ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

Nykyisessä työelämässä puhutaan paljon multitaskingista, aivan kuin ihmiset pystyisivät tekemään useita vaativia tehtäviä yhtä aikaa. Tutkimuksissa on kuitenkin todettu, että todellinen samanaikainen työskentely on äärimmäisen harvinaista. Useimmat tehtävät vaativat samanlaisia kognitiivisia resursseja, jolloin aivot siirtyvät tehtävästä toiseen nopeasti ja katkonaisesti. Tämän vuoksi työ hidastuu ja virheiden riski kasvaa. Assistentin ja toimistopäällikön työssä rinnakkaisten kokonaisuuksien hallinta on silti arkea. Päivä voi alkaa sopimusluonnoksilla ja muuttua hetkessä kokousjärjestelyihin, henkilöstön tukemiseen tai kiireellisiin ad hoc -tehtäviin. Työssä korostuu jatkuva päätöksenteko siitä, mikä tehtävä vaatii huomiota juuri nyt ja mikä voi odottaa. Kyse ei siis ole ”multitaskaamisesta”, vaan kyvystä hallita vaihtuvia tilanteita ja siirtyä niiden välillä mahdollisimman sujuvasti. Oma työni toimistopäällikkönä on tästä hyvä esimerkki. Työpäivää ei voi suunnitella kovin tarkasti et...

Elli vas. Elina oik. On aina yksi ihminen, johon voi luottaa ja jolle voi soittaa. On aina joku ihminen, joka tietää mun kaikki asiani. On aina tuki ja turva. Ettei tarvitse miettiä, kun tulee keskellä yötä, että onko se taksi siellä. Tässä tapauksessa kyseessä ei ole henkivartija, äiti tai elämänkumppani, vaan osaava johdon assistentti. Elinan ja Ellin matka alkoi noin vuosi sitten, kun Elli etsi itselleen uutta osaavaa assistenttia ulkoisella haulla. Hyvin omat työtapansa tuntevana ihmisenä Elli haki rinnalleen ihmistä, joka esimerkiksi tarkkuudellaan tasapainottaisi hänen taipumustaan suurpiirteisyyteen. Vaikka Ellin mielikuva hyvästä assistentista oli jo aikaisemman kokemuksen pohjalta suhteellisen selkeä, pääsi Elinan osaaminen ja ammattitaito silti yllättämään: ”Ai että assistentti pystyy tekemään tuotakin!” Elina vakuutti myös proaktiivisuudellaan, rohkeudellaan sekä nopeudellaan. Ja Elli oli myyty. Mitä enemmän luottaa, sitä enemmän assistentti voi auttaa Itse työskentelyyn sii...