ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

Me hieman ’varttuneemmat’ assistentit varmasti muistamme, miten internet alkoi yleistyä 90-luvulla, muuttaen pikkuhiljaa tapaamme tehdä työtä ja johtaa bisnestä. Muutos ei todellakaan tapahtunut yhdessä yössä, mutta vaikutukset olivat syvällisiä ja pysyviä. Yritysten myynti- ja markkinointistrategiat menivät uusiksi, syntyi erilaisia liiketoimintamalleja, ja monet vanhat käytännöt jäivät historiaan. Internetin myötä maailma avautui tavalla, jota emme olleet ennen kokeneet. Tekoälystä puhutaan nyt joka tuutissa. Tekoäly itsessään ei ole kuitenkaan uusi ilmiö – se on itse asiassa vanhempi keksintö kuin internet. Nyt viimeisten parin vuoden aikana olemme kuitenkin astuneet aivan uuteen aikakauteen, jossa entistä tehokkaampi datankäsittely on mahdollistanut generatiivisen tekoälyn käytön meidän jokaisen työpöydällä. Tämä vauhdikas teknologiakehitys on alkanut myllertää työmarkkinoita, työskentelytapoja sekä liiketoimintaa monilla eri tasoilla, aivan kuten internet teki aikanaan. ’Tekoälyva...

  Assistenttityön tulevaisuus: tekoäly ja automaatio muuttavat toimintatapoja Työ toimistoilla ja työn tekemisen tavat muuttuvat nyt nopeaa vauhtia. Monia rutiinitehtäviä, kuten tiedon syöttöä, raportointia ja sähköpostien käsittelyä voidaan automatisoida tekoälyn avulla. Nämä ovat mm. juuri niitä tehtäviä, jotka ovat aiemmin päätyneet assistenttien työpöydille. Assistenttien rooli ja merkitys tulevaisuuden työpaikoilla mietityttävät meitä ToimistoSissejä , jotka työskentelemme assistentteina tai vastaavissa tehtävissä toimistotyön ammattilaisina. Mikä on roolimme tulevaisuuden työelämässä? Viekö kehittyvä teknologia assistenttien työt? Uhka vai mahdollisuus? Tekoäly ja automaatio eivät ole uhkia, vaan mahdollisuuksia. Assistenttien työ tai avun tarve työpaikoilla eivät ole katoamassa – päinvastoin. Työ ei lopu, mutta monet tehtävät voi tehdä tehokkaammin uusilla työkaluilla. Uusien teknologioiden hyödyntäminen ja toimintatapojen kehittäminen vaativat toimistotyön asiantu...

  World Economic Forumin tänä vuonna julkaisema raportti The Future of Jobs ei ole erityisen mukavaa luettavaa hallinnon sihteereille ja johdon assistenteille. WEF nimittäin povaa, että lähes koko ammattikuntamme katoaa vuoteen 2027 mennessä ja syypäitä tähän katoon ovat digitalisaatio ja automaatio. Tuleeko teillekin tästä hieman ’déjà-vu’-fiilis?  Robotiikka, automaatio ja tekoäly ovat toki olleet monilla yrityksillä laajasti käytössä jo vuosikaudet ennen OpenAI:n viime vuoden lopulla julkaisemaa tekoälypohjaista ohjelmaa ChatGPT :tä, mutta ChatGPT:n myötä ovat tekoälyn mahdollisuudet ensimmäistä kertaa saapuneet varsin konkreettisesti ihan jokaisen ulottuville. Lisäksi mm. Microsoftin Copilot tulee kohta entisestään mullistamaan työskentelytapojamme. Muutostahti sen kuin kiihtyy, ja digi-loikasta on tullut varsinainen digi-teleportaatio uuteen aikakauteen. Joku voisi kommentoida, että olemmehan toimistotyössä aikaisemminkin onnistuneesti siirtyneet mm. kirjoituskoneista t...

Etätyösuosituksesta on luovuttu, joten palataanko nyt vanhaan kunnon toimistokulttuuriin? Tätä kysymystä pohditaan monessa työyhteisössä. Vaikka etätyö on parantanut työmme tehokkuutta ja tuloksia, silti samalla kaipaamme työkavereita ja työyhteisön tukea. Etätyö on myös osittain etäännyttänyt tiimit muutenkin kuin fyysisesti ja virtuaalinen työ on omiaan lisäämään tietokatkoja ja väärinymmärryksiä. Pitkittyneenä tällaiset tekijät saattavat jopa rapauttaa työporukan yhteisöllisyyttä. Yhteisöllisyydellä ja laadukkaalla yhteydenpidolla on kuitenkin tärkeä rooli työssämme, ja jos ne päästetään murenemaan, vaikutus näkyy organisaation yhteistyökyvyssä ja lopulta työyhteisön suoriutumisessa. Mutta edellyttääkö yhteisöllisyyden rakentaminen toimistolle paluuta? Eri organisaatioissa on käytössä erilaisia työskentelyn tapoja Organisaatiot ovat tehneet monenlaisia linjauksia etätyön jatkosta. Toiset liputtavat vapaan etätyön perään kun taas toisissa yrityksissä rohkaistaan työntekijöitä palaama...

