ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

Varmassa on tiivis, hyvää yhteistyötä tekevä, 13 assistentin tiimi. Kun menee sormi suuhun, löytyy omasta porukasta lähes aina joku, joka osaa. Silti tiimin näkökulmia kannattaa ehdottomasti laajentaa myös työpaikan ulkopuolelle.  Tuuli Kuutti , asiakaspalvelupäällikkö Varmalta, vetää työpaikan assistenttitiimiä. Tuuli on huomannut, että yrityksen sisäisen kollegaverkoston lisäksi on hyvä olla yrityksen ulkopuolista verkostoa. Firman sisällä saatetaan urautua tiettyihin työtapoihin. Siksi on välillä hyvä sparrailla ja inspiroitua muiden yritysten ratkaisuista. Näitä ideoita voi sitten jalostaa ja jakaa eteenpäin omassa työyhteisössä. Auttaminen on assistenttiuden ydintä ToimistoSissit on tarjonnut tähän loistavan alustan. Siinä Tuuli kertoo eniten arvostavansa verkostoitumista, ajankohtaisia, assistentin tarpeisiin suunnattuja seminaareja ja koulutuksia sekä vapaa-ajan toimintaa. Hänestä on hienoa, että toiminta perustuu vapaaehtoisuuteen ja mukaan pääsee ilmaiseksi. Se tuntuu reso...

Nyt pitäisi järjestää virkistyspäivä 100 hengelle. Mistä löytyisi paikka, johon pääsee kätevästi toimistoilta Jyväskylästä, Tampereelta ja Helsingistä. Miten kuljetukset onnistuvat? Tilat pitäisi olla hienot. Mieluiten järven rannalta isojen saunojen kera. Myös majoitustilat tulisivat olla laadukkaat ja huoneita riittävästi. Ohjelma pitäisi olla jotain erilaista, luovaa ja yllättävää, mutta kuitenkin sellaista, johon kaikki voivat osallistua. Ei ihan helppo nakki. Usein tapahtumaa järjestettäessä aikataulu on tiukka ja kriteerejä on paljon. Siksi olemme koonneet alle parhaat vinkkimme siihen, kuinka tapahtuman järjestäminen sujuu entistä sulavammin. 1. Poimi ideoita aikaisemmista onnistumisista Usein tapahtuman järjestäminen aloitetaan miettimällä, että miten asiat on aikaisemmin hoidettu. On hyvä pohtia, missä on onnistuttu ja erityisesti miksi onnistuttiin. Parhaita käytänteitä kannattaa kierrättää. Esimerkiksi jos tietynlainen musiikki tuntui toimivan, voi kyseisen tyylilajin ...

Palkkakeskustelu – kääk! Jos olet yksi meistä, jotka kokevat oman osaamisensa korostamisen vaikeaksi ja jollain tavalla vastenmieliseksi olet tullut oikeaan paikkaan. Tästä artikkelista löydät assistenttikollegoidesi parhaat vinkit siihen, mikä oikein on sitä assistentin osaamista ja miten siihen kannattaa vedota. Lisäksi voit tarkastella paljonko kollegasi tienaavat, jossa saat paremman käsityksen siitä, mitä voit pyytää korvaukseksi. Tiedot pohjautuvat ToimistoSissien verkkotilaisuudessa ”Assistentin osaaminen ja työtehtävät” 25.1 käytyyn keskusteluun. Korosta osaamisesi monipuolisuutta; ole generalisti ja ylpeä siitä! Ensin kysyimme, mitä asioita assistentit itse nostaisivat esiin kehityskeskusteluissa. Vastauksissa korostuivat selkeästi neljä aihepiiriä: asenne, hiljainen tieto, käytännön taidot sekä pehmeät taidot. Asenne: ”Joo hoituu” Olet assistenttina omatoiminen ja aloitekykyinen. Osaat ottaa selvää, vaikka et heti tietäisikään vastausta. Tämä tekee toiminnastasi ennustett...

Parviälyä on kaikkialla. Se on kuin painovoima, joka huomaamattomasti tekee taikojaan arjen yhteisöissämme. Sinun ei tarvitse olla siitä tietoinen, jotta se toimisi, mutta kun perehdyt sen toimintaan, sinulla on pian käytössäsi uusi supervoima. Mikä se parviäly sitten oikein on? Parviälyllä tarkoitetaan tilannetta, jossa monen eri ihmisen osaaminen ja ajatukset yhdistyvät tuottaen hedelmällisiä ratkaisuja johonkin ongelmaan. Tätä joukkoa kutsutaan parveksi. Pohjalla on ajatus eläinparvista, joissa yksilöiden erillinen intuitiivinen toiminta johtaa siihen, että niiden muodostama kokonaisuus näyttää yhdessä ilmeisen älykkäältä. Riittää, että osallistuja tuo parveen oman osaamisensa, jonka pohjalta tietoa voidaan jalostaa. Hänen ei tarvitse tiedostaa kokonaisuutta. Parviälyn toimimisen kannalta on tärkeää, että ryhmässä myös uskalletaan tuoda esiin hiljaista tietoa, itsenäisiä mielipiteitä ja ideoita. Tätä edistää se, että parvien annetaan muodostua täysin vapaasti. Kun omaa tietämystä ja...

