Assistentin arkea: Korona-ajan etätyökokemuksia mepin kotimaan avustajana

-

Ihmiset ovat kyllä käsittämättömän sopeutumiskykyisiä. Voi vain ihailla ja olla kiitollinen millaiset hoksottimet ovat olleet ihmisillä käytössä koko epidemian ajan. Olemme kirineet aikamoisia harppauksia eteenpäin ja saaneet paljon aikaan myös EU-tasolla.

Korona pakotti EU:n muutokseen

Työssäni europarlamentaarikon kotimaan avustajana keskeisimmät työkaluni koronakevääseen saakka olivat olleet puhelin ja sähköposti. Työt oli ennen saatu hoidettua ilman yhteisiä etäkokoontumisia. Myös tietosuojaohjeistukset ovat perinteisesti olleet tiukat. Esimerkiksi oman toimiston sisäisiä puhelinkokouksia ei ole järjestetty. Jossakin vaiheessa varotoimenpiteitä jopa kiristettiin entisestään ja lukuoikeus esimiehen kalenteriin ja sähköpostiin evättiin. Mitä enemmän välivaiheita ja mutkia, sitä enemmän tehtävää.

Iso laiva, kuten Euroopan unionin parlamentti, onnistui kuin onnistuikin kääntymään yllättävän nopeasti, kun tilanne niin vaati. Koronan myötä otin ensimmäistä kertaa elämässäni osaa koulutuksiin ja palavereihin etäyhteyden avulla. Jopa täysistuntojen äänestyksiä on hoidettu etänä. Osallistumiseni EPP-ryhmän pressitilaisuuteen oli mainio esimerkki siitä, miten ihmiset ympäri Eurooppaa kokoontuivat yhteisen pöydän äärelle. Meitä kaikkia koskettavien asioiden hoitamisen tarve sai vauhtia kinttuihin, ja koronan tuoma pakko osoittautui parhaaksi opettajaksi. Kyllä työtapoja voi ja pitääkin kehittää. 

Työkaluja moneen lähtöön

Kuluneen kevään aikana testatuiksi tulivat mm. Teams, Zoom, Google Meet ja Jiitsi Meet. Etätapaamiseen soveltuvia apuvälineitä näyttää syntyvän lisää koko ajan. Teamsin ja Zoomin kautta osallistuin pariin otteeseen kokoontumisiin, eli ne saattoivat olla suosittuja. Mitään kovin suuria eroavaisuuksia en ole onnistunut löytämään. Kaikki ohjelmista ovat suhteellisen helppokäyttöisiä. Ihmiset kyllä myös auttavat, jos ei heti osaa esimerkiksi sulkea omaa mikrofonia.

Osallistuin myös Kansion järjestämiin koulutuksiin, ja opin erityisesti Googlen palveluista. Arjen kiireessä hyvien työkalujen soveltaminen voi joskus jäädä puolitiehen. Eipä ollut ennen juolahtunut mieleeni, että esimerkiksi kokouksissa voidaan yhdessä Googlen Driven ja Docsin avulla muokata kokouskutsu suoraan pöytäkirjaksi. Allekirjoituksetkin ovat nykyään hoidettavissa digitaalisin työkaluin. Esimerkkinä tästä kotimaisin voimin kehitetty maksuton palvelu Signhero.

Youtuben hyödyntäminen on Suomessa vielä alkutekijöissään poliittisella saralla. Saatamme nähdä tässäkin muutoksen lähitulevaisuudessa.Videoista kuulemma noin 80% katsotaan ilman ääntä. Näin ollen tekstityksen tekemisen opetteleminen on viisasta, ja teksti on hyvä lisä myös ihan vaikka lyhyeen tervehdykseen.

Valmistaudu, testaa ja huomioi muut
Etänä kokoustaessa on syytä huomioida kanssaosallistujat valmistautuen ihan samoin kuin muihinkin palavereihin. Hiukset kammattuina ja asiallista vaatetusta päällä saa ryhtiä myös omaan osallistumiseensa. Sopivat tavat muotoutuvat pikkuhiljaa ja toivottavasti hyvään suuntaan.

Tuskin kukaan haluaa etäpalavereista maratonien mittaisia, joten joistakin yksityiskohdista on hyvä sopia etukäteen. Erityisesti kameroiden käytössä on havaittavissa vaihtelua kokoontumisen luonteesta riippuen. Olin esimerkiksi työhaastattelussa, missä oli kolme haastattelijaa ja yksi haastateltava, Haastattelijoista vain yksi piti kameraa auki. Koulutuksissa lähinnä vain kouluttajat ovat olleet kamerat päällä, mikä on useimmiten varsin toimiva ratkaisu. Sovellukset ja linkit on syytä ladata ja testata hyvissä ajoin. Paikalle on myös kohteliasta saapua mielummin etuajassa kuin myöhässä, sillä kokousvetäjät saattavat antaa viime hetken ohjeita esimerkiksi mikrofonin käytöstä. Kalenterikutsujen synkronoinnit on myös hyvä tarkistaa etukäteen siinä missä muutkin kokousohjeet ja agendat.

Vinkit etäkokoukseen: Mitä pitää muistaa huomioida?
  • Testaa hyvissä ajoin ennen etätapaamista linkit ja sovellukset. Tarkista myös kalenterisi. Jos huomaat jotakin outoa, varmista asia kutsujan kanssa.
  • Jos et osaa jotakin, kysy rohkeasti neuvoa muita. Monet meistä vasta harjoittelevat ja yhdessä opitaan.
  • Mikäli on tarkoitus, että olet äänessä etäkokouksen aikana, niin varmistu, että olet hyvän Internetyhteyden päässä. (Jos linjoilla on paljon ihmisiä, niin pätkimistä saattaa olla tiedossa.)
  • Pidä yhteydet auki kokoukseen myös toisen laitteen ja sovelluksen kautta (esimerkiksi kännykkä ja Whatsapp).
  • Toimiessa itse kokouksen koollekutsujana on hyvä pyytää joku assistentiksi auttamaan mahdollisten teknisten ongelmien hoidossa, puheenvuorojen jakamisessa sekä viestien lukemisessa ja niihin vastaamisessa.
  • Valitse tilaisuuteen sopiva tausta, ja saavu valmistautuneena sekä ajoissa paikalle. Neutraali tausta ja pukeutuminen sopivat hyvin virallisiin yhteyksiin.
Katja Wesander
kotimaan avustaja,
MEP Petri Sarvamaan toimisto

ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi 

Kommentit

Lähetä kommentti