Tulevaisuuden (ja jo tämän päivän) assistentin rooli: mitä taitoja tarvitaan ja miten kohdata muutokset?

Verkoston koordinaattori Taija Uusikumpu kertoo ToimistoSissien alkutarinasta.

ToimistoSissien 10-vuotisjuhlan päivätilaisuudessa oli tarjolla paljon hyödyllistä asiaa. Poimin tähän parhaita paloja ja hyviä vinkkejä assistenttityön arkeen ja tulevaisuuteen.

Assistenttityö on tunnetusti murrosvaiheessa, kun työnkuva ja jopa työnimike elää jatkuvasti. Haaga-Helia ammattikorkeakoulu on vastannut tähän murrokseen päivittämällä entisen Johdon assistenttityön ja kielten koulutuksen nimeksi Liiketoiminnan palveluratkaisujen ja kielten koulutus.

Minä assistenttiyrittäjänä, assistenttipalvelujen tarjoajana, havahduin pohtimaan assistenttityön tulevaisuutta – onko omankin toimintani brändäyksessä pian uudistustarpeita. Onneksi iltapäivän puheenvuorot antoivat rohkaisua ja luottamusta tulevaan.



Eija Kärnä Haaga-Heliasta kertoi puheenvuorossaan assistenttityön tulevaisuudesta, tässä minuun kolahtaneet ajatukset:

• Assistentti on ”teknologialähettiläs”: Liiketoiminnan tukipalvelutyön ennakointitutkimuksen 2018-19 mukaan assistentti on usein organisaatiossa ensimmäinen uusien teknologiatyökalujen opettelija, ja opettaa nämä välineet sitten eteenpäin muualle organisaatioon.
• Vaikka tekoäly voi tulevaisuudessa hoitaa tietyt assistenttityön osuudet, automatisoitujen rutiinitehtävien väleissä tarvitaan kuitenkin ihmistä: tilannetajua, ennakointia, sosiaalista älykkyyttä. Lisääntyvä tekoäly kasvattaa myös työn tuen tarvetta, ja tähän rooliin assistentti voisi sujuvasti suuntautua. 
• Assistentit ovat palveluammatissa – he tuntevat yleensä organisaation kokonaisuutena ja ovat tuttuja työkavereita eri osastojen väleissä. Assistentti tarjoaa oivan väylän jalkauttaa ylemmän portaan strategiat käytäntöön työyhteisöissä, kun usein assistentti on se henkilö, jolta tullaan kysymään ”mitä tapahtuu seuraavaksi” tai vaikka ”mitä uusi strategia tarkoittaa selkokielellä”.
• Jatkuva oppiminen, itsensä kehittäminen ja uudistuminen on assistenttityössä olennaista, ja suorastaan tärkeämpää kuin osata asioita on oppia jatkuvasti lisää. Oppiminen myös kasvattaa kaikkein eniten työtyytyväisyyttä. 

Voit katsoa koko Eijan puheenvuoron tästä:



Työelämässä tarve vain kasvaa niille ihmisille, joilla on sopivassa suhteessa teknologiataitoja, sosiaalisia taitoja, strategiataitoja sekä prosessiymmärrystä – ja näiden risteykseenhän assistenttityö sijoittuu. Lopuksi Eija kehotti tutustumaan julkaisuun Moniosaajasta jatkuvasti itseään kehittäväksi hybridi-osaajaksi >

Täsmävinkkejä assistentin työnhakuun

Baronan toimitusjohtaja Minna Vanhala-Harmanen jatkoi päivän sisältöä sujuvasti toteamalla, ettei assistenttityö niinkään katoa, mutta työn sisältö muuttuu. Assistenttityö on erittäin kilpailtu ala, mikä on hyvä tiedostaa, kun kehittää omaa ammattitaitoaan. Työntekijöistä on pulaa siellä, missä uutta osaamista kaivataan, ja perinteisiin, väheneviin tehtäviin on ylitarjontaa tekijöistä.

