Assistentin arkea: Työkalut parempiin palavereihin

-

Jani Turku, Ideapakka

Mennessäsi kokoukseen, milloin tulit sieltä energisempänä ja inspiroituneempana ulos? Onko sinulla salainen toive, että asiat sujuvat vauhdikkaammin ja tehokkaammin? Entäs jos kerron, että kyse ei ole monimutkaisesta asiasta vaan siitä, että joku on tarpeeksi rohkea ja ottaa kopin fasilitoinnnista? 

Jo ennen fasilitointiuraani muistan elävästi erään taloyhtiön kokouksen, jossa käsiteltiin lähestyvää putkiremonttia. Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja ja isännöitsijä varmasti tekivät parhaansa, mutta asiat puhkesivat riitelyksi. Ilmassa oli paljon huonoa kuuntelemista, tahallista väärinymmärrystä ja ohipuhumista. Mietin jälkeenpäin moneen kertaan mitä sille kaaokselle, sekamelskalle ja älämölölle olisi voinut tehdä, ja vasta vuosia myöhemmin tajusin, että siihen olisi tarvittu fasilitaattori.

Itse sana fasilitointi tulee latinan sanasta ‘facil’ ja tarkoittaa helppoa. Fasilitaattori on henkilö, jonka tehtävänä on saada asiat sujumaan. Ollaan kokoonnuttu yhteen, jolloin fasilitaattorin tehtävänä on tuoda ryhmälle rakenteen ja prosessin lisäksi tarvittavia työkaluja, jotta jokainen osallistuvan ryhmän jäsen pääsee tuomaan parhaansa yhteiseen tekemiseen.

Tuossa taloyhtiön kokouksessa sen ei olisi tarvinnut olla kumpikaan virallisista tahoista, vaan sitä kokousta olisi voinut hyvin vetää erillinen asiaan vihkiytynyt henkilö, jonka vastuulla olisi ollut aikataulu ja työtavat. Samalla tavalla työpaikan palaverissa voisi hyvin olla puheenjohtaja, kokouksen kirjuri ja erikseen vaikkapa fasilitaattori. Fasilitointia ei tehdä tittelillä, siihen riittää rohkeus ja ryhmän lupa ottaa tilanne haltuun.

Toimi näin:
  1. Jokaisella tilaisuudella on alku ja loppu, tee ne näkyviksi.
  2. Kerro työtapa ja mitä osallistujalta odotetaan, kauanko se kestää ja mitä tällä vaiheella halutaan saavuttaa.
  3. Mahdollisuuksien mukaan anna osallistujien asettaa tavoitteitaan ja käykää niitä yhdessä läpi halutulla tavalla.
  4. Kunkin vaiheen ja koko tilaisuuden lopuksi kertaa tehty työ, tulokset ja mitä tapahtuu seuraavaksi.
Fasilitoinnissa jokainen työtapa on menetelmä. Esimerkiksi vierustoverille juttelua kutsutaan pariporinaksi, joten mitään taianomaisia fasilitointimenetelmiä et välttämättä tarvitse. Fasilitointi on toimintatapa ja joissain työpaikoissa jopa kulttuurinmuutos, mutta ei siinä ole mitään mystistä. Meillä ihmisillä nimittäin on valmiiksi sisäänrakennettuna monia yhteisen tekemisen luonnollisia toimintamalleja. Fasilitointi ei ole rakettitiedettä, vaan uskallusta ja rohkeutta tehdä yhdessä ja hyödyntää siihen koko ryhmää.

ToimistoSissit järjestää koulutuksen, jossa opetellaan, miten assistentti voi fasilitointitaitoja hyödyntämällä edistää parempien kokouskäytäntöjen löytämistä työyhteisöissä. Tule mukaan!
Assistentti kokouksen fasilitoijana – työkalut parempiin palavereihin 8.10.2019

Jani Turku, Ideapakka
Jani on ammattifasilitaattori, joka tekee hyviä voileipiä eikä ota itseään turhan vakavasti. Ideapakka on kouluttajan ja valmentajan työkalu, joka kokoaa menetelmiä näppärästi mukana kulkevaan muotoon taskukirjaksi. Erilaisia Ideapakkoja löytyy kirjoittamisesta ja mindfulnessista palvelumuotoiluun ja fasilitointiin. Lisää ideapakoista: ideapakka.fi 



ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi 

Kommentit

Lähetä kommentti