Assistentin arkea: Kuinka selkeyttää oma rooli ja löytää monipuolisen työn punainen lanka?
Sihteeri-ja assistenttityötä tehdään kaikilla aloilla julkisilla ja yksityisillä sektoreilla usein osana moniammatillista tiimiä. Osa kantaa ammattinimikettä, joka ei välttämättä kuvaa työn todellista luonnetta ja vaativuutta. Osa taas tekee työtä, johon kuuluu päivittäin erilaisten roolien omaksuminen muuttomiehestä esihenkilöön. Työnkuvaan liittyy edelleen vahvoja stereotypioita, mutta myös epäselvyyttä siitä, mitä sihteeri- ja assistenttityö oikeastaan pitää sisällään. Tietääkö esihenkilösi tai kollegasi työnkuvastasi ja sen tarkoituksesta, sekä mitä työn toteuttaminen edellyttää eri osapuolilta? Ennen kaikkea, tiedätkö sinä? Miten voi antaa parhaansa, jos oma rooli ja työkalut ovat hukassa?
Monipuolinen työ haastaa ammatti-identiteettiä
Olen toiminut tähänastisen työikäni sihteeri- ja esihenkilötehtävissä yksityisellä ja julkisella terveydenhuollon sektorilla Lontoossa ja Helsingissä. Sysäyksen alalle sain psykologian opinnoista. Alalle ominaisissa tehtävissä järjestellään asiakkaan hoitoon liittyviä vaativia käytännön asioita ja kommunikoidaan eri ammattiryhmien sekä omaisten kanssa. Työhön kuuluu toimialan, toimintaohjeiden ja juridiikan tuntemusta, esihenkilöiden neuvontaa, henkilöstö- ja taloushallinnon tehtäviä, päätösten valmistelua ja asiasisällön tuottamista sekä kokous-, ja tapahtumajärjestelyjä. Mainitut tehtäväkokonaisuudet eivät ole yhden tehtävänimikkeen takana, eikä työ tule tehdyksi napin painalluksella. Tekijältä vaaditaan oma-aloitteista työotetta, joustavuutta, paineensieto- ja organisointikykyä, halua oppia uutta sekä hyviä vuorovaikutustaitoja.
Monipuolinen työ tarjoaa parhaimmillaan kasvua ja pitää mielen virkeänä. Työtehtävissä, joissa toisen asemaan asettuminen vahvistaa empatiakykyä ja yhteistyötä, saattaa kuitenkin samanaikaisesti piillä roolien ristituli. Tunne siitä, että on työssään esihenkilö, hoitaja, lääkäri, psykologi tai kaikkea tuota voi luoda tarpeen selkeyttää suuntaa. Monipuolisuus voi siis tarkoittaa myös epäselvyyttä, joka kokemuksestani heikentää oppimista, tuloksellisuutta, omaa työtä koskevan tiedon kirjaamista sekä sitoutumisen ja vaikuttamisen tunnetta organisaatiossa. “Sihteeri-identiteetin” viidakosta olisikin työn sujuvuuden ja voimavarojen säilyttämisen vuoksi tärkeää löytää kultainen keskitie. Oman tasapainon löytämiseksi suoritin työn ohella Sihteerin ammattitutkinnon ja Lähiesimiestyön ammattitutkinnon. Opintojen välillä oli vuosia. Olin tuolloin elämäni käännekohdassa, joka osaltaan vauhditti tarvetta jäsennellä (työ)elämää. Pysähdyin miettimään, miten voin antaa parhaani ja jaksaa, jos en tarkastele omaa toimintaa ja elämääni kokonaisuudessaan.
Työnantajan tuella ja itsetuntemuksella tasapaino työtilanteisiin
Tilanteiden purku lähtee mm. tarpeesta ja motivaatiosta. Tämä edellyttää ratkaisukeskeistä yhteistyötä ja vastaavasti kykyä katsoa peiliin. Eräässä moniammatillisessa työryhmässä kuvasimme LEAN-menetelmin päivittäistä työtä koskevaa prosessia palvelun tuottamisen parantamiseksi. Esille nousi eri ammattiryhmien työnkuvat ja roolit eri työvaiheissa, sekä mitä kunkin työvaiheen laadukas toteuttaminen edellytti. Listasimme kehittämiskohteet ja toimenpiteet, sekä priorisoimme ja toteutimme tämän listauksen. Työryhmätyöskentely laski eri ammattiryhmien välillä olevia muureja ja selkeytti vastuualueita, sekä loi ymmärrystä ja arvostusta toisen työtä kohtaan. Totesimme, ettei muutosten tarvitse olla maata mullistavia vaan helposti toteutettavissa olevia pieniä tekoja.
Työnantajan tuki on oleellinen, osittain työlainsäädäntöön perustuva, mutta ei ainoa ratkaisu. Avain selkeyteen ja seesteisyyteen vaikeissakin tilanteissa löytyy myös itsetuntemuksesta. Hyvä sellainen tuo turvaa, luottamusta pärjäämiseen eri tilanteissa, kykyä mukautua ja säädellä omia tunteita. Strukturoitu toiminta lähtee siis itsestä, mutta toteutuu parhaiten, jos työyhteisössä psyykkisen tuen saaminen on turvattua ja itseohjautuvuus strategisesti sekä hyvinvointia painottaen johdettua.
Havaintoja ja vinkkejä
● Olen jäsennellyt itselleni sen, minkä koen merkityksellisenä ja mikä tuntuu luontevalta. Oman arvomaailman tunnistaminen on johdattanut valintoihin.
● Omien vahvuusalueiden ja työn tunteminen on auttanut fokusoimaan siihen, mitä kussakin työtilanteessa tulisi tehdä.
● Pyrin pysymään kehällä, jossa voin itse vaikuttaa rajoja sopivasti haastaen.
● Mahdollisuuksien mukaan rajaan “ylipalvelua”, mikä voi osaltaan häivyttää tehtäväkuvien rajoja ja luoda tarpeettomia paineita.
● Haastavien tilanteiden myötä muistutan itseäni siitä, mitä jo osaan ja mitä olen saanut aikaan. Pidän itsestäni huolta vapaa-ajalla ja teen sitä, mistä pidän.
● Opettelen keskeneräisyyden sietämistä. Muutoksien myötä työmäärä ei välttämättä vähene, mutta työskentelytapa voi muuttua ja olotilan voi saada seesteisemmäksi.
Kuka minä olen? -kysymykseen tuskin koskaan on tyhjentävää vastausta, mutta kysymyksen pyörittely voi auttaa muistuttamaan mikä on minulle tärkeää ja miksi teen sitä työtä, mitä teen. Se voi myös auttaa ohjaamaan muutoksen äärelle. Uuden äärellä tasainen tahti ei tule hetkessä, jos milloinkaan. Tilanteisiin voi kuitenkin mukautua. Muutosten ja työmäärän keskellä, sekä oman polun etsimisessä olen saanut pyyhkiä hikeä otsalta, mutta sihteeri- ja assistenttityön kirjo on ollut, ja on edelleen, merkityksellistä ja mielenkiintoista. Oman (työ)elämän punainen lanka kulkee matkassa, välillä kiertoteiden kautta.
ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi
Kommentit
Lähetä kommentti