ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

  World Economic Forumin tänä vuonna julkaisema raportti The Future of Jobs ei ole erityisen mukavaa luettavaa hallinnon sihteereille ja johdon assistenteille. WEF nimittäin povaa, että lähes koko ammattikuntamme katoaa vuoteen 2027 mennessä ja syypäitä tähän katoon ovat digitalisaatio ja automaatio. Tuleeko teillekin tästä hieman ’déjà-vu’-fiilis?  Robotiikka, automaatio ja tekoäly ovat toki olleet monilla yrityksillä laajasti käytössä jo vuosikaudet ennen OpenAI:n viime vuoden lopulla julkaisemaa tekoälypohjaista ohjelmaa ChatGPT :tä, mutta ChatGPT:n myötä ovat tekoälyn mahdollisuudet ensimmäistä kertaa saapuneet varsin konkreettisesti ihan jokaisen ulottuville. Lisäksi mm. Microsoftin Copilot tulee kohta entisestään mullistamaan työskentelytapojamme. Muutostahti sen kuin kiihtyy, ja digi-loikasta on tullut varsinainen digi-teleportaatio uuteen aikakauteen. Joku voisi kommentoida, että olemmehan toimistotyössä aikaisemminkin onnistuneesti siirtyneet mm. kirjoituskoneista t...

Haluaisitko kehittää omaa työtäsi siten, että stressi pienenisi ja työn ilo lisääntyisi? Mitä unelmatyöhön kuuluu sinulla? Mitä vahvuuksiasi haluat käyttää päivittäin? Miltä tuntuu mennä maanantaiaamuisin töihin - ja miten saat sen tuntumaan hyvältä?  Unelmatyön käsite voi herättää monenlaisia ajatuksia. Onko se vaaleanpunaista unelmaa, vain muille tarkoitettua vai ihan luonnollista sinun ajatusmaailmassasi? Reittejä omaan unelmatyöhön on monia, ja jokainen käsittää sen omalla tavallaan. Jollekin riittää, että on edes joku työ, toinen haluaa kiinnostavat tehtävät ja kolmas puhuu elämäntehtävästä. Kaikkien ei tarvitse nousta intoa puhkuen sängystä joka päivä ja hoitaa assistentin työtään mielettömissä flow-virroissa taukoamatta.  Jokaiselle löytyy oma tapa luoda työstään mielekkäämpää. Jokaisella meistä on ainutlaatuiset lahjamme tälle maailmalle. Sinulla on todella paljon enemmän vahvuuksia, kuin itse tiedostatkaan. Moni ympärilläsi saa niistä nauttia. Osaatko itse arvostaa om...

Elli vas. Elina oik. On aina yksi ihminen, johon voi luottaa ja jolle voi soittaa. On aina joku ihminen, joka tietää mun kaikki asiani. On aina tuki ja turva. Ettei tarvitse miettiä, kun tulee keskellä yötä, että onko se taksi siellä. Tässä tapauksessa kyseessä ei ole henkivartija, äiti tai elämänkumppani, vaan osaava johdon assistentti. Elinan ja Ellin matka alkoi noin vuosi sitten, kun Elli etsi itselleen uutta osaavaa assistenttia ulkoisella haulla. Hyvin omat työtapansa tuntevana ihmisenä Elli haki rinnalleen ihmistä, joka esimerkiksi tarkkuudellaan tasapainottaisi hänen taipumustaan suurpiirteisyyteen. Vaikka Ellin mielikuva hyvästä assistentista oli jo aikaisemman kokemuksen pohjalta suhteellisen selkeä, pääsi Elinan osaaminen ja ammattitaito silti yllättämään: ”Ai että assistentti pystyy tekemään tuotakin!” Elina vakuutti myös proaktiivisuudellaan, rohkeudellaan sekä nopeudellaan. Ja Elli oli myyty. Mitä enemmän luottaa, sitä enemmän assistentti voi auttaa Itse työskentelyyn sii...

"Miten voin 55-vuotiaana työllistyä?" mietin hieman pelokkaasti, kun määräaikainen työsuhteeni toukokuussa 2021 päättyi. Muuta vaihtoehtoa ei kuitenkaan ollut, kun kaivaa kokemusarkistosta työnhakutaidot ja lähteä kilpailemaan nuorten, juuri valmistuneiden moniosaajien kanssa. Pelottiko? – no ei aluksi, olinhan hakenut töitä aikaisemminkin ja jopa päätynyt uusiin tehtäviin helpostikin. Mutta eihän se helppoa ollut. Vuosi oli tullut ikämittariiin taas lisää, ja takana oli kaksi lyhyttä työsuhdetta. Aiemmin olin ollut onnekas. Olin työskennellyt Sanomilla upeat 24 vuotta ja päässyt siirtymään uusiin haasteisiin yhdessä pomoni kanssa. Ei siinä ollut tarvinnut kauheasti CV:tä miettiä – kunhan välillä päivitti sitä omaksi iloksi. Työnhaku käy työstä Nyt oli kuitenkin lähdettävä täysillä työnhakuun. Tähtäimessä oli johdon assistentin, assistentin tai toimistopäällikön työt. Työpaikkoja oli tarjolla jopa ilahduttavan runsaasti. Aluksi hain oikeastaan ihan joka paikkaan, sillä koin p...

Kuva: Felt Fotografi Oletko joskus ollut tilanteessa, jossa olet tuntenut, että ajatuksesi kiertävät kehää, etkä löydä oikeita ratkaisuja käsillä olevaan pulmaan? Kokonaiskuva on ollut hukassa, etkä ole kyennyt ”näkemään metsää puilta?" Tai olet punninnut eri uravaihtoehtojen välillä kykenemättä päättämään, mikä olisi oikea suunta eteenpäin? Coaching tarjoaa vastauksia tällaisiin ajatusjumitilanteisiin. Assistentit ovat työyhteisöissään silminä ja korvina, ja he toimivat eräänlaisina kävelevinä fiilismittareina. Olemme usein tukena erilaisissa muutostilanteissa, ja havaitsemme herkästi heikotkin signaalit, joita muutokset saavat henkilöstöstä kumpuamaan. Näin johdon assistenttina ja tiiminvetäjänä olen usein kokenut tämän omakohtaisesti ja kiinnostuin siksi coachingista ja sen antamista työkaluista työyhteisön auttamiseksi. Ei mentorointia tai terapiaa, vaan coachingia! Mikä ihmeen coaching? ICF määrittelee coachingin kumppanuudeksi ajattelua herättävässä ja luovassa prosessissa, ...

”Susta voisi tulla hyvä johdon assistentti”, kommentoi kerran eräs entinen opiskelutoverini, kun kerroin hänelle olevani hyvä organisoimaan ja hakemaan tietoa. Tämä ajatus jäi muhimaan päähäni vuosiksi, ja sen seurauksena viimein keväällä 2019 hain Haaga-Heliaan opiskelemaan alaa. Tätä tulet tarvitsemaan töissä Vaikka on ollut päiviä, jolloin opinnot ovat tuntuneet hankalilta tai pistäneet pään pyörälle, on opiskelijoilla mielestäni korkea motivaatio opiskella tätä alaa, mitä etäopetuskaan ei ole onnistunut horjuttamaan. Oletan tämän johtuvan siitä, että opiskelijat kokevat saamansa osaamisen erittäin hyödylliseksi ja tarpeelliseksi työelämässä, joten opiskelu tuntuu pänttäämisen sijaan siltä, että on panostamassa omaan tulevaisuuteen. Koulutuksen parhaimpia puolia ovat olleet sen käytännöllisyys ja monipuolisuus. Meillä on ollut kursseja mm. liiketaloudesta ja kokoustamisesta, ICT-sovellusten käyttämisestä ja viestinnästä. Myös ryhmätöitä on ollut paljon, mikä on kehittänyt yhteistyö-...

