Fasilitointitaidoilla tehokkuutta, rakennetta ja hauskuutta kokouksiin!

Korona-vuosi 2020. Työt siirtyivät kotikonttorille; kokoukset, työpajat sekä ideariihet hyppäsivät pääosin verkkoon. Yksi puhuu ruudulleen miettien mahtaako muut puuhata linjoilla jotain aivan muuta ja onko osallistujien keskittyminen täysin jo herpaantunut. Jos kokouksen vetäminen tehokkaasti ja aikataulussa oli haasteellista ammoisina aikoina, kun vielä kokoonnuimme kasvotusten, nyt verkossa kokoontuminen on tuonut omat haasteensa. Miten huolehdimme esimerkiksi siitä, että kaikki osallistuvat tasapainoisesti, eikä kokouksia hallinnoi vain se ekstrovertein tiiminjäsen, jolla juttua riittää asiasta - ja asian vierestä?

Toimistosissit järjesti Ideapakan Jani Turun opastuksella Fasilitoinnin perusteet -koulutuksen lokakuussa 2020, jossa tutustuimme fasilitoinnin toimintaperiaatteisin ja metodologiaan. Jatkoa on luvassa 22.4.2021. Fasilitointitaito, eli ’taito auttaa ryhmää ajattelemaan yhdessä’, tehostaa kokouksien kulkua luovin tavoin ja auttaa ryhmää löytämään yhteisen sävelen. Fasilitoija (aka fasilitaattori) vetää agendan aikataulussa läpi, pyrkii luomaan positiivista ilmapiiriä ja rohkaisee kaikkia osallistujia ilmaisemaan mielipiteensä. Hän toisin sanoen auttaa ryhmää pääsemään yhteistuumin ’maaliin’. Fasilitoija myös dokumentoi tehdyt päätökset, jakaa tiedon ja mahdollistaa seuraavat stepit.

Kuka sitten voi toimia fasilitoijana? Fasilitoijan ei tarvitse olla asiantuntija käsiteltävässä asiassa vaan oikeastaan lähes kuka tahansa voi ottaa sen roolin. Työpajan tarkoituksesta riippuen on usein hyödyllistä, jos fasilitoija on puolueeton, eikä hänelle itselleen ole syntynyt voimakkaita ennakko-odotuksia lopputuloksen suhteen.

Kun valmistaudut fasilitointiin, mieti, mikä kokouksen tavoite on, ja suunnittele sen pohjalta reitti (eli mikä kokoustamistapa parhaiten sopii juuri tälle porukalle), ja valitse sopivat menetelmät. Virtuaalifasilitoinnissa työkalujen ja tekniikan valinta on tärkeää ja ne täytyy miettiä ja testata tarkoin. Kaikilla sovelluksilla on omat hyvät ja huonot puolensa. Janin koulutuksessa testasimme Mentimeteriä, Padletia sekä Googlen JamBoardia ideointi- ja palautteenantoalustana. Keskustelimme myös Office 365:n työkaluista kuten Teamsin Whiteboardista, sekä Formsin käytöstä kokouksessa. Siirtyminen kokousalustalta ulkoiseen työkaluun toimii yleensä sujuvasti, mutta kannattaa toki muistaa, että välillä on myös niitä osallistujia, joille hyppiminen eri sovellusten välillä ei ole ihan helppoa. Anna siis selkeät ohjeet ja pidä riittävän rauhallinen tahti!

Mitä koulutuksesta jäi käteen?

Fasilitoijan on hyvä pitää ainakin seuraavat asiat mielessä, oli kokoontumisen aihepiiri mikä hyvänsä:

1. Ennen tapaamista: Esityslistan/ohjelman laatiminen, sopivan tekniikan valinta & testaus ja relevantin osallistujakunnan kutsuminen paikalle.

2. Kokouksen alku: Saimme Janilta monia hyviä pikkuvinkkejä, millä porukkaa saa motivoitua, heräteltyä ja hauskutettuakin. Yhteinen nauru yhdistää, olen huomannut! Alussa kannattaa myös kerrata miksi olemme kokoontuneet ja mikä on kokouksen päämäärä.

3. Kokouksen aikana: Osallistujien sitouttaminen on tärkeää, joten käytä menetelmiä, jotka mahdollistavat kaikkien osallistumisen. Virtuaaliset ’post-it taulut’ siis rohkeasti käyttöön! On myös hyvä muistaa taukojen merkitys – koulutuksessa pidimme 50 minuutin jälkeen 10 minuutin tauot. Työpäivän aikana vastaava tauotus tuskin usein toteutuu, ikävä kyllä.

4. Kokouksen jälkeen: Nähdäkseni tärkein asia mikä usein unohtuu kokouksien ja työpajojen jälkeen, on jatkotoimenpiteiden seuranta. Siksi on tärkeää muistaa tehdä yhteenveto, sopia action pointit ja sopia mahdollinen jatkotapaaminen tai viestiä jatkosta muulla sovitulla tavalla.

Kolmen tunnin koulutus oikeastaan raapaisi vain vähän pintaa, eikä siinä ajassa ehditty tutustua kovin syvällisesti fasilitoijan ’työkalupakkiin’, ja miettiä mitkä metodit sopivat millaisiin tilanteisiin. Googlaamalla ’fasilitointi menetelmät’ löydät kuitenkin paljon hyviä käytännön ideoita. Jos kiinnostuit, voit tulla myös mukaan ToimistoSissien seuraavalle fasilitoinnin kurssille, jossa sukelletaan teoriasta käytäntöön.

Assistenttina olemme usein mukana monissa eri projekteissa ja tiimeissä, ja meillä on laaja-alainen kuva yrityksen toimintatavoista, strategiasta ja kulttuurista sisäisen verkostomme kautta. Tämä monipuolinen kokemus antaakin meille loistavat edellytykset toimia ryhmänjäsenenä sekä fasilitoijana eri yhteyksissä. Uskon, että jos alkaisimme käyttämään fasilitointimenetelmiä aktiivisesti hyväksemme kokouksissamme, opit alkaisivat pikku hiljaa leviämään ympäristöömmekin. Näin kokouksien laatu paranisi entisestään yrityksessä. Assistentit voisivat tässä(kin) toimia suunnannäyttäjinä!

Missä ja miten sinä olet käyttänyt fasilitointityökaluja? Jaa parhaat vinkkisi kommentteihin!

Terhi Viitanen, Executive assistant, Wärtsilä Corporation

---

ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi