Assistentin arkea: Oivalluksia kiireen keskellä
Jos työ sisältää yksityiskohtien muistamista, monenlaista sisältöä ja äkillisiä deadlineja, kyseessä on luultavasti assistenttitehtävä. Edellä mainitut piirteet ovat tulleet minulle tutuiksi reilun kahden vuoden aikana KT Kuntatyönantajissa. Sihteerin työssäni tuen kahta tiimiä tilaisuuksien järjestelyissä ja asiakirjahallinnossa. Yhteistyö parinkymmenen hengen kanssa on antoisaa, mutta kiireessä se pistää omat työtavat koetukselle.
Oikeastaan kiire on se taho, jota minun tulisi kiittää työni kehittämisestä. Viimeisimmän pitkän kiirejakson aikana pistin merkille tilanteita, joissa työni kuormittaa eniten. Huomioista oli hyötyä, kun olin keväällä 2017 ToimistoSissien koulutuksessa ”Tehokkaat työskentelytavat assistentin muuttuvassa työssä”. Kouluttajamme Ulla Vilkman kannusti tekemään omaa työtä fiksummin, mikä herätti ajatuksia. Työhön palatessani aloin hiljalleen työstää ajatuksista itselleni oivalluksia.
- Oivallus 1: Kokoan lyhyistä tehtävistä kokonaisuuksia. Aiemmin saatoin palloilla lyhyestä tehtävästä toiseen. Nykyinen ajankäyttöni on mielekkäämpää, kun niputan samanlaisia tehtävänantoja. Esimerkiksi osallistujalistaa alan koota vasta, kun tulijoista suurin osa on ilmoittautunut. Niputtamisen myötä voin keskittyä pidempiä aikoja kerrallaan, ja fokukseni ei kimpoile asiasta toiseen.
- Oivallus 2: Järjestän tietosisällöt niin, että löydän nopeasti etsimäni. Monesti työkaverini varmistavat minulta asioita lennosta. Ratkaisin haasteen sähköpostissani niin, että kansioin viestit heti tehtävän valmistuessa omiin aihepiireihinsä. Kansioita teen myös ennakoivasti vaikkapa tulevia tapahtumia varten. On mukava tunne, kun saapuneet viestit saa siivotuksi!
- Oivallus 3: En jätä muistiani pulaan. Järjestelyissä riittää yksityiskohtia, jotka pitäisi muistaa vaikkapa laskun saapuessa. Itselleni on helpointa, että kaikesta on aina mustaa valkoisella. Esimerkiksi kokousvaraukset tulostan listana työhuoneeni seinälle, ja viikkokohtaiset tehtävälistat kirjoitan käsin ylös. Outlookin toiminto ”tehtävät” taas muistuttaa minua kuukauden ja puolen vuoden välein toistuvista asioista, jotka arjen kiireessä jäisivät sivuun.
Tanja Seppänen, sihteeri, KT Kuntatyönantajat
ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi
Kommentit
Lähetä kommentti