Assistentin arkea: Assistentin vaikutusvalta ja mahdollisuudet vaikuttaa asioihin työpaikalla
Nykyassistentti on johtajalle tärkeä työpari, joka tukee häntä ja tekee tilanteet ja olosuhteet sellaisiksi, että työskentely on helppoa ja mukavaa. Assistentti on se, joka päättää mitä ja miten hän esittelee asiansa päättäjälle - lobbaa ja ajaa yrityksen asioita.
Assistentin todellinen valta työpaikalla edellyttää sitä, että hän on sisäistänyt yrityksen kulttuurin, arvot ja tavat. Hän edustaa yrityksen arvoja ja luo näillä perustan luottamukselliselle kommunikoinnille esimiehensä ja tiiminsä kanssa. Ei yrityksen toimitusjohtaja ehdi miettiä esim. kokousjärjestelyjen yksityiskohtia, eikä kuulukaan. Tai jos miettii, on joku pahasti pielessä yrityksen prioriteeteissa ja johtamisen arvostuksessa. Lähtökohta on, että assistentti tietää, mitä halutaan, toimii itsenäisesti ja tekee siten hankintapäätökset. Assistentti on itseohjautuva teho- ja tietopakkaus, jolla on yrityksen toimintakokonaisuus hallussa. Hän keventää muiden työtaakkaa, säästää toiminnallaan rahaa, järkeistää toimintatapoja ja muokkaa mieliä.
Harva työyhteisössä mieltää, mitä assistentti loppujen lopuksi tekee ja miten assistentti vaikuttaa työpaikalla. Johdon assistentteja sitoo usein salassapitovelvollisuus huomattavasti lujemmin kuin monia muita. Assistentti ei voi kaikista saavutuksistaan rummuttaa, niin kuin muut ja siksi monesti varsinainen valta jää näkymättömiin. Esimiehemme varmaankin tiedostavat työmme sisällön ja tärkeyden, mutta muilta se on usein piilossa.
Johdon assistentti suunnittelee ja suodattaa
Tuen Baswaren toimitusjohtajaa ja talousjohtajaa kaikissa heidän käytännön asioissaan. Kuulostaa laajalta, mutta näin se on. Kiireen keskellä ei ole aikaa olla reaktiivinen. Silloin saisin juosta pää kolmantena jalkana päivä toisensa jälkeen ilman valoa tunnelin päässä. Toimintatapani on, että teen taustatyöni hyvin, opettelen herrojen tavat, mieltymykset ja prioriteetit. Sen mukaan suunnittelen toimintamallit ja esitän heille prosessit, miten toimitaan missäkin tilanteissa ja lopuksi sovimme niistä yhdessä.
Assistenteilla on arvokasta käytännön tietoa ja osaamista. Johtajat, antakaa assistenteillenne mahdollisuus vaikuttaa!
Esimerkkinä annan aidon tilanteen viime vuodelta, jossa tein omasta aloitteestani ja itsenäisesti selvitystyötä, miten yrityksessämme matkustetaan ja mihin rahat oikeasti menevät. Tutkin, onko yrityksemme työmatkustusasiat järjestetty kustannustehokkaasti. Löysin aika pian epäjohdonmukaisia ja vanhentuneita tapoja, jotka oikomalla saatiin yli 200 000€ säästöt aikaiseksi vuoden 2017 aikana. Projektin onnistumisessa yhdistyi moni asia; matkahallinnon palveluiden toimittaja oli aktiivisesti mukana alusta asti, esimiehen rohkeus luottaa minuun ja lopuksi ammattitaitoni, kokemukseni ja motivaationi etsiä toimivimmat ratkaisut yrityksen parhaaksi.
Palveluntarjoajat, lähettäkää postinne käytännön päättäjille!
Olisiko palveluiden toimittajienkin nyt korkea aika pyyhkiä pölyt vanhoista asenteistaan ja oivaltaa, että assistentilla on oikeasti vaikutusvaltaa yrityksen toimintaan?
Posti tuo lähes joka päivä mainoksia ja tarjouksia eri tahoilta, kiinnostavista asioista ja kohteista ympäri maailman: paikoista, joissa on puitteet kohdillaan, palvelu toimii, ruoka on maittavaa ja kaikki hyvin sekä asioista, jotka olisivat bisnesmaailmalle hyväksi ja tulisivat minulle tarpeen. Mainokset on osoitettu yrityksen toimitusjojhtajalle tai talousjohtajalle. Hän vilkaisee niitä hetken ja viskaa sitten paperinkeräykseen.
Minullehan niiden kuuluisi tulla! Me käymme läpi johdolle suunnatun infon, suodatamme ja välitämme keskeisimmät sisällöt eteenpäin. Minun pitää toimiston tiedonvälittäjänä ja asioiden organisaattorina tietää mitä on uutta ja mihin hintaan. Nyt tuskailen netissä etsien ja selvitellen, kun toimittajat voisivat helpottaa työtäni osoittamalla postinsa oikeaan osoitteeseen.
Me assistentit muokkaamme johtajiemme mielikuvia antamalla suosituksia, kerromme omista mieltymyksistämme ja kokemuksistamme. Työkaveritkin tukeutuvat kokemustietoomme ja pyytävät jatkuvasti ideoita uusista ravintoloista, kokoustiloista, tiimiviettopaikoista ja matkajärjestelyistä. Olemme käveleviä tietopankkeja! Annamme ja jaamme arvokasta tietoa, joka perustuu ammattitaitoon ja osaamiseen. Assistentti on työyhteisössään, tässä teknisessä maailmassa, se harvinaisuus; turvallinen ja empaattinen ihminen, joka tukee ja on aidosti läsnä. Meitä on helppo lähestyä ja me autamme. Mutta missä on assistentin arvostus? Ja missä vaiheessa posti alkaa tulla oikeaan osoitteeseen?
Lena Björkman, Executive Assistant, Basware Oyj
Tule kuuntelemaan, miten Lena uudisti Baswaren matkahallinnon järjestelmän ja keskustelemaan aiheesta lisää kollegojen kanssa Assistenttien aamu –seminaariin 9.3.
Lue lisää ja ilmoittaudu mukaan!
ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi
Kommentit
Lähetä kommentti