Yrittäjänä työtehtävät ja asiakkuudet voivat välillä vaihdella paljonkin, mikä tekee työstä monipuolista, mutta myös haastavaa. Tärkeintä on uskoa omaan tekemiseen ja luottaa itseensä. Miten minusta tuli yrittäjä? Oma Assistentti yritykseni on nyt 2-vuotias. Yrittäjyyttä olin miettinyt jo pitkään, koska halusin työllistää itseni ja hyödyntää yrittäjänä monipuolista ammattitaitoani. Ennen yrittäjäksi ryhtymistä opiskelin markkinointiassistentiksi, markkinointiviestinnän ammattitutkinnon sekä yrittäjän ammattitutkinnon. Tästä paketista sain paljon hyviä työkaluja yritystoiminnan aloittamiseen. Parasta on monipuolisuus ja muiden auttaminen Yritykseni tarjoaa lisäapua yrittäjille ja yrityksille, silloin kun omat resurssit eivät riitä kaiken tekemiseen, mutta tehtävä työ ei kuitenkaan vaadi kokoaikaista tekijää. Tarjoan apua myyntiin ja markkinointiin, asiakaspalveluun, messuille, toimistotöihin, tapahtumien järjestämiseen. Lisäksi tarjoan matkailualan ammattitaitoani matkailuyrityksille. O...

"Lonely lunch" - patsaat pitävät seuraa Indufor Oy:n johdon assistentille Taina Parolle  Kaikki muut kaikkosivat etätyöhön ja Indufor Oy:n johdon assistentti Taina Paro jäi yksin toimistolle. Töitä riittää, mutta olo on outo. Kun yhteydenotot ja avuntarve työkavereiden suunnalta lisääntyvät, assistentti tukeutuu verkostoon ja kävelylenkkeihin. Tuskin Taina olisi 37 vuotta sitten assistentin uraa aloittaessaan osannut kuvitella, että päätyisi tekemään yksin töitä suuressa toimistossa. Kuitenkin koronan tullessa toimitusjohtaja ilmoitti kaikille, että muut työntekijät siirtyvät täysin etätyöhön ja assistentti jää yksin toimistolle, jossa hänen on turvallista ja helpompaa työskennellä. Taina on samaa mieltä: ”Ei tarvitse pelätä ja on sellaisia tehtäviä, joita en voi tehdä kotoa käsin.” Muutos oli aivan valtava, mutta onneksi järjestely tuntui riskiryhmään kuuluvasta Tainasta luontevalta. Koska töitä riittää ja linjat ovat jatkuvasti kuumana, ei aikaa jää juuri tila...

Liisa Korkiakoski, assistentti, Psoriasisliitto ry Muutos on ollut nopea ja ennen näkemätön. Etätyöt, tekniikka, uudenlaiset tapahtumat – omaksuttavaa riittää. Paluu totuttuun on vielä hämärän peitossa, mutta toivolla verhoiltu. Psoriasisliiton assistentin, Liisa Korkiakosken , mukaan korona on tuonut mukanaan paljon positiivisia haasteita: ”Ihan huimaa digiloikkaa on ollut talon sisällä.” Assistentin on täytynyt hyvin nopealla aikavälillä omaksua uusia tapoja toimia ja kokoustaa sähköisillä alustoilla. Tekniikan kanssa on olemassa aina pieni epävarmuus: ”Nooh, pelaakohan nämä yhteydet?” Onneksi apua on tarjolla ja tekemällä oppii. Kun työmatkoissa säästää aikaa, sitä on jäänyt mukavasti juuri digitaitojen vahvistamiseen esimerkiksi erilasten webinaarien ja koulutusten avulla. Liisalla on vankka osaaminen ja vuosien kokemus assistentin tehtävistä. Etätöitä hän ei juuri tehnyt aiemmin, muutaman kerran kuukaudessa, mutta koronan tuomien rajoitusten vuoksi on hänkin päässyt ni...

