ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

Me hieman ’varttuneemmat’ assistentit varmasti muistamme, miten internet alkoi yleistyä 90-luvulla, muuttaen pikkuhiljaa tapaamme tehdä työtä ja johtaa bisnestä. Muutos ei todellakaan tapahtunut yhdessä yössä, mutta vaikutukset olivat syvällisiä ja pysyviä. Yritysten myynti- ja markkinointistrategiat menivät uusiksi, syntyi erilaisia liiketoimintamalleja, ja monet vanhat käytännöt jäivät historiaan. Internetin myötä maailma avautui tavalla, jota emme olleet ennen kokeneet. Tekoälystä puhutaan nyt joka tuutissa. Tekoäly itsessään ei ole kuitenkaan uusi ilmiö – se on itse asiassa vanhempi keksintö kuin internet. Nyt viimeisten parin vuoden aikana olemme kuitenkin astuneet aivan uuteen aikakauteen, jossa entistä tehokkaampi datankäsittely on mahdollistanut generatiivisen tekoälyn käytön meidän jokaisen työpöydällä. Tämä vauhdikas teknologiakehitys on alkanut myllertää työmarkkinoita, työskentelytapoja sekä liiketoimintaa monilla eri tasoilla, aivan kuten internet teki aikanaan. ’Tekoälyva...

Kello tikittää, töissä deadline pukkaa päälle ja kotiinkin pitäisi kiitää lapsia kuskaamaan. Kuulostaako tutulta? Tässä tilanteessa oma hyvinvointi voi tuntua kaukaiselta ja voi tulla tunne, että siihen ei ole nyt vaan aikaa panostaa. Ehkä olet ruuhkavuosien keskellä tai sinulla on muuta kuormaa elämässä, niin työ- kuin vapaa-ajallakin.  Ns. positiivinen stressi on normaalia eikä lyhytkestoisesti siitä ole haittaa. On tulossa, vaikka kiireinen päivä ja saat nopeasti aikaiseksi lyhyessä ajassa. Tällöin nopeus auttaa sinua. Menet kotiin ja saat palauttavan illan ja huolehdit hyvinvoinnistasi. Syöt hyvin, rentoudut ja nukut hyvät yöunet.  Mikäli stressi jatkuu pitkään, sinulla on henkistä kuormaa ja kenties fyysisiä haasteita kehossa, stressi helpommin kroonistuu. Silloin keho ei pääse enää palautumaan kuten ennen, eikä välttämättä ole voimia alkaa tehdä muutoksia. Elämästä saattaa tulla selviytymistä päivästä toiseen. Tällöin helpommin hermostuu, unet saattavat rakoilla ja työ e...

Ihmiset ovat kyllä käsittämättömän sopeutumiskykyisiä. Voi vain ihailla ja olla kiitollinen millaiset hoksottimet ovat olleet ihmisillä käytössä koko epidemian ajan. Olem me kirineet  aikamoisia harppauksia eteenpäin ja saaneet paljon aikaan myös EU-tasolla. Korona pakotti EU:n muutokseen Työssäni europarlamentaarikon kotimaan avustajana keskeisimmät työkaluni koronakevääseen saakka olivat olleet puhelin ja sähköposti. Työt oli ennen saatu hoidettua ilman yhteisiä etäkokoontumisia. Myös tietosuojaohjeistukset ovat perinteisesti olleet tiukat. Esimerkiksi oman toimiston sisäisiä puhelinkokouksia ei ole järjestetty. Jossakin vaiheessa varotoimenpiteitä jopa kiristettiin entisestään ja lukuoikeus esimiehen kalenteriin ja sähköpostiin evättiin. Mitä enemmän välivaiheita ja mutkia, sitä enemmän tehtävää. Iso laiva, kuten Euroopan unionin parlamentti, onnistui kuin onnistuikin kääntymään yllättävän nopeasti, kun tilanne niin vaati. Koronan myötä otin ensimmäistä kertaa e...

Liisa Korkiakoski, assistentti, Psoriasisliitto ry Muutos on ollut nopea ja ennen näkemätön. Etätyöt, tekniikka, uudenlaiset tapahtumat – omaksuttavaa riittää. Paluu totuttuun on vielä hämärän peitossa, mutta toivolla verhoiltu. Psoriasisliiton assistentin, Liisa Korkiakosken , mukaan korona on tuonut mukanaan paljon positiivisia haasteita: ”Ihan huimaa digiloikkaa on ollut talon sisällä.” Assistentin on täytynyt hyvin nopealla aikavälillä omaksua uusia tapoja toimia ja kokoustaa sähköisillä alustoilla. Tekniikan kanssa on olemassa aina pieni epävarmuus: ”Nooh, pelaakohan nämä yhteydet?” Onneksi apua on tarjolla ja tekemällä oppii. Kun työmatkoissa säästää aikaa, sitä on jäänyt mukavasti juuri digitaitojen vahvistamiseen esimerkiksi erilasten webinaarien ja koulutusten avulla. Liisalla on vankka osaaminen ja vuosien kokemus assistentin tehtävistä. Etätöitä hän ei juuri tehnyt aiemmin, muutaman kerran kuukaudessa, mutta koronan tuomien rajoitusten vuoksi on hänkin päässyt ni...

Assistentit ovat useissa organisaatioissa monella tapaa organisaation solmukohtia. Assistentit tuntevat kaikki, tietävät kenen puoleen kannattaa missäkin asiassa kääntyä, tietävät mistä mitäkin löytyy ja heidät myös tunnetaan usein organisaation sekä virallisen että ”virattoman” viestinnän ”tietotoimistoina”. Assareilta kannattaa kysyä, onko tämä huhu totta ja ollaanko tuota asiaa oikeasti nyt edistämässä. Usein assareille puhuminen saattaa olla myös tapa saada oma viesti eteenpäin. Tällainen rooli on loistava mahdollisuus toimia muutoksen moottorina, edistäjänä ja organisaation tuntosarvina muutoksen keskellä. Toisaalta assistentin keskeisen roolin takia juuri hänen muutosvastaiset viestinsä, epäröinti ja tehtyjen valintojen kyseenalaistaminen, toimii vahvana jarruna organisaation muutosten läpiviennille. Miten sitten toimia epävirallisena muutosagenttina, mitä tehdä ja mitä auttaa organisaatiota muutoksessa. Tässä viiden kohdan pikavinkit muutosagentiksi haluavalle. Näin edistä...

Jo pitkään olemme saaneet seurata synkkiä tulevaisuudenkuvia sihteerin ja assistentin työn tulevaisuudesta. ”Teitä ei enää tarvita”, sanotaan. Monesta yrityksestä kuulee, että eläköityvien assistenttien tilalle ei enää palkata uutta väkeä. Assistenttien ammattikunta ikääntyy, kunnes se väistyy kokonaan. Niinkö? Sihteeri- ja assistenttityöhön ei ole juurikaan enää suoraa koulutusta tarjolla. Haaga-Heliallakaan ei enää jatkossa ole tarjolla Johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelmaa. Sen sijaan koulutetaan tradenomeja Liiketoiminnan palveluratkaisut ja kielet – koulutusohjelmassa, josta valmistuu tietotyön asiantuntijoita palvelemaan laaja-alaisesti liiketoimintaa. Poistuuko koko assistenttien ammattikunta työmarkkinoilta tulevaisuudessa? Ja miten assistenttityötä tekevien tulisi valmistautua ja kouluttaa itseään, jotta eivät putoa tyystin työelämän rattailta? Assistenttityön käytännön osaajia ja asiantuntijoita sekä ToimistoSissit -assistenttiverkoston jäseniä kokoontui p...

Assistenttiyrittäjä Milla Järvinen Olen ollut yrittäjä nyt reilut 2,5 vuotta ja koko sen ajan työskennellyt pääsääntöisesti erilaisissa assistentin tehtävissä. Yrittäjyys tällä toimialalla on vielä melko uusi asia, joten usein assistentteja kiinnostaa kuulla, miten käytännössä tämä niin moninainen, suorastaan pirstaleinen työnkuva onnistuu yrittäjänä. Lähtökohtanani yrittäjäksi lähtemiselle oli haave omanlaisesta työelämästä. Että voin itse vaikuttaa työaikoihini, missä ja miten teen työni ja ylipäänsä mitä teen työkseni ja kuinka paljon. Askel palkansaajasta yrittäjäksi onnistui melko kivuttomasti, kun sain silloisen työnantajani kanssa neuvoteltua jatkavani tehtävissäni yritykseni kautta – rajasimme vain työnkuvan selvästi, jotta tuntiperusteinen laskutukseni ei paisu ns. turhista tehtävistä. Työtehtävien rajaaminen oli ehdotonta sekä asiakkaan että minun omasta puolestani. Rajaamisesta on tullut jokaisen uuden asiakkaan myötä yhä tärkeämpää, koska kuten sanottu,...

Kuva: (c) Alan O'Rourke audiencestack.com Tunnistat varmaan työpaikallasi kaksi ääripäätä: toiset stressaantuvat ja ahdistuvat jokaisesta uudesta työkalusta ja kehitysideasta, joita meille nykyään tulvii joka suunnasta, kun taas toiset luovivat kuin kala vedessä kaikissa työelämän pyörteissä. Miten voisimme pönkittää omaa muutoksensietokykyämme?   Voisi äkkiseltään kuvitella, että me vähän vanhemman polven assistentit kapinoimme eniten kaikkea muutosta vastaan, ja että milleniaalit kollegamme ovat ikään kuin luonnostaan tottuneet jatkuvaan muutosrumbaan. Itse olen kuitenkin huomannut, että muutosvastarinta työelämässä ei ole puhtaasti ikäpolvikysymys. Kaikista ikäryhmistä löytyy vastarannan kiiskejä ja kritisoijia, jotka jatkuvasti kysyvät: ”Miksi korjata jotain, mikä ei ole rikki?” ja ”Ainahan näin on tehty, miksi sitä pitäisi muuttaa!”. Täysin käypiä kysymyksiä nämäkin välillä, eikä muutosta tietysti kannata ajaa pelkästään muutoksen itsensä vuoksi, tai siksi, että ...

Viime aikoina me assistentin työtä tekevät ja vastaavissa tukitoiminnoissa työskentelevät toimistoammattilaiset olemme saaneet seurata keskusteluita ja lehtiartikkeleita koskien assistenttipaikkojen hupenemista, ammattikunnan arvostuksen laskua ja jopa roolimme tarpeettomuutta huomisen työpaikalla. Nämä keskustelut kirvoittivat minusta blogikirjoittajan esille, ja sen tuloksen voitte lukea alta. Kommentointi, argumentointi ja muu avoin keskustelu aiheen tiimoilta on varsin toivottavaa!  Kuulee puhuttavan, että virtuaaliassistentit – oli se sitten Googlen Alexa tai Microsoftin Cortana, tai kokouksia tekoälyllä aikatauluttava Evie taikka Andrew – vievät rutiinityöt meidän ’perinteisten’ assistenttien käsistä. RPA eli ohjelmistorobotiikka nopeuttaa ja tehostaa monia työtehtäviä mm. osto-organisaatiossa, markkinoinnissa ja talousosastolla. Uudet, älykkäät työkalut, sovellukset ja portaalit mahdollistaa sen, että johtajat ja asiantuntijat enenevässä määrin hoitavat omat matkalaskun...