ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

  Assistenttityön tulevaisuus: tekoäly ja automaatio muuttavat toimintatapoja Työ toimistoilla ja työn tekemisen tavat muuttuvat nyt nopeaa vauhtia. Monia rutiinitehtäviä, kuten tiedon syöttöä, raportointia ja sähköpostien käsittelyä voidaan automatisoida tekoälyn avulla. Nämä ovat mm. juuri niitä tehtäviä, jotka ovat aiemmin päätyneet assistenttien työpöydille. Assistenttien rooli ja merkitys tulevaisuuden työpaikoilla mietityttävät meitä ToimistoSissejä , jotka työskentelemme assistentteina tai vastaavissa tehtävissä toimistotyön ammattilaisina. Mikä on roolimme tulevaisuuden työelämässä? Viekö kehittyvä teknologia assistenttien työt? Uhka vai mahdollisuus? Tekoäly ja automaatio eivät ole uhkia, vaan mahdollisuuksia. Assistenttien työ tai avun tarve työpaikoilla eivät ole katoamassa – päinvastoin. Työ ei lopu, mutta monet tehtävät voi tehdä tehokkaammin uusilla työkaluilla. Uusien teknologioiden hyödyntäminen ja toimintatapojen kehittäminen vaativat toimistotyön asiantu...

  Kun aloitin opintoni syksyllä 2019, koulutusohjelmani nimi oli yhä Johdon assistenttityö ja kielet. Minun lisäkseni koulutusohjelmaan haki vain neljä miesoletettua, joista tietääkseni ainakin yksi on jo lopettanut opintonsa kyseisessä ohjelmassa. Koulutusohjelman nimi on sittemmin muutettu ympäripyöreäksi liiketoiminnan palveluratkaisujen ja kielten koulutusohjelmaksi, ja mieshakijoiden määrä on kasvanut erittäin tuntuvasti. Tutorina toimiva ystäväni kertoi, että nykyisen koulutusohjelman miehet olivat kalvenneet kasvoiltaan kuullessaan, että koulutusohjelman takana vaikuttava ainejärjestö HSO on lyhenne Helsingin Sihteeriopistosta. Myös HSO lyhenne on sittemmin jäänyt nimestä pois. Miksi miehet eivät halua olla assistentteja tai sihteereitä? Olen tullut siihen tulokseen, että miehen malli on ahdas ja miehinen ego kolhiintuu ajatuksesta palvella jotain toista tai toimia jonkun sihteerinä. Miehet eivät uskalla tehdä naiselliseksi miellettyjä töitä. Miehet haluavat olla pomoja ja p...

Ehdinkö saada kaiken purkkiin ennen lomaa? Löytyykö minulle varmasti pätevä sijainen? Ja kun loma lopulta koittaa, miten irtiotto työstä onnistuu? Näitä kysymyksiä pohtivat assistentit juuri nyt ympäri Suomea. Assistenttityölle tyypillistä on se, että koko ajan tapahtuu ja lyhyellä varoitusajalla. Kun työpäivien aikana revitään jatkuvasti moneen suuntaan, stressitasot kohoavat pilviin varsin huomaamattomasti. Siksi loma ja erityisesti sen tuoma aikatauluttomuus ovat äärimmäisen tärkeitä assistentin palautumiselle. Työstä irti päästäminen voi olla hankalaa Aivan yksinkertaista assistentin lomaileminen ei kuitenkaan ole. Vaikka työt olisikin saatu hyvälle mallille, voi olla, että rentoutuminen kotosalla ei vain luonnistu. Kun assistentin luonteenpiirteet puskevat pintaan, saattaa huomaamattakin löytää itsensä lukemasta sähköposteja tai järjestelemästä juttuja. Mutta miten se lomailu sitten onnistuu? Kysytään assistenteilta itseltään. Näin rentoudut kesällä: poimi parhaat vinkit kollegoil...

Katja, assistentti Telia Cygatelta, kohtasi joulun alla haasteen. Työyhteisö oli pääasiassa etätöissä ja pikkujoulujen peruuntuessa olisi keksittävä millä muilla tavoilla työyhteisöä voisi ilahduttaa. Harmikseen hän kuitenkin huomasi, että juuri millään yrityksellä ei ollut juuri tarjota verottajan ehtojen mukaisia tuotteita, joita olisi voinut tilata työporukalle verovapaasti. Asiaan perehdyttyään hän huomasi, että ongelma oli todellinen ja sen ratkaiseminen hyödyttäisi varmasti myös muita assistenttityötä tekeviä. Tämä sai Katjan muistamaan ToimistoSissit, joka tarjoaisi hänelle täydellisen kanavan sekä palveluiden kehittämiseen, että tiedon jakamiseen myös muille.  ToimistoSissit yhdistää assistentit ja palveluntarjoajat  Katjan oivalluksesta ToimistoSissit kutsuikin koolle joukon sissejä ja partnereita pohtimaan yhdessä sitä, millaista tarjontaa yrityksissä kaivattaisiin juuri nyt (ks. tallenne ). Kun valmiita ratkaisuja ei ollut, oli tilaisuus oivallinen niin asiakkaan ku...