Kesäloman vapaat, lämpimät päivät alkavat pikkuhiljaa olla takana päin. Kun varpaita on saanut rauhassa liottaa lämpimässä vedessä, on jälleen aika laittaa kengät jalkaan ja palata toimistolle… Vai palataanko sittenkään? Assistentin arki on yhä poissa tavanomaisesta tasapainostaan, kun korona hiertää kivenä kengän pohjassa. Koko työyhteisön on oltava jatkuvasti varuillaan, sillä ei voi koskaan tietää, milloin se päättää pistää uudelleen. Miten kävellä eteenpäin varovasti? Miltä oma työ ja matka syksyyn näyttää? Assistentit pääsivät itse vastaamaan näihin kysymyksiin ToimistoSissien tekemässä kyselytutkimuksessa. Tulokset yllättivät positiivisuudellaan, ja kevään opit kantavat myös pitkälle syksyyn: Etätöihin on totuttu, käytänteet ovat tulleet tutuiksi ja hommat sujuvat suhteellisen hyvin. Kesä on tehnyt myös hyvää mielelle, mikä näkyy siinä, että yllättävän monelta löytyy toivoa ja halua tapahtumien ja kokousten järjestämiseen kasvokkain.  Kun assistentilta kysyy, miten koronatila...

"Lonely lunch" - patsaat pitävät seuraa Indufor Oy:n johdon assistentille Taina Parolle  Kaikki muut kaikkosivat etätyöhön ja Indufor Oy:n johdon assistentti Taina Paro jäi yksin toimistolle. Töitä riittää, mutta olo on outo. Kun yhteydenotot ja avuntarve työkavereiden suunnalta lisääntyvät, assistentti tukeutuu verkostoon ja kävelylenkkeihin. Tuskin Taina olisi 37 vuotta sitten assistentin uraa aloittaessaan osannut kuvitella, että päätyisi tekemään yksin töitä suuressa toimistossa. Kuitenkin koronan tullessa toimitusjohtaja ilmoitti kaikille, että muut työntekijät siirtyvät täysin etätyöhön ja assistentti jää yksin toimistolle, jossa hänen on turvallista ja helpompaa työskennellä. Taina on samaa mieltä: ”Ei tarvitse pelätä ja on sellaisia tehtäviä, joita en voi tehdä kotoa käsin.” Muutos oli aivan valtava, mutta onneksi järjestely tuntui riskiryhmään kuuluvasta Tainasta luontevalta. Koska töitä riittää ja linjat ovat jatkuvasti kuumana, ei aikaa jää juuri tila...

Kaikki tapahtumat on peruttu. Vai onko sittenkään? Taina Ojanen , mcare pro Oy:n myynti- ja markkinointisihteeri sekä johdon assistentti ei ole tyytynyt lykkäämään kaikkea yhteisöllistä toimintaa hamaan tulevaisuuteen – sen sijaan hän on ollut mukana kehittämässä uusia vaihtoehtoisia konsepteja. ”Etänä” on sana, joka kuuluu nyt kaikkialla. IT-alan assistenttina etätyö oli arkea jo ennen koronaa. Ennen viikoittainen käytäntö on nyt jokapäiväinen. Muutos on vienyt Tainalta erityisesti kollegoiden kanssa syödyt yhteiset lounaat sekä rennon ”töistä rupattelun, joka ei ole chatissä ihan sama.” Toisaalta se on myös vähentänyt turhaa matkustelua – luonto ja ajankäyttö kiittää. Myös yrityksen toiminta on hyötynyt, sillä asiakkaiden toiminta on sähköistynyt kasvavalla vauhdilla. Toimiviin välinesiin ja järjestelmiin kiinnitetään entistä enemmän huomiota, ja turvalliset etäyhteydet osa normaalia työelämää. Kun välineet on kerran opittu, niitä tullaan käyttämään myös tulevaisuudessa, T...

