Johtajalle assistentti on ykkönen
On aina yksi ihminen, johon voi luottaa ja jolle voi soittaa. On aina joku ihminen, joka tietää mun kaikki asiani. On aina tuki ja turva. Ettei tarvitse miettiä, kun tulee keskellä yötä, että onko se taksi siellä.
Tässä tapauksessa kyseessä ei ole henkivartija, äiti tai elämänkumppani, vaan osaava johdon assistentti.
Elinan ja Ellin matka alkoi noin vuosi sitten, kun Elli etsi itselleen uutta osaavaa assistenttia ulkoisella haulla. Hyvin omat työtapansa tuntevana ihmisenä Elli haki rinnalleen ihmistä, joka esimerkiksi tarkkuudellaan tasapainottaisi hänen taipumustaan suurpiirteisyyteen. Vaikka Ellin mielikuva hyvästä assistentista oli jo aikaisemman kokemuksen pohjalta suhteellisen selkeä, pääsi Elinan osaaminen ja ammattitaito silti yllättämään: ”Ai että assistentti pystyy tekemään tuotakin!” Elina vakuutti myös proaktiivisuudellaan, rohkeudellaan sekä nopeudellaan. Ja Elli oli myyty.
Mitä enemmän luottaa, sitä enemmän assistentti voi auttaa
Itse työskentelyyn siirryttäessä on molemmille tullut selväksi, että kaikista tärkein ominaisuus assistentilla on luotettavuus. Kun assistentti on perillä esimiehensä elämästä mahdollisimman kokonaisvaltaisesti, on hänen mahdollista priorisoida ja tehdä itsenäisiä päätöksiä. Elli arvostaa sitä, kuinka hänen ei tarvitse lomalla kurkkia sähköpostia, vaan hän voi todella luottaa siihen, että Elinalla on kaikki hallinnassa.
Luottamus syntyy tekojen kautta. Yllättävää on, kuinka hyvin parivaljakko on sen pystynyt rakentamaan, vaikka työskentely viimeisen vuoden aikana on tapahtunut pääasiassa etäyhteyksien välityksellä. Kun luontaisia kohtaamisia ei ole ollut, on aika niille pitänyt erikseen järjestää. Avainasemassa on ollut avoimuus sekä säännöllinen viestintä. Parille on myös muodostunut omia käytänteitä. Esimerkiksi, jotta Elli ei olisi koko ajan Elinan viestien pommituksen kohteena, ei niin kiireelliset asiat kommunikoidaan Teamsin sähköisen viestikirjan kautta.
Assistentti voi johdattaa koko työyhteisöä parempaan suuntaan
Kyllähän meillä johtajat osaavat tehdä matkavaraukset ja käyttää kalenteria – Tietenkin! Mutta kyse on siitä, mihin esimies aikansa ja energiansa käyttää. Assistentti tekee kerralla oikein.
”Hyvä assistentti parantaa parhaimmillaan koko firman toimintakulttuuria”, Elli kertoo omasta kokemuksestaan. Elinalla on rohkeutta tuoda omat mielipiteensä ja kehitysideansa esiin. Se on näkynyt esimerkiksi parannuksina kokouskäytänteissä. Jo pieni kysymys, ”Mikä on palaverin agenda?”, voi johdatella koko työyhteisöä kohti parempia toimintatapoja. Elli pitää myös tärkeänä, että assistentilla on hyvä sosiaalinen pelisilmä. Hän uskaltaa kysyä, jos jokin on epävarmaa, mutta huomaa samalla arkaluontoiset asiat.
Assistentti – arvosta omaa työtäsi ja verkostoidu!
”Olen parempi versio itsestäni Elinan ansiosta”, Elli kehuu ja kertoo arvostavansa osaavaa assistenttiansa ”aivan mielettömästi.” Hänestä suomalainen työkulttuuri ei täysin ymmärrä assistenttien merkitystä. He tuovat tehokkuutta, tukevat työssä jaksamista ja vapauttavat esimiehen resurssit itse asiantuntijatyöhön. Henkisesti on helpottavaa, kun jatkuvaan sumplimiseen ei mene aikaa, vaan voi suoraan todeta: ”Elina hoitaa kaiken tuon.” Hyvin esimiehen työstä selvillä olevasta assistentista on paljon apua myös rutiinitehtävien ulkopuolella. Elina saattaa esimerkiksi valmistella esitysmateriaalit ja tarkistaa faktat Ellin puolesta.
Elina harmittelee sitä, kuinka assistentit harvoin itse ymmärtävät merkitystään työyhteisölle. Hänestä pitäisi enemmän miettiä sitä, mikä on kenenkin ydintehtävä töissä. Hänestä työyhteisön assistenttien tulisi myös lyödä viisaat päänsä yhteen, verkostoitua ja auttaa toisiaan. Osaamista voi jakaa myös verkossa, mihin ToimistoSissit tarjoaa loistavan kanavan. ”Assarit yhdessä” – ja vaikutus työyhteisöön on suuri.
Ketkä?
Elli Siltala
Executive vice president - Core businesses and brand
20 vuotta Valiolla, 6 vuotta johtoryhmässä
Elina Salminen
Johdon assistentti
Vuosi Valiolla, 24 vuoden kokemus assistenttityöstä
Elinan ja Ellin matka alkoi noin vuosi sitten, kun Elli etsi itselleen uutta osaavaa assistenttia ulkoisella haulla. Hyvin omat työtapansa tuntevana ihmisenä Elli haki rinnalleen ihmistä, joka esimerkiksi tarkkuudellaan tasapainottaisi hänen taipumustaan suurpiirteisyyteen. Vaikka Ellin mielikuva hyvästä assistentista oli jo aikaisemman kokemuksen pohjalta suhteellisen selkeä, pääsi Elinan osaaminen ja ammattitaito silti yllättämään: ”Ai että assistentti pystyy tekemään tuotakin!” Elina vakuutti myös proaktiivisuudellaan, rohkeudellaan sekä nopeudellaan. Ja Elli oli myyty.
Mitä enemmän luottaa, sitä enemmän assistentti voi auttaa
Itse työskentelyyn siirryttäessä on molemmille tullut selväksi, että kaikista tärkein ominaisuus assistentilla on luotettavuus. Kun assistentti on perillä esimiehensä elämästä mahdollisimman kokonaisvaltaisesti, on hänen mahdollista priorisoida ja tehdä itsenäisiä päätöksiä. Elli arvostaa sitä, kuinka hänen ei tarvitse lomalla kurkkia sähköpostia, vaan hän voi todella luottaa siihen, että Elinalla on kaikki hallinnassa.
Luottamus syntyy tekojen kautta. Yllättävää on, kuinka hyvin parivaljakko on sen pystynyt rakentamaan, vaikka työskentely viimeisen vuoden aikana on tapahtunut pääasiassa etäyhteyksien välityksellä. Kun luontaisia kohtaamisia ei ole ollut, on aika niille pitänyt erikseen järjestää. Avainasemassa on ollut avoimuus sekä säännöllinen viestintä. Parille on myös muodostunut omia käytänteitä. Esimerkiksi, jotta Elli ei olisi koko ajan Elinan viestien pommituksen kohteena, ei niin kiireelliset asiat kommunikoidaan Teamsin sähköisen viestikirjan kautta.
Assistentti voi johdattaa koko työyhteisöä parempaan suuntaan
Kyllähän meillä johtajat osaavat tehdä matkavaraukset ja käyttää kalenteria – Tietenkin! Mutta kyse on siitä, mihin esimies aikansa ja energiansa käyttää. Assistentti tekee kerralla oikein.
”Hyvä assistentti parantaa parhaimmillaan koko firman toimintakulttuuria”, Elli kertoo omasta kokemuksestaan. Elinalla on rohkeutta tuoda omat mielipiteensä ja kehitysideansa esiin. Se on näkynyt esimerkiksi parannuksina kokouskäytänteissä. Jo pieni kysymys, ”Mikä on palaverin agenda?”, voi johdatella koko työyhteisöä kohti parempia toimintatapoja. Elli pitää myös tärkeänä, että assistentilla on hyvä sosiaalinen pelisilmä. Hän uskaltaa kysyä, jos jokin on epävarmaa, mutta huomaa samalla arkaluontoiset asiat.
Assistentti – arvosta omaa työtäsi ja verkostoidu!
”Olen parempi versio itsestäni Elinan ansiosta”, Elli kehuu ja kertoo arvostavansa osaavaa assistenttiansa ”aivan mielettömästi.” Hänestä suomalainen työkulttuuri ei täysin ymmärrä assistenttien merkitystä. He tuovat tehokkuutta, tukevat työssä jaksamista ja vapauttavat esimiehen resurssit itse asiantuntijatyöhön. Henkisesti on helpottavaa, kun jatkuvaan sumplimiseen ei mene aikaa, vaan voi suoraan todeta: ”Elina hoitaa kaiken tuon.” Hyvin esimiehen työstä selvillä olevasta assistentista on paljon apua myös rutiinitehtävien ulkopuolella. Elina saattaa esimerkiksi valmistella esitysmateriaalit ja tarkistaa faktat Ellin puolesta.
Elina harmittelee sitä, kuinka assistentit harvoin itse ymmärtävät merkitystään työyhteisölle. Hänestä pitäisi enemmän miettiä sitä, mikä on kenenkin ydintehtävä töissä. Hänestä työyhteisön assistenttien tulisi myös lyödä viisaat päänsä yhteen, verkostoitua ja auttaa toisiaan. Osaamista voi jakaa myös verkossa, mihin ToimistoSissit tarjoaa loistavan kanavan. ”Assarit yhdessä” – ja vaikutus työyhteisöön on suuri.
Ketkä?
Elli Siltala
Executive vice president - Core businesses and brand
20 vuotta Valiolla, 6 vuotta johtoryhmässä
Elina Salminen
Johdon assistentti
Vuosi Valiolla, 24 vuoden kokemus assistenttityöstä
Haastattelun on kirjoittanut Usva Uusikumpu, ToimistoSissien viestinnän assistentti
Kommentit
Lähetä kommentti