ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

Elli vas. Elina oik. On aina yksi ihminen, johon voi luottaa ja jolle voi soittaa. On aina joku ihminen, joka tietää mun kaikki asiani. On aina tuki ja turva. Ettei tarvitse miettiä, kun tulee keskellä yötä, että onko se taksi siellä. Tässä tapauksessa kyseessä ei ole henkivartija, äiti tai elämänkumppani, vaan osaava johdon assistentti. Elinan ja Ellin matka alkoi noin vuosi sitten, kun Elli etsi itselleen uutta osaavaa assistenttia ulkoisella haulla. Hyvin omat työtapansa tuntevana ihmisenä Elli haki rinnalleen ihmistä, joka esimerkiksi tarkkuudellaan tasapainottaisi hänen taipumustaan suurpiirteisyyteen. Vaikka Ellin mielikuva hyvästä assistentista oli jo aikaisemman kokemuksen pohjalta suhteellisen selkeä, pääsi Elinan osaaminen ja ammattitaito silti yllättämään: ”Ai että assistentti pystyy tekemään tuotakin!” Elina vakuutti myös proaktiivisuudellaan, rohkeudellaan sekä nopeudellaan. Ja Elli oli myyty. Mitä enemmän luottaa, sitä enemmän assistentti voi auttaa Itse työskentelyyn sii...

Parviälyä on kaikkialla. Se on kuin painovoima, joka huomaamattomasti tekee taikojaan arjen yhteisöissämme. Sinun ei tarvitse olla siitä tietoinen, jotta se toimisi, mutta kun perehdyt sen toimintaan, sinulla on pian käytössäsi uusi supervoima. Mikä se parviäly sitten oikein on? Parviälyllä tarkoitetaan tilannetta, jossa monen eri ihmisen osaaminen ja ajatukset yhdistyvät tuottaen hedelmällisiä ratkaisuja johonkin ongelmaan. Tätä joukkoa kutsutaan parveksi. Pohjalla on ajatus eläinparvista, joissa yksilöiden erillinen intuitiivinen toiminta johtaa siihen, että niiden muodostama kokonaisuus näyttää yhdessä ilmeisen älykkäältä. Riittää, että osallistuja tuo parveen oman osaamisensa, jonka pohjalta tietoa voidaan jalostaa. Hänen ei tarvitse tiedostaa kokonaisuutta. Parviälyn toimimisen kannalta on tärkeää, että ryhmässä myös uskalletaan tuoda esiin hiljaista tietoa, itsenäisiä mielipiteitä ja ideoita. Tätä edistää se, että parvien annetaan muodostua täysin vapaasti. Kun omaa tietämystä ja...

"Minähän en tästä nouse, ennen kuin olen saanut tämän valmiiksi!" Kuulostaako tutulta? Tietty periksiantamattomuus ja innostus työhön liittyvän haasteen ratkaisemiseen vetävät ainakin minut helposti mukanaan. Näin assistenttina huomaan niin tapahtuvan herkästi erityisesti työtehtävissä, joiden valmistumista joku muu, esimerkiksi esimieheni, kiihkeästi odottaa. Kun mieli on rakastunut ajatukseen loppuun tekemisestä, niin jokainen keskeytys, oli kyseessä muistutus taukojumpasta tai sähköpostiviesti, tuntuu uhkaavalta kilpakosijalta. Varsinkin etäaikana tämä johtaa siihen, että vastarakastuneet lukittautuvat omaan huoneeseensa. Tauot jäävät helposti pitämättä, eikä happihyppelylle malta lähteä. Vaikka jokainen tutkimus osoittaa tauottamisen hyödyt, ne kaikuvat kuuroille korville. Oma jääräpäisyys hoitaa homma maaliin voittaa aina. Pahimmillaan sitä saattaa iskeä päätä seinään tuntikausia tai valvoa yömyöhään oikeastaan tajuamatta, että työteho on laskenut lähelle nollaa, mutt...

Katja, assistentti Telia Cygatelta, kohtasi joulun alla haasteen. Työyhteisö oli pääasiassa etätöissä ja pikkujoulujen peruuntuessa olisi keksittävä millä muilla tavoilla työyhteisöä voisi ilahduttaa. Harmikseen hän kuitenkin huomasi, että juuri millään yrityksellä ei ollut juuri tarjota verottajan ehtojen mukaisia tuotteita, joita olisi voinut tilata työporukalle verovapaasti. Asiaan perehdyttyään hän huomasi, että ongelma oli todellinen ja sen ratkaiseminen hyödyttäisi varmasti myös muita assistenttityötä tekeviä. Tämä sai Katjan muistamaan ToimistoSissit, joka tarjoaisi hänelle täydellisen kanavan sekä palveluiden kehittämiseen, että tiedon jakamiseen myös muille.  ToimistoSissit yhdistää assistentit ja palveluntarjoajat  Katjan oivalluksesta ToimistoSissit kutsuikin koolle joukon sissejä ja partnereita pohtimaan yhdessä sitä, millaista tarjontaa yrityksissä kaivattaisiin juuri nyt (ks. tallenne ). Kun valmiita ratkaisuja ei ollut, oli tilaisuus oivallinen niin asiakkaan ku...