Sanna Vanhanen, johdon assistentti, Lambertsson Oy/Nosturiasennus Virtanen Assistentin painajainen. Korona iski työpaikalle ja kaikki esimiehet määrättiin karanteeniin. Miten tästä selvittiin? Jo varhaisessa vaiheessa epidemiaa korona iski Sanna Vanhasen, Lambertsson Oy/Nosturiasennus Virtasen johdon assistentin, työpaikan toimistolle. Koko johtoporras sai infektion ja Sanna itse oli ainut, joka ei tietyssä palaverissa olleista saanut tartuntaa. Hän ei kuitenkaan jäänyt neuvottomaksi, vaan otti assistenttina suuren vastuun tilanteen järjestämisestä työpaikalla. Sanna kertoo, että ennen viruksen konkretisoitumista työyhteisössä monen asenne sen suhteen oli ollut huoleton. Tartuntaketju toi kuitenkin mukanaan äkillisen vakavoitumisen ja ymmärrettävästi tilanne ”säikäytti alkuun tosi paljon”, kun informaatio taudista ja sitä ehkäisevistä toimista oli maaliskuussa vielä aivan lapsen kengissä. Kun tieto tartunnoista tuli, käsidesi alkoi kiinnostaa kaikkia aivan uudella taval...

Jo pitkään olemme saaneet seurata synkkiä tulevaisuudenkuvia sihteerin ja assistentin työn tulevaisuudesta. ”Teitä ei enää tarvita”, sanotaan. Monesta yrityksestä kuulee, että eläköityvien assistenttien tilalle ei enää palkata uutta väkeä. Assistenttien ammattikunta ikääntyy, kunnes se väistyy kokonaan. Niinkö? Sihteeri- ja assistenttityöhön ei ole juurikaan enää suoraa koulutusta tarjolla. Haaga-Heliallakaan ei enää jatkossa ole tarjolla Johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelmaa. Sen sijaan koulutetaan tradenomeja Liiketoiminnan palveluratkaisut ja kielet – koulutusohjelmassa, josta valmistuu tietotyön asiantuntijoita palvelemaan laaja-alaisesti liiketoimintaa. Poistuuko koko assistenttien ammattikunta työmarkkinoilta tulevaisuudessa? Ja miten assistenttityötä tekevien tulisi valmistautua ja kouluttaa itseään, jotta eivät putoa tyystin työelämän rattailta? Assistenttityön käytännön osaajia ja asiantuntijoita sekä ToimistoSissit -assistenttiverkoston jäseniä kokoontui p...

Viime aikoina me assistentin työtä tekevät ja vastaavissa tukitoiminnoissa työskentelevät toimistoammattilaiset olemme saaneet seurata keskusteluita ja lehtiartikkeleita koskien assistenttipaikkojen hupenemista, ammattikunnan arvostuksen laskua ja jopa roolimme tarpeettomuutta huomisen työpaikalla. Nämä keskustelut kirvoittivat minusta blogikirjoittajan esille, ja sen tuloksen voitte lukea alta. Kommentointi, argumentointi ja muu avoin keskustelu aiheen tiimoilta on varsin toivottavaa!  Kuulee puhuttavan, että virtuaaliassistentit – oli se sitten Googlen Alexa tai Microsoftin Cortana, tai kokouksia tekoälyllä aikatauluttava Evie taikka Andrew – vievät rutiinityöt meidän ’perinteisten’ assistenttien käsistä. RPA eli ohjelmistorobotiikka nopeuttaa ja tehostaa monia työtehtäviä mm. osto-organisaatiossa, markkinoinnissa ja talousosastolla. Uudet, älykkäät työkalut, sovellukset ja portaalit mahdollistaa sen, että johtajat ja asiantuntijat enenevässä määrin hoitavat omat matkalaskun...