Minna listasi kriteerit, millä perusteilla heidän avoimeen assistentin paikkaan tulleita hakemuksia seulottiin:

• Työhakemus on hakijan paras työnäyte, johon kannattaa panostaa. Kirjoitusvirheet(tömyys) ja sanavalinnat luovat ensimmäisen mielikuvan työntekijästä, joten hakemuksella on todella iso vaikutus hakuprosessissa etenemiseen.
• Vastaa tarpeeseen: Jos työpaikkailmoituksessa haetaan kokenutta henkilöä, on yksi helppo karsintaperuste se, ettei hakijalla ole riittävästi vuosia takana. 
• Toimisto-ohjelmien hallinta nousi tärkeäksi kriteeriksi. Ohjelmistoja on paljon, ja mitä enemmän niitä hallitsee ennestään, sitä vähemmän tarvitsee käyttää aikaa opetteluun. 
• Persoona on ominaisuus, johon ei hakija itse voi vaikuttaa, mutta oman persoonan välittymisellä hakemuksessa ja haastattelussa oli ainakin tässä prosessissa merkitystä. Esimiehelle on tärkeää tulla hyvin toimiin assistenttinsa kanssa, mutta myös assistentin oma viihtyvyys paranee kun persoonat toimivat yhteen – ole siis aito. 

Valitettavasti myös sattumalla on sijansa työnhakuprosessissa. Minnan hakuprosessissa loppusuoralta kuka tahansa hakijoista olisi tullut valituksi, jos olisi ollut ainoa hakija – kilpailu on kovaa ja taso on korkealla.

Tämän päivän työelämässä korostuu luottamuksen ja kommunikaation tärkeys

Paneelikeskustelussa kuulimme viisi näkökulmaa tämän päivän ja tulevaisuuden assistenttityöhön, kun ääneen pääsi niin assistentteja kuin johtajiakin. Asiasanoina omiin korviin tarttui keskustelujen lomasta luottamus ja kommunikointi. 

Iida Tuunainen (Aito HSO ry:n hallituksen jäsen & Executive Assistant, Advium Corporate Finance), Irene Gonzalez More (Johtaja, yritysmyynti, Silmäasema), Anna Degerholm (Partner, Head of Finance & HR, Wannado), Kirsi Kurki (Executive Assistant, assistenttitiimin vetäjä, DNA Plc), Katja Wesander (meppi Petri Sarvamaan kotimaan avustaja, EU:n parlamentti (eduskunta)), juontajana Eija Kärnä (Haaga-Helia ammattikorkeakoulu)

Luottamusta tarvitaan sitä enemmän, mitä vastuullisempia työtehtäviä saa. Kuten jo Eija ensimmäisessä puheenvuorossaan kertoi assistenttien olevan oiva strategian jalkauttaja työyhteisössä, ei näin vastuulliseen rooliin ole asiaa ilman ansaittua luottamusta.

Luottamus korostuu, kun työnteko vapautuu itseohjautuvuuden ja oman työn johtamisen myötä. Etätyö ja vapaus tehdä töitä ajasta ja paikasta riippumatta edellyttää vahvaa luottamusta esimiehen ja tiimin kesken.

Etätyö vaatii myös kommunikoinnin vahvaa suunnittelua. On vedettävä selvät linjat, missä kommunikoidaan ja mistä tieto löytyy, kun ihmiset tekevät töitä eri aikoihin. Kun kommunikointia on ohjattu etätyöskentelyä varten, toimii se usein jopa paremmin, kuin perinteisessä työyhteisössä missä oletetaan ihmisten olevan aina paikalla – usein kun tieto ei kuitenkaan saavuta kaikkia läsnäoleviakaan.

Kommunikoinnin tärkeys näkyy työtavoissa. On hyvä keskustella esimiehen ja kollegojen kanssa, mitä kautta ja mihin aikoihin kukakin on tavoitettavissa – hyvinvointi ei saa kärsiä jatkuvan tavoitettavuuden vuoksi. Viestintäkanavia löytyy nykyään niin monenlaisia, että kannattaa sopia heti aluksi, missä tilanteissa käytetään sähköpostia, milloin tekstiviestejä, milloin soitetaan ja milloin kannattaa ottaa videopalaveri.

Luottamus ja kommunikointi yhdistyvät tiiviissä esimies-assistentti-yhteistyössä. Kun kommunikointi toimii ja luottamus on vahva, esimies voi pyytää assistentin apua strategisissakin kysymyksissä ja assistentti uskaltaa haastaa johtajan ajattelua ja antaa uusia ideoita omista näkökulmistaan.

Myös verkostojen tärkeys nousi keskusteluissa esiin. Jos assistentilla on mahdollisuus sparrailla ideoita omien, organisaation ulkopuolisten verkostojen kanssa, ja saa ulkopuolelta vinkkejä, näkemyksiä ja aitoja kokemuksia muista toimintatavoista, saadaan valmiita ratkaisuja helposti omaan tekemiseen.

Muutos on jatkuvaa, mutta voimme opetella kohtaamaan muutosta; muutoskyvykkyyttä

Minna Valonen Timanttia Consultingista kertoi puheenvuorossaan muutoskyvykkyydestä. Muutoskyvykkyys eli resilienssi on kykyä pärjätä muutoksissa. Muutoskyvykkyys ei ole pysyvä persoonan piirre, vaan taito jota voi oppia ja jossa voi kehittyä.

Muutos tuntuu sitä vaikeammalta, mitä enemmän se uhkaa omaa statusta, autonomiaa, yhteenkuuluvuutta, oikeudenmukaisuutta ja ennustettavuutta. Ihmisen tapa vastustaa muutosta on luontaista ja perusteltua, muttei se silti tarkoita välttämättä sitä, ettei muutosta tarvitse tehdä.

Yksilönä muutoksen keskellä voit valita kahdesta tiestä:

1. Voit yrittää muuttaa tilannetta, poistaa tapahtuvan muutoksen tai poistua itse muutoksen vaikutusalueesta, tai
2. voit muuttaa omaa ajatteluasi ja asennoitumistasi muutokseen. 

Muutoksen myllerryksessä voit helpottaa oloasi keskittymällä niihin asioihin, joista voit itse päättää. Omalla päätöksentekoalueella on kaikki energiasi, voimasi ja jaksamisesi. Päätösvaltasi ulkopuolella on alue, jonka asioihin voit vaikuttaa. Tällä alueella voit vierailla, mutta älä astu tämän alueen rajojen ulkopuolelle; sekaannu niihin asioihin, joista et voi päättää etkä voi niihin edes vaikuttaa. Tältä uloimmalta alueelta löytyy vain negatiivisuutta, ahdistusta ja tuskaa.

Lopuksi muutosvalmentaja halusi vielä muistuttaa, että assistentteina me olemme organisaatiomme liima. Roolimme toimijoiden välissä on helposti lähestyttävä, joten meillä on otollinen mahdollisuus toimia yhteisöjemme muutosten edistäjänä.

Jenni Janakka, Röyhkeyskoulu

Avarra (mielesi) näkökykyä tietoisesti, muuten et näe koko totuutta (edes itsestäsi)

Päivätilaisuuden päätteeksi todellinen Asennemuija Jenni Janakka kertoi brändäämästään Röyhkeyskoulusta ja tarjoili oivalluksia iltapäivään.

Röyhkeydellä Jenni tarkoittaa sitä hyvää ja lämmintä energiaa, joka tulee sisältämme ja tuuppaa meitä toimimaan silloin, kun meinaamme jättää tekemättä tai sanomatta jotain tärkeää. Kun meinaamme pienentää itseämme.

Konkreettisen tehtävän avulla Jenni osoitti, kuinka me jokainen tulkitsemme samaa tilannetta oman maailmamme kautta. Se, mitä olemme itse kokeneet, kuulleet ja nähneet, vaikuttaa siihen mitä voimme edes huomata.

Kun tapaamme uuden ihmisen, luomme hänestä tahtomattamme ja jopa tietämättämme ennakkokäsityksen aikaisemman elämämme pohjalta. Tämän myötä mielemme rupeaa havainnoimaan ihmisestä vain niitä asioita, jotka ovat samassa linjassa ennakkokäsityksen kanssa, ja jättää täysin huomiotta niitä ominaisuuksia, jotka aiheuttaisivat ristiriitaa. Emme siis oikeasti näe koko kuvaa.

Tästä johtuen myös itseään ja omaa osaamista voi olla vaikea hahmottaa. Elämäsi aikana saamasi kommentit, palaute ja kokemukset ovat muovanneet mielikuvasi itsestäsi, etkä välttämättä huomaa, mihin kaikkeen sinusta olisi, kun ennakkokäsityksesi estää sinua näkemästä mahdollisuuksiasi.



Inspiroiva iltapäivä täytti sekä muistiinpanovihkoni että mieleni innostuksella. Mitä kaikkia mahdollisuuksia jatkuvasti muuttuva assistentin tontti tuokaan mukanaan, kunhan osaan keskittyä katsomaan eteenpäin ennakkokäsityksiäni haastaen, itseäni kehittäen ja muutosta kohti rohkeasti kulkien.

- Milla Järvinen, assistenttiyrittäjä, www.millajarvinen.com

---

ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi