Mistä inspiraatiota tapahtuman järjestämiseen? ToimistoSissien vinkit ja työkalut

-


Nyt pitäisi järjestää virkistyspäivä 100 hengelle. Mistä löytyisi paikka, johon pääsee kätevästi toimistoilta Jyväskylästä, Tampereelta ja Helsingistä. Miten kuljetukset onnistuvat? Tilat pitäisi olla hienot. Mieluiten järven rannalta isojen saunojen kera. Myös majoitustilat tulisivat olla laadukkaat ja huoneita riittävästi. Ohjelma pitäisi olla jotain erilaista, luovaa ja yllättävää, mutta kuitenkin sellaista, johon kaikki voivat osallistua.

Ei ihan helppo nakki. Usein tapahtumaa järjestettäessä aikataulu on tiukka ja kriteerejä on paljon. Siksi olemme koonneet alle parhaat vinkkimme siihen, kuinka tapahtuman järjestäminen sujuu entistä sulavammin.

1. Poimi ideoita aikaisemmista onnistumisista

Usein tapahtuman järjestäminen aloitetaan miettimällä, että miten asiat on aikaisemmin hoidettu. On hyvä pohtia, missä on onnistuttu ja erityisesti miksi onnistuttiin. Parhaita käytänteitä kannattaa kierrättää. Esimerkiksi jos tietynlainen musiikki tuntui toimivan, voi kyseisen tyylilajin ottaa mukaan myös seuraavaan tapahtumaan. Toisaalta samoja yhteistyökumppaneita ei kannata kierrättää loputtomasti. Sama paikka ja sama ohjelma vuodesta toiseen alkavat useimmiten kyllästyttää ennemmin tai myöhemmin. Miten voi uudistua? Mistä löytää uusia, luotettavia ja positiivisesti yllättäviä palveluntarjoajia?

2. Anna palveluntarjoajien kertoa itse

Tapahtuma-alan tarjontaa voit tarkastella kätevästi ToimistoSissien sivuilta, johon kollegoiden suosittelemat, hyväksi todetut palveluntarjoajat on koottu.

TarjousHaavi

TarjousHaavi on tapahtumanjärjestäjän työkalu numero yksi. Se on assistenttien itse suunnittelema, kaikille avoin sekä täysin ilmainen. TarjousHaavi on kätevä puskaradio, jolla tavoitat laajan verkoston tapahtuma-alan ammattilaisia. TarjousHaavi toimii hyvin yksinkertaisesti:
  • Syötä tilaisuuden perustiedot ja omat yhteystietosi
  • Syötä tapahtuman kriteerit (esim. budjetti, sijainti, ohjelmatoiveet)
  • Valitse, mitä palveluja tarvitset
  • Kerro mahdolliset erityistoiveet tapahtuman suhteen, esimerkiksi mitä ei ainakaan haluta
Sinun ei tarvitse itse tietää, mikä taho tarvitsemaasi palvelua tarjoaa. TarjousHaavista vastaavat ne, jotka kykenevät vastaamaan tarpeeseesi. TarjousHaavin kautta syötät pallon tapahtumanjärjestäjille ja saat täysin tarpeeseesi räätälöityjä ideoita sekä ehdotuksia, joita et olisi itse tullut koskaan ajatelleeksi. TarjousHaavin kautta toiveesi pyöreistä pöydistä tai firman brändiväreissä tehdystä ruuasta ohjautuvat oikeaan osoitteeseen ja tulevat kuulluiksi.

Uutistaulu

Uutistaululta löydät näiden suositeltujen palveluntarjoajien tuoreimmat tarjoukset sekä muuta tarjontaa ja ajankohtaisia uutisia. Tarjoukset antavat pontta myös omalle luovuudelle: Mitä jos tarttuisinkin tähän diiliin ja alkaisin rakentamaan tapahtumaani tämän pohjalta?

3. Hyödynnä kollegojesi vinkit

Kun ideat loppuvat, kannattaa lyödä viisaat päät yhteen ja kysyä kollegalta.

Suositukset

Uusien palveluntarjoajien laatua ja toimivuutta ei välttämättä pysty kovin hyvin itse analysoimaan ennen tilaisuutta. Silloin apunasi toimii ToimistoSissi-kollegojen suositukset. Siellä vastaavia tapahtumia järjestäneet kollegasi kertovat, mitkä tilat tai palveluntarjoajat ovat onnistuneet heidän mielestään loistavasti. Miltä kuulostaisi esimerkiksi legojen vuokraus tai syötävät kukkakimput? Lisää ideoita ohjeisohjelmista, lahjoista, tiloista sekä muista tapahtumapalveluista löydät nettisivuiltamme. Vinkit ovat ToimistoSissit-verkostoon rekisteröityjen jäsenten luettavissa.

Facebook-ryhmä

Jos TarjousHaavi ei riittänyt tarpeeseesi, voit kysyä apua ympäri Suomea asuvilta ToimistoSissi-kollegoiltasi. Tämä onnistuu kätevästi Facebook-ryhmässämme.

Työskenteletkö assistenttina tai vastaavissa tehtävissä? Ota avuksesi kollegaverkoston viisaus! Jos et ole vielä ToimistoSissit-verkoston jäsen, liity yhteisöömme. Jäsenyys on maksuton.


Kommentit

Lähetä kommentti