Kuka minä olen? Myös työelämän näkökulmasta on tärkeää tietää oma roolinsa. Hyvä itsetuntemus kantaa pitkälle ja antaa voimaa. Sihteeri-ja assistenttityötä tehdään kaikilla aloilla julkisilla ja yksityisillä sektoreilla usein osana moniammatillista tiimiä. Osa kantaa ammattinimikettä, joka ei välttämättä kuvaa työn todellista luonnetta ja vaativuutta. Osa taas tekee työtä, johon kuuluu päivittäin erilaisten roolien omaksuminen muuttomiehestä esihenkilöön. Työnkuvaan liittyy edelleen vahvoja stereotypioita, mutta myös epäselvyyttä siitä, mitä sihteeri- ja assistenttityö oikeastaan pitää sisällään. Tietääkö esihenkilösi tai kollegasi työnkuvastasi ja sen tarkoituksesta, sekä mitä työn toteuttaminen edellyttää eri osapuolilta? Ennen kaikkea, tiedätkö sinä? Miten voi antaa parhaansa, jos oma rooli ja työkalut ovat hukassa? Monipuolinen työ haastaa ammatti-identiteettiä Olen toiminut tähänastisen työikäni sihteeri- ja esihenkilötehtävissä yksityisellä ja julkisella terveydenhuollon ...

Osallistuin ToimistoSissien 10-vuotisjuhlaan, missä yksi ohjelmanumero oli SissiAwards-palkintotilaisuus. Keräsin tähän blogaukseen parhaat poiminnat palkittujen puheista – otetaan verkoston vinkit hyötykäyttöön! Koko palkinnonjakotilaisuuden pääset katsomaan tästä: Eniten yhteistyökumppanisuosituksia jättänyt Virpi Syvänne , CGI Suomi Oy:n Sales Assistant, palkittiin jättämiensä 104 suosituksen ansiosta: ”Vertaisverkostolta saadut kommentit auttavat päätöksenteossa, koska arvostamme kumppaneissa samanlaisia asioita: toimivuutta, luotettavuutta ja sitä jotain erityistä, mikä erottaa muista toimijoista.” Katso koko Virpin puhe tästä: Ikäinstituutin säätiön sihteeri Saila Leppinen ansaitsi 81 tarjouspyynnöllään eniten TarjousHaavia käyttäneen Sissin tittelin: ”Järjestämme tilaisuuksia noin 60 vuodessa, joten TarjousHaavin avulla työni helpottuu huomattavasti ja aikaa säästyy. Järjestämämme koulutukset sijoittuvat ympäri Suomen, joten yhden lomakkeen täyttäminen on paljon ...

Verkoston koordinaattori Taija Uusikumpu kertoo ToimistoSissien alkutarinasta. ToimistoSissien 10-vuotisjuhlan päivätilaisuudessa oli tarjolla paljon hyödyllistä asiaa. Poimin tähän parhaita paloja ja hyviä vinkkejä assistenttityön arkeen ja tulevaisuuteen. Assistenttityö on tunnetusti murrosvaiheessa, kun työnkuva ja jopa työnimike elää jatkuvasti. Haaga-Helia ammattikorkeakoulu on vastannut tähän murrokseen päivittämällä entisen Johdon assistenttityön ja kielten koulutuksen nimeksi Liiketoiminnan palveluratkaisujen ja kielten koulutus. Minä assistenttiyrittäjänä, assistenttipalvelujen tarjoajana, havahduin pohtimaan assistenttityön tulevaisuutta – onko omankin toimintani brändäyksessä pian uudistustarpeita. Onneksi iltapäivän puheenvuorot antoivat rohkaisua ja luottamusta tulevaan. Eija Kärnä Haaga-Heliasta kertoi puheenvuorossaan assistenttityön tulevaisuudesta, tässä minuun kolahtaneet ajatukset: Assistentti on ”teknologialähettiläs” : Liiketoiminnan tukipalvelutyö...

Päivi Montgomery, MPS-Yhtiöt Kuka meistä osaisi luetella tärkeimmät ammatilliset taitonsa kuin vettä vain, vaikka keskellä yötä unesta herätettäessa? En ainakaan minä ja uskon, ettei kovin moni muukaan. Päivittäinen työ soljuu eteenpäin ilman, että pysähdyt miettimääm: ”Hei, satun muuten olemaan aika asiantuntija tämän järjestelmän käyttämisessä!” Tai: ”Tässäpä minä koordinoin firman juhlalounaan käden käänteessä ohjelmineen kaikkineen, ihan kuka tahansa ei tähän pystyisi!”  Kannattaisi välillä pysähtyä miettimään näitäkin asioita, sillä kukaan muu ei loppu viimeksi tunnista ammatillista osaamistasi niin hyvin kuin sinä itse. Ja kenellekään muulle tieto ei ole niin arvokasta kuin sinulle – oli kyse vaikka omassa työtehtävässä kehittymisestä, uuden työpaikan hausta tai vain sen huomaamisesta, miten tärkeä olet työpaikallesi ja miten rautainen ammattitaito sinulla on.  Olen huomannut, että osaamisesta puhuttaessa yksi meidän suomalaisten helmasynti on verrat...