ToimistoSissit mukana ohjaamassa VALOa oikeaan suuntaan
Hotelli, joka on aina käytössä. Hotelli, jossa on 24/7 palveluiden lisäksi helposti vuokrattavissa kokous- ja tapahtumatiloja sekä tarvittaessa oma työhuone. Hotelli, jonka majoitus ja bisnespalveluiden kokonaisuuden täydentää toimivat ravintolapalvelut sekä rauhoittava wellness-osasto. Kuulostaa aivan yritysasiakkaan unelmalta, mutta se on jo totta - uusi VALO Hotel & Work avattiin Helsingin Mannerheimintielle syyskuussa 2020.
Koska VALO Hotel & Work oli konseptina täysin uusi, tarvittiin joukko asiantuntevia assistentteja, ToimistoSissejä, testaamaan käytännössä, kuinka sen tarjoamat tilat ja palvelut toimivat. ToimistoSissien ja VALOn yhteistyö alkoi nettisivujen arvioinnilla jo hotellin suunnitteluvaiheessa huhtikuussa. Se huipentui lokakuussa, kun assistentit vierailivat vasta avatussa hotellissa asiakkaina ja panivat samalla merkille monia yksityiskohtia, joita voisi vielä hioa. Assistentit toivoivat esimerkiksi hiljaista taustamusiikkia allasosastolle, yhtä rennoista työtiloista kokouskäyttöön, sekä toimivampia pukukaappeja.
Kuten Laura Jokinen, VALO Hotel & Workin myyntipäällikkö, toi esille, ovat ToimistoSissit juuri oikeita henkilöitä ottamaan kantaa erityisesti siihen, mihin asiakas kiinnittää huomiota varausta tehdessään. Konkreettisia parannusehdotuksia tehtiin muun muassa nettisivuilta löytyviin tilakarttoihin, joihin haluttiin henkilömäärät entistä selkeämmin merkittynä: Mikä on kapasiteetti turvavälein kalustettuna ja mikä normaalioloissa? Sivustolta vähennettiin ToimistoSissien palautteen pohjalta myös ylimääräistä skrollausta. Jokinen piti erityisen arvokkaana sitä, että kehitysideat ja kommentit olivat hyvin perusteltuja ja niiden takana oli laaja ymmärrys yritysten toiveista ja siitä, millaisia palveluja arvostetaan.
ToimistoSissien näkemys ja kommentit auttoivat VALOa saamaan parempaa kuvaa siitä, mihin resursseja kannattaa suunnata. Esimerkiksi keskustelu etä- ja hybridikokouksista vahvisti Jokisen mukaan hotellin uskoa siihen, että he ovat panostamassa oikeisiin asioihin. Jos ja kun hotelli haluaa tarjota toimivia työskentelytiloja myös tulevaisuuden tarpeeseen, on hyvä, että ne on todettu toimiviksi myös assistenttien näkökulmasta. Esimerkiksi pienet mutta tarpeelliset lisäykset, kuten puhelinkoppiin merkitty maksimikäyttöaika, eivät välttämättä tule joka asiakkaalle mieleen.
Usein parhaiten onnistuu palvelu, joka suunnitellaan yhdessä käyttäjien kanssa. Mukana olleet assistentit jakoivat mielellään tietotaitoaan ja sisäpiirin näkemystä yritysmaailman toiveista. Tiloja ja majoituksia varaavat assistentit pääsivät siis konkreettisesti vaikuttamaan siihen, mitä he tulevaisuudessa voivat varata ja miten. Projektin myötä ToimistoSissit pääsivät tutustumaan VALOn lisäksi myös kollegoihinsa ja heidän ajatuksiinsa:
"VALO Hotel & Workin palveluiden testaaminen oli inspiroivaa ja motivoivaa. Sen lisäksi, että Toimistosisseistä oli selvästi hyötyä konkreettisessa kehitystyössä, niin sain siitä itsekin energiaa. Ryhmä toimi hyvin etäyhteyksin. Vaikka hotellin kokonaisuus oli jo lähtötilanteessa pitkälle mietitty ja hyvä, niin eri näkökulmista huomioita tekemällä löysimme monta kehityskohdetta, ja mikä parasta, seuraavat askelmerkit luotiin todellisuudeksi jo projektin päättyessä."
Yhteistyössä on voimaa – niin kliseiseltä kuin se kuulostaakin. ToimistoSisseillä on kyky asettaa peilit niin, että VALO suuntautuisi loistamaan entistä kirkkaampana yritysasiakkaiden keskuudessa. Ammattitaidolle ja näkemykselle on tarvetta, sillä vaikka palvelu olisikin lähtökohtaisesti jo toimiva, kuten VALO Hotel & Work oli, on monia asioita, jotka vain huolellinen ja tarkka assistentti pistää merkille. Projekti osoitti, että toimiva ratkaisu on tutkia ja kehittyä yhdessä kohti entistä osuvampaa tarjontaa.
Usva Uusikumpu, viestinnän assistentti, ToimistoSissit oy
ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi
Kommentit
Lähetä kommentti