan liikaa kalentereissaan. Mutta miten niitä voisi vähentää ja tehostaa? Mihin kokousta tai palaveria tarvitaan? Mikä on kokouksen luonne ja tarkoitus, mitä tavoitellaan ja keitä tarvitaan mukaan tavoitteiden edistämiseksi? Jos kysymyksessä on vain tiimille tai laajemmalle joukolle tiedotettava asia, sen voisi kätevästi hoitaa kokoontumisen sijaan postauksella intranetissä. Viimeisimmällä työnantajallani on käytössään intranetin osana yrityksen sisäinen ...