Kesäloman vapaat, lämpimät päivät alkavat pikkuhiljaa olla takana päin. Kun varpaita on saanut rauhassa liottaa lämpimässä vedessä, on jälleen aika laittaa kengät jalkaan ja palata toimistolle… Vai palataanko sittenkään? Assistentin arki on yhä poissa tavanomaisesta tasapainostaan, kun korona hiertää kivenä kengän pohjassa. Koko työyhteisön on oltava jatkuvasti varuillaan, sillä ei voi koskaan tietää, milloin se päättää pistää uudelleen. Miten kävellä eteenpäin varovasti? Miltä oma työ ja matka syksyyn näyttää? Assistentit pääsivät itse vastaamaan näihin kysymyksiin ToimistoSissien tekemässä kyselytutkimuksessa. Tulokset yllättivät positiivisuudellaan, ja kevään opit kantavat myös pitkälle syksyyn: Etätöihin on totuttu, käytänteet ovat tulleet tutuiksi ja hommat sujuvat suhteellisen hyvin. Kesä on tehnyt myös hyvää mielelle, mikä näkyy siinä, että yllättävän monelta löytyy toivoa ja halua tapahtumien ja kokousten järjestämiseen kasvokkain.  Kun assistentilta kysyy, miten koronatila...

Päivi Montgomery, MPS-Yhtiöt Kuka meistä osaisi luetella tärkeimmät ammatilliset taitonsa kuin vettä vain, vaikka keskellä yötä unesta herätettäessa? En ainakaan minä ja uskon, ettei kovin moni muukaan. Päivittäinen työ soljuu eteenpäin ilman, että pysähdyt miettimääm: ”Hei, satun muuten olemaan aika asiantuntija tämän järjestelmän käyttämisessä!” Tai: ”Tässäpä minä koordinoin firman juhlalounaan käden käänteessä ohjelmineen kaikkineen, ihan kuka tahansa ei tähän pystyisi!”  Kannattaisi välillä pysähtyä miettimään näitäkin asioita, sillä kukaan muu ei loppu viimeksi tunnista ammatillista osaamistasi niin hyvin kuin sinä itse. Ja kenellekään muulle tieto ei ole niin arvokasta kuin sinulle – oli kyse vaikka omassa työtehtävässä kehittymisestä, uuden työpaikan hausta tai vain sen huomaamisesta, miten tärkeä olet työpaikallesi ja miten rautainen ammattitaito sinulla on.  Olen huomannut, että osaamisesta puhuttaessa yksi meidän suomalaisten helmasynti on verrat...

Kollegahaastattelussa Marjo Marjamaa, Varova Oy:n johdon assistentti ToimistoSissien verkostossa on yli 2500 sihteeriä, assistenttia tai vastaavassa tehtävässä työskentelevää toimistotyön rautaista ammattilaista. ToimistoSissien tarina alkoi vuonna 2009 verkostomme koordinaattorin, Taija Uusikummun, ideasta perustaa sihteereille ja assistenteille oma verkosto ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamiseen. Verkosto on voimavara ja kollegoiden tuki tärkeää. Monet meistä ovat työpaikoillaan aika yksin, mutta yhdessä voimme oppia toisiltamme, saada apua ja vinkkejä työhön. Assistentin arkea -blogissa kerromme assistenttien työstä ja jäsentemme arjesta erilaisissa työympäristöissä sekä jaamme vinkkejä kollegoiden kesken. Nyt esittelemme ToimistoSissien verkostoon ihan ensimmäisenä liittyneen jäsenen, Marjo Marjamaan. Marjo on töissä logistiikan asiantuntijayritys Varova Oy:ssä. Varova on perheyritys, jossa työskentelee noin sata henkilöä. Yritys välittää kansainvälisiä kuljetuksia ja ...

Kuluneiden viikkojen tulosjulkistusten aikaan media on pullistellut viesteistä, joissa kerrotaan, miten hyvin Suomen yrityksillä menee. Talous on monin paikoin jo lamaa edeltäneellä tasolla. Samalla kun tulokset paranevat, vaatimukset ja odotukset kasvavat kaiken aikaa. Koska käytettävissä on jokaisella edelleen 24 tuntia vuorokaudessa ja vain 7 päivää viikossa, priorisointia täytyy tehdä ja toimintaa tehostaa. Yhtenä oivallisena kohteena ovat kokoukset ja palaverit, joita ainakin oman kokemukseni mukaan kaikilla tuntuu olevan aivan liikaa kalentereissaan. Mutta miten niitä voisi vähentää ja tehostaa? Mihin kokousta tai palaveria tarvitaan? Mikä on kokouksen luonne ja tarkoitus, mitä tavoitellaan ja keitä tarvitaan mukaan tavoitteiden edistämiseksi? Jos kysymyksessä on vain tiimille tai laajemmalle joukolle tiedotettava asia, sen voisi kätevästi hoitaa kokoontumisen sijaan postauksella intranetissä. Viimeisimmällä työnantajallani on käytössään intranetin osana yrityksen sisäinen ...