Assistentin arkea: Hyvä assistentti on johtajan tärkein kumppani!

Kollegahaastattelussa Nathalie Vaittinen, Jokerit Hockey Clubin johdon assistentti

ToimistoSissien verkostossa on yli 2600 sihteeriä, assistenttia tai vastaavassa tehtävässä työskentelevää toimistotyön rautaista ammattilaista. Tässä joukossa piilee uskomaton määrä ammattitietoa ja kokemusta. Meitä ToimistoSissejä löytyy työelämässä hyvin erilaisin taustoin ja toimenkuvin. Mielenkiintoisia ovat myös monenkirjavat urapolut, joilla assistentin tehtäviin päädytään.

Välillä pääsemme kurkkaamaan kulisseihin, vierailemaan toistemme työpaikoilla ja tutustumaan millaisten haasteiden parissa kollegamme muissa yrityksissä painivat. ToimistoSissien johdon assistenttien ryhmä kävi tutustumassa Nathalie Vaittisen työpaikkaan Jokerit Hockey Club Oy:ssä, jossa Nathalie työskentelee johdon assistenttina.

Merkonomin oppisopimuskoulutus antoi tukevan pohjan

Nathalie on työskennellyt vuodesta 2002 assistentin tehtävissä. Ylioppilaaksi valmistumisen jälkeen hän opiskeli oppisopimuskoulutuksella merkonomiksi, täydennyskoulutuksena on lisäksi kaikki Mercuri Pro Executive Assistant Primus Motor 1-5 –kurssit.

Miten Jokereille?

”Olin työskennellyt jo useamman vuoden Sanoma Media Finland -mediamyynnin silloisen markkinointijohtaja, Jukka Kohosen, assistenttina. Kun Jukka nimitettiin Jokerit Hockey Clubin toimitusjohtajaksi, hän kysyi olisiko minullakin kiinnostusta hakea työtehtäviä Jokerit Hockey Clubista. Hain, sain paikan ja jatkoin täällä hänen assistenttinaan.”, Nathalie kertoo.

Pomon kanssa kimpassa eteenpäin uralla!

Nathalien uratarinassa erityisen ilahduttavaa oli kuulla hyvästä ja toimivasta yhteistyöstä, joka on kestänyt ja jatkunut esimiehen urapolun edetessä. Tänä päivänä on yhä harvinaisempaa, että johtajilla ylipäänsä on enää henkilökohtaisia assistentteja. Harvassa ovat myös ne johdon assistentit, jotka kulkevat johtajansa rinnalla työpaikan vaihtuessa.

Mihin hyvä yhteistyö pohjautuu?

”Kyllähän kaiken perustana oli se, että Jukka Kohosen tultua Sanomien palvelukseen 2010, meidän kemiamme loksahtivat heti paikalleen ja yhteinen sävel löytyi. Olin tuntenut Jukan jo aikaisemmasta yhteistyöstä Kärkimedian kanssa. Pidän ehkä tärkeimpänä roolina assistentin tehtävässäni Jukan sparraamista ja aikataulujen varmistamista. Aikataulut ovat Jukan heikkous”, Nathalie naurahtaa. ”Yritän myös karsia lukuisista palaveri- ja yhteydenottopyynnöistä turhat pois ja ohjata niitä oikeille henkilöille – kaikki asiat eivät vaadi toimitusjohtajan tapaamista.”

”Meillä on ehdottomasti myös erittäin hyvä luottamus toisiimme, joka on assistentin roolissa tärkeää”, Nathalie lisää. ”Eikä sekään ole haitannut yhteistyötämme, että meillä on samanikäiset pojat jolloin olemme välillä voineet jakaa myös kasvatusasioita.”

Nathalien tehtävät lyhyeen listaan tiivistettynä:

• toimitusjohtajan kalenterihallinta, kokous- ja matkajärjestelyt
• kokousjärjestelyt ja kokousasiakirjojen laatiminen.
• seminaarit, tällä hetkellä menossa ”Forwards in China” 11.1.2018 järjestettävän seminaarin järjestelyt
• markkinointijohtajan avustaminen ottelu- ja muiden tapahtumien järjestelyissä
• toimiston yleiset asiat, lomajärjestelyt
• VIP-palveluiden myynti ja järjestäminen, otteluissa VIP-hostina toimiminen
• Hockey Connecting Business -tilaisuudet etenkin Venäjällä Pietarissa, sekä muissa KHL-maissa
• matka- ja kululaskut sekä talouslaskujen tiliöinti ja hyväksyttäminen
• yksikön laitehankinnat puhelimien ja työkoneiden osalta
• yhteistyösopimusten taltiointi, seuranta ja laskutus
• myyntimateriaalien laadinta
• Jokerit LinkedIn-markkinointikanavan ylläpito