Osallistuin ToimistoSissien 10-vuotisjuhlaan, missä yksi ohjelmanumero oli SissiAwards-palkintotilaisuus. Keräsin tähän blogaukseen parhaat poiminnat palkittujen puheista – otetaan verkoston vinkit hyötykäyttöön! Koko palkinnonjakotilaisuuden pääset katsomaan tästä: Eniten yhteistyökumppanisuosituksia jättänyt Virpi Syvänne , CGI Suomi Oy:n Sales Assistant, palkittiin jättämiensä 104 suosituksen ansiosta: ”Vertaisverkostolta saadut kommentit auttavat päätöksenteossa, koska arvostamme kumppaneissa samanlaisia asioita: toimivuutta, luotettavuutta ja sitä jotain erityistä, mikä erottaa muista toimijoista.” Katso koko Virpin puhe tästä: Ikäinstituutin säätiön sihteeri Saila Leppinen ansaitsi 81 tarjouspyynnöllään eniten TarjousHaavia käyttäneen Sissin tittelin: ”Järjestämme tilaisuuksia noin 60 vuodessa, joten TarjousHaavin avulla työni helpottuu huomattavasti ja aikaa säästyy. Järjestämämme koulutukset sijoittuvat ympäri Suomen, joten yhden lomakkeen täyttäminen on paljon ...

Jo pitkään olemme saaneet seurata synkkiä tulevaisuudenkuvia sihteerin ja assistentin työn tulevaisuudesta. ”Teitä ei enää tarvita”, sanotaan. Monesta yrityksestä kuulee, että eläköityvien assistenttien tilalle ei enää palkata uutta väkeä. Assistenttien ammattikunta ikääntyy, kunnes se väistyy kokonaan. Niinkö? Sihteeri- ja assistenttityöhön ei ole juurikaan enää suoraa koulutusta tarjolla. Haaga-Heliallakaan ei enää jatkossa ole tarjolla Johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelmaa. Sen sijaan koulutetaan tradenomeja Liiketoiminnan palveluratkaisut ja kielet – koulutusohjelmassa, josta valmistuu tietotyön asiantuntijoita palvelemaan laaja-alaisesti liiketoimintaa. Poistuuko koko assistenttien ammattikunta työmarkkinoilta tulevaisuudessa? Ja miten assistenttityötä tekevien tulisi valmistautua ja kouluttaa itseään, jotta eivät putoa tyystin työelämän rattailta? Assistenttityön käytännön osaajia ja asiantuntijoita sekä ToimistoSissit -assistenttiverkoston jäseniä kokoontui p...

ToimistoSisseillä, meillä sihteereillä ja assistenteilla, on valtava osaamispääoma ja rutkasti työvuosien kerryttämää tietoa ja kokemusta. Miksi turhaan käyttäisimme kortilla olevaa työaikaa keksimällä pyörää uudelleen, kun voisimme saada apua kollegaverkostolta? Ryhmä ToimistoSissien verkoston kehittämisestä innostuneita jäseniä kokoontui ideariiheen ja sai idean sihteerien ja assistenttien omasta blogista, jossa voisimme jakaa ajatuksia työelämästä sihteerien ja assistenttien näkökulmasta, omista oivalluksistamme ja kokemuksistamme myötä- ja vastamäessä. Tästä sai alkunsa tämä uusi Assistentin arkea -blogikategoria. Palamme halusta kuulla, minkälaista on sihteerin ja assistentin työ eri organisaatioissa ja millaisten haasteiden edessä juuri sinä puurrat. Löytyykö sinulta vinkkejä tai kokemuksia, joita voisit jakaa meidän kanssamme? Kutsumme kaikki toimistotyön ammattilaiset mukaan kirjoittelemaan kokemuksistaan ja ajatuksistaan sekä lukemaan Assistentin arkea -blogia. Vinkkaa...

Takana kiireinen työpäivä, ja odotan, että kello näyttäisi jo puoli kolme. Silloin olisimme jo junassa, matkalla pois kaupungin sykkeestä, kohti Hirvihaaran kartanoa . Tapasimme rautatieasemalla ToimistoSissien kanssa. Tällä kertaa ToimistoSissien 10 hengen porukastamme vain 2 oli käynyt tässä 1918 vuonna rakennetussa Hirvihaaran kartanossa aikaisemmin, joten odotukset olivat korkealla. Junamatkalla Mäntsälään minulla olikin oiva mahdollisuus haastatella muita ToimistoSissejä illan ennakkofiiliksistä. Päällimmäiseksi nousi odotus tyylikkäästä tapahtumapaikasta, joka erottuisi jotenkin erityisellä tavalla muista nähdyistä kartanoista. Tulisimmeko näkemään kesäistä tunnelmaa? Kuulisimmeko Hirvihaaran kartanon historiaa? Pääsisikö kartanolla veden äärelle ja uimaan? Minkälainen olisi tutun hehkuttama savusauna? Taksin kääntyessä Hirvihaaran kartanon pihalle, auton täyttivät ihastelevat huudahdukset. Voi miten kaunista! Aurinko ja 17 asteen toukokuinen ilta lisäsivät kesäistä tunnel...