Vuosi 2020 toi mukanaan paljon muutoksia assistentin työhön. Kukaan ei vielä tiedä, mitä kaikkea tuleva vuosi tuo tullessaan, mutta yksi asia on varmaa - muutos jatkuu. Siksi kysymys kuuluukin: Miten voit parhaiten valmistautua ottamaan sen vastaan? Sihteeri- ja assistenttityön ennustetaan katoavan teknologian kehittymisen myötä. Kun tietokone suorittaa itse kalenterin hallinnan ja matkalaskutuksen, assistenttina jää helposti pyörittelemään peukaloitaan. Kuitenkin sen sijaan, että jäisit odottamaan robottien valtaannousua, voit alkaa tehdä itse aktiivisesti töitä osaamisesi ylläpitämiseksi ja vahvuuksiesi, supervoimiesi, löytämiseksi ToimistoSissien assistenttiyhteisössä seuraamme, mihin suuntaan assistenttityö kehittyy ja pohdimme, miten meidän tulisi omaa osaamistamme kehittää, jotta olemme edelleen tärkeitä vaikuttajia tulevaisuuden työelämän pelikentällä. Yhdessä yhteistyötaitoja ja menestyviä tiimejä kouluttavan Suvi-Kanerva Koivusalon , Game Captains , kanssa pääsimme keskust...

Hotelli, joka on aina käytössä. Hotelli, jossa on 24/7 palveluiden lisäksi helposti vuokrattavissa kokous- ja tapahtumatiloja sekä tarvittaessa oma työhuone. Hotelli, jonka majoitus ja bisnespalveluiden kokonaisuuden täydentää toimivat ravintolapalvelut sekä rauhoittava wellness-osasto. Kuulostaa aivan yritysasiakkaan unelmalta, mutta se on jo totta - uusi VALO Hotel & Work avattiin Helsingin Mannerheimintielle syyskuussa 2020. Koska VALO Hotel & Work oli konseptina täysin uusi, tarvittiin joukko asiantuntevia assistentteja, ToimistoSissejä, testaamaan käytännössä, kuinka sen tarjoamat tilat ja palvelut toimivat. ToimistoSissien ja VALOn yhteistyö alkoi nettisivujen arvioinnilla jo hotellin suunnitteluvaiheessa huhtikuussa. Se huipentui lokakuussa, kun assistentit vierailivat vasta avatussa hotellissa asiakkaina ja panivat samalla merkille monia yksityiskohtia, joita voisi vielä hioa. Assistentit toivoivat esimerkiksi hiljaista taustamusiikkia allasosastolle, yhtä rennoista ty...

Kesäloman vapaat, lämpimät päivät alkavat pikkuhiljaa olla takana päin. Kun varpaita on saanut rauhassa liottaa lämpimässä vedessä, on jälleen aika laittaa kengät jalkaan ja palata toimistolle… Vai palataanko sittenkään? Assistentin arki on yhä poissa tavanomaisesta tasapainostaan, kun korona hiertää kivenä kengän pohjassa. Koko työyhteisön on oltava jatkuvasti varuillaan, sillä ei voi koskaan tietää, milloin se päättää pistää uudelleen. Miten kävellä eteenpäin varovasti? Miltä oma työ ja matka syksyyn näyttää? Assistentit pääsivät itse vastaamaan näihin kysymyksiin ToimistoSissien tekemässä kyselytutkimuksessa. Tulokset yllättivät positiivisuudellaan, ja kevään opit kantavat myös pitkälle syksyyn: Etätöihin on totuttu, käytänteet ovat tulleet tutuiksi ja hommat sujuvat suhteellisen hyvin. Kesä on tehnyt myös hyvää mielelle, mikä näkyy siinä, että yllättävän monelta löytyy toivoa ja halua tapahtumien ja kokousten järjestämiseen kasvokkain.  Kun assistentilta kysyy, miten koronatila...

Assistenttityön uudet roolit ja muuttuva työ koronakriisin keskellä Assistentin arki ja perinteinen toimistotyö kokivat suuren murroksen koronan ja sen tuomien rajoitusten myötä. ToimistoSissit, sihteeri- ja assistenttityön kehittäjäverkosto, selvitti, miten muutos on konkreettisesti näkynyt assistenttityötä tekevien arjen työssä.  Etätyö haastaa assistenttityön perinteiset toimintamallit Äkillinen kriisi heitti työyhteisöt rajusti uuden tilanteen eteen. Valmiita selviytymismalleja ei ollut, vaan moni asia oli mietittävä täysin uudestaan. Sihteerit ja assistentit pääsivät näyttämään muutoskyvykkyytensä ja merkityksensä työyhteisölle, mikä osoitti, että ala on kykenevä sopeutumaan myös tulevaisuuden haasteisiin. Tähän saakka etätyö ei ole ollut monellekaan assistentille mahdollinen tai sallittu työskentelymuoto. Vaikka työpaikalla muiden työ olisi liikkuvaa, usein kuitenkin assistentin oletetaan olevan toimistolla paikalla. Assistentti tuo työyhteisöön pysyvyyttä. Hän on...