Assistentin arkea: Hei voiksä kattoo tän tekstin?

Sihteerinä ja assistenttina sinulta pyydetään usein apua tekstin viimeistelyyn. Yleensä tuo apu koskee kielenhuoltoa. Entä jos huoltaisit pelkän kielen sijaan koko tekstin? 

Kun joku pyytää sinua katsomaan tekstiään, tarkistat siitä yleensä kielen. Sen, että teksti noudattaa kielioppia.

Se on sitä kielenhuoltoa.

Saatat puuttua myös liian pitkiin virkkeisiin tai koukeroisiin ilmaisuihin tai siihen, että teksti on epäjohdonmukainen.

Tämä on tekstinhuoltoa.

Jos olet oikein etevä, osaat asettua lukijan asemaan. Kommentoit sitä, miten asia kannattaa esittää lukijalle. Kiinnostaako teksti lukijaa? Ymmärtääkö hän lukemansa?

Tämä on psykologista tekstinhuoltoa.

Tappavan tylsää tekstiä ei lue kukaan

Pelkkä kielenhuolto ei riitä siihen, että kirjoittaja saavuttaa tekstillään sen, mitä haluaa. Mikään ei ole surkeampi näky kuin teksti, joka noudattaa kielioppia pilkulleen, mutta on niin tylsä, että sitä ei kukaan viitsi lukea.

Se on surkeaa siksi, että ensin kirjoittaja on käyttänyt aikaansa tehdäkseen tekstin. Ja sitten hän haaskaa lukijan aikaa siihen, että tämä yrittää selvittää, mitä tässä yritetään sanoa, miksi tämä tuli minulle ja miksi minun pitäisi käyttää aikaani tämän lukemiseen. 

Sinä, sihteeri ja assistentti, olet työpaikkasi avainhenkilö. Siksi ehdotan, että ryhdyt avaamaan työpaikkasi kirjoittajien silmiä. Ja tarjoat heille kielenhuollon lisäksi tekstinhuoltoa.

Etkä vain tavallista tekstinhuoltoa, vaan sellaista, joka auttaa lukijaa täyttämään psykologiset perustarpeensa. Koska vain silloin lukijassa syttyy kiinnostus ja innostus kirjoittajan asiaa kohtaan. Ja vain silloin lukija viitsii lukea tekstin.

Joten. Kun lähijohtajasi tuo taas tekstin pöydällesi, käytä seuraavaa viittä keinoa.

1. Selvitä tekstin kohderyhmä ja tavoite.

Kysy, kenelle teksti on kirjoitettu. Jos saat vastaukseksi että asiakkaille tai koko henkilöstölle, pyydä tarkennusta. Niillekö, jotka jo tietävät tästä? Vai niille, joita tämä ei kiinnosta mutta olisi tärkeää että he kiinnostuisivat?

Kysy lisäksi, mitä kirjoittaja on halunnut sanoa. Se on vielä aika helppoa, koska meillä kirjoittajilla on aina paljon sanottavaa. Vaikeampaa on pohtia, minkä vaikutuksen kirjoittaja on halunnut saada aikaan kohderyhmässään. Haluaako hän että lukija kiinnostuu? Ottaa yhteyttä? Alkaa toimia kuten tekstissä lukee?

Kun kaikki kohderyhmät ovat selvillä, pyydä kirjoittajaa laittamaan ne tärkeysjärjestykseen. Kun kaikki tavoitteet ovat selvillä, pyydä kirjoittajaa laittamaan nekin tärkeysjärjestykseen.

Koska teksti tehdään nimenomaan tärkeimmälle kohderyhmälle. Ja niin, että sillä saavutetaan nimenomaan sen tärkein tavoite. Muut kohderyhmät ja tavoitteet ovat toissijaisia, ja se kirjoittajan täytyy hyväksyä. Jos yrittää kirjoittaa kaikille ja saavuttaa kaiken, lopputuloksena on yleispätevää lätinää, joka ei kiinnosta ketään.

2. Tee lukijasta keskipiste.

Kun me ihmiset luemme tekstejä, haemme niistä aina itseämme. Yleensä tiedostamatta. Jos löydämme, tykkäämme tekstistä ja lukeminen tuntuu mukavalta.

Haemme tekstistä tiedostamattamme myös subjektia, tekijää. Jos tekijä on ihminen, lukijan on helppo samastua tekstiin, koska hänkin on ihminen. Samastuminen taas parantaa sitä, että lukija kokee tekstin ymmärrettäväksi ja kiinnostavaksi.

Joten vinkki: tee lukijasta tekijä. Eli kirjoita sinä-muodossa aina kun mahdollista. Se sopii erityisen hyvin ohjeisiin, kutsuihin, verkkosivuihin – lähes kaikkiin tekstilajeihin.

3. Osoita asian merkitys. 

Jokainen teksti kilpailee lukijan huomiosta. Siksi tekstistä kannattaa tehdä kiinnostava.

Nyt kun tiedät tekstin kohderyhmän, mieti, mitä lukija haluaa kuulla. Mitä hän odottaa, toivoo, pelkää? Mitä hyötyä ja haittaa tästä on lukijalle?

Auta kirjoittajaa asettumaan lukijan asemaan ja miettikää vaikka yhdessä, mikä on tekstin sisältämän asian merkitys lukijalle. Ja tuokaa se tekstiin.

4. Kirjoita selvästi.

Kenenkään kirjoittajan tavoitteena ei ole, että lukija tuntisi itsensä tyhmäksi. Mutta ah, miten yleistä on, että niin käy!

Kuinka selvää tekstin sitten pitää olla? Niin selvää, että kohderyhmä ymmärtää varmasti joka ikisen sanan. Kun lukijan vastaa tulee yksi epäselvä sana, lukeminen herpaantuu. Kun tulee toinen ja kolmas, lukeminen loppuu. Tämäkin on yleensä tiedostamatonta. Lukeminen vain tuntuu työläältä, joten miksi jatkaa, kun ei ole pakko, ja harvoin on.

Olen työssäni arvioinut tuhansia tekstejä. Kertaakaan en ole nähnyt liian yksinkertaista tekstiä. Joten riski sellaisen tuottamiseen on hyvin pieni. Kerro tämä lähijohtajallesi, jotta hän uskaltaa laskeutua tavallisten kuolevaisten tasolle.

5. Tee viiden sekunnin lukupaketti.

Suurin osa vain silmäilee tekstin, harva lukee kokonaan. Ja vaikka lukisikin, jokainen ensin silmäilee. Katsoo pääotsikon, väliotsikot, lihavoinnit, kuvat ja kuvatekstit. Silmäily on katsomista. Pienten elementtien katsomista.

Nyt kun tiedät tämän, auta lähijohtajaasi ja varmista, että kaikki tärkein tulee kerrottua näissä pienissä elementeissä. Silloin viesti menee perille sillekin, joka käyttää tekstiin vain muutaman sekunnin.

Käytä palautetta

Sihteerinä ja assistenttina kirjoitat myös itse.

Kun kirjoitat, lisää tähän viiden keinon listaan yksi: hae palautetta. Kun saat palautetta, tiedät, mitä jo osaat ja missä voit vielä kehittyä. Palaute auttaa sinua kehittymään kirjoittajana loputtomiin. Muista myös, että palaute tarkoittaa tietoa käyttäytymisestä ja sen vaikutuksesta. Kirjoittajalle se tarkoittaa tietoa siitä, mikä tekstissä toimii kohderyhmän ja tavoitteen näkökulmasta ja mikä ei.

Palaute ei tarkoita neuvoja eikä tekstