Assistentin arkea: Palaveriähkystä tehokkuuteen – kokemuksia kokouskäytännöistä
Kuluneiden viikkojen tulosjulkistusten aikaan media on pullistellut viesteistä, joissa kerrotaan, miten hyvin Suomen yrityksillä menee. Talous on monin paikoin jo lamaa edeltäneellä tasolla. Samalla kun tulokset paranevat, vaatimukset ja odotukset kasvavat kaiken aikaa. Koska käytettävissä on jokaisella edelleen 24 tuntia vuorokaudessa ja vain 7 päivää viikossa, priorisointia täytyy tehdä ja toimintaa tehostaa. Yhtenä oivallisena kohteena ovat kokoukset ja palaverit, joita ainakin oman kokemukseni mukaan kaikilla tuntuu olevan aivan liikaa kalentereissaan. Mutta miten niitä voisi vähentää ja tehostaa?
Mihin kokousta tai palaveria tarvitaan?
Mikä on kokouksen luonne ja tarkoitus, mitä tavoitellaan ja keitä tarvitaan mukaan tavoitteiden edistämiseksi? Jos kysymyksessä on vain tiimille tai laajemmalle joukolle tiedotettava asia, sen voisi kätevästi hoitaa kokoontumisen sijaan postauksella intranetissä. Viimeisimmällä työnantajallani on käytössään intranetin osana yrityksen sisäinen Yammer, johon kaikilla on mahdollisuus tehdä postauksia ja kommentoida niitä. Asioista syntyikin usein varsin hedelmällistä keskustelua.Kehitimme aiemman toimitusjohtajaesimieheni kanssa osakeyhtiön johtoryhmän kokouksia varten kokouskäytännön, jossa johtoryhmän jäsenillä oli mahdollisuus ehdottaa kokouksen agendalle käsiteltäviä asioita. Päätösasioista heidän oli muotoiltava jo esitysvaiheessa päätösehdotus, jota he kokoukselta odottivat. Toimitusjohtajan hyväksyttyä agendan kaikki kokousmateriaalit toimitettiin sähköisesti kokouksia varten perustettuun intranetin työtilaan määräpäivään mennessä. Mikäli määräaikaa ei noudatettu, asiaa ei käsitelty kokouksessa. Kunkin asian käsittelylle määriteltiin agendalla kesto, jonka sai ylittää vain poikkeustapauksissa. Tällainen käytäntö toi ryhtiä kokoukseen ja kaikilla oli yhteinen käsitys kokouksen jälkeen, mitä asioista päätettiin. Tämä helpotti ja erityisesti nopeutti myös pöytäkirjan kirjoittamista, joka useimmiten valmistui jo kokouspäivänä. Osakeyhtiölain vaatima päätösten jäljitettävyys tuli niin ikään varmistettua.
Roolit selviksi!
Mikään ei vähennä motivaatiota tehokkaammin kuin asioiden vatvominen palaverista toiseen huonon valmistelun ja päätösten seurannan puutteen vuoksi. Olipa palaveri kuinka epämuodollinen tahansa, jonkun pitää johtaa puhetta ja huolehtia, että pysytään asiassa ja noudatetaan aikataulua. Jotta palaveri olisi tehokas ja asiat edistyisivät, pitää myös osanottajien tehdä oma osuutensa. Tehottomimpina olen itse kokenut palaverit, joissa puheenjohtajan pitkän yksinpuhelun jälkeen osanottajat lukevat kukin vuorollaan sanasta sanaan oman esityksensä. Tehokkuutta olisi lisännyt, jos materiaalit olisi aina lähetetty etukäteen riittävän ajoissa ja jokainen olisi tutustunut niihin ennen kokousta. Kokouksessa niistä olisi vain keskusteltu, jos jotain kysyttävää olisi ilmennyt.Eikä pidä unohtaa meidän sihteereiden ja assistenttien tärkeää roolia. Me voimme ajanhallinnan mestareina olla usein apuna, jos tärkeän palaverin aikataulutus tuottaa ongelmia. Itse olen kokenut hyväksi käytännön, jossa kaikki ylimmän johdon läsnäoloa vaativat kokoukset aikataulutetaan aina assistenttien kautta. Me jos ketkä osaamme arvioida, mitä varauksia voi siirtää, jotta aika saadaan sopimaan kaikille. Muistetaan vielä sekin, että jo yhden tunnin mittainen kokous, johon osallistuu 7 henkilöä, vie suunnilleen yhden työpäivän verran aikaa. Vältetään siis turhia kokouksia ja ollaan aidosti läsnä palavereissa, eikä selata kännykästä sähköposteja tai somepäivityksiä.
Hilkka Aejmelaeus, johdon assistentti
ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi
Kommentit
Lähetä kommentti