 Tyypillisen työpäivän kulku

Nathalie kertoo työpäiviensä jakautuvan kahteen eri kategoriaan: ”On ottelupäivät ja ei-ottelupäivät. Päivän ensimmäinen työ on tarkistaa toimitusjohtajan kalenteri, jotta tiedän hänen aikataulunsa. Suurin osa työajasta kuluu sähköpostin äärellä. Otan vastaan VIP-pakettitilauksia, teen asiakkaalle tilausvahvistukset ja laskut. Ennen otteluita asiakkaat saavat saapumisohjeet VIP-tilaisuuteen. Ottelupäivänä olen Jokerit Clubilla tai aitiossa emännöimässä. Illat usein venyvät. Kotiin pääsee vasta ottelun päättymisen jälkeen n. klo 21.15. Hiljaisena iltana meidän VIP-hostimme hoitavat illan ja pääsen itse lähtemään aikaisemmin.”

Urheilun suurtapahtumien järjestäminen on tarjonnut ikimuistoisia hetkiä

Tapahtumat ovat vieneet Nathalieta ympäri maailmaa ja antaneet mahdollisuuden päästä osaksi isoja ja merkittäviä urheilutapahtumia. Edellisessä työpaikassaan Sanomilla Nathaliella oli vuosina 2009-14 Sanoma Business Slalomin järjestelyjen päävastuu. ”Tapahtuma on erittäin hauska, mutta myös bisneksen ja verkostoitumisen kannalta antoisa. Asiakkaat ovat aina olleet hyvällä mielellä ja palaute on ollut erittäin positiivista”, Nathalie kertoo.

Jokereilla Nathalie on saanut olla mukana järjestämässä Winter Sports Week in Beijing 9.-13.1.2017 –tapahtumaa yhdessä Finpron kanssa sekä Shanghaissa Business Summitia 6.-10.9.2017. Nämä hän mainitsee huippuhetkiksi omalla urallaan: ”Olen päässyt käymään kahdessa eri kaupungissa, joihin ei ehkä muuten tulisi koskaan mentyä. Olen kehittynyt työssäni päästessäni tekemään yhteistyötä niin suomalaisten kuin kiinalaistenkin toimijoiden kanssa. ”

”Tarvitsen apulaisassarin!”

Mitä muuttaisit työssäsi? ”Tarvitsen apulaisassarin!”, Nathalie naurahtaa ja perustelee, ”Kauden aikana päivät ovat hektisiä ja usein aika menee tulipalojen sammuttamiseen. Joskus leikilläni haaveilen assarista jolle voisi antaa kaikki rutiinityöt”.

Parasta työssä on mukavat työkaverit!

”On tärkeää muistaa tavata omia ystäviä ja elää elämää myös työn ulkopuolella. Runsasta ulkoilua ja liikuntaa! Huumorilla pääsee myös pitkälle.”, vastaa Nathalie kysymykseen, miten hän pitää huolta omasta jaksamisestaan.” Työssä jaksaa, kun on mukavat työkaverit. Koen palkitsevaksi myös sen, että on saanut olla mukana luomassa jotain ihan uutta Suomessa – haluamme tehdä asiakkaille ainutkertaisia tapahtumia! On ihanaa, kun työ on vienyt useisiin uusiin paikkoihin: Pietari, Moskova, Zagreb, Bratislava, Riiga, Peking ja Shanghai. On ollut suuri kunnia tutustua toisten KHL maiden joukkueiden organisaatioihin, ihmisiin, kulttuureihin ja tapaan toimia.”

Mitä uutta haluaisit oppia? Missä haluaisit kehittyä työssäsi?

”Olen kiinnostunut HR puolesta, ja jos jotain uutta vielä opiskelisin, niin suuntaisin sinne. Nykyisessä tehtävässä myös Venäjän ja Kiinan kielen osaaminen olisi melkoinen valttikortti!”, Nathalie tuumii.

Taija Uusikumpu, ToimistoSissien verkoston koordinaattori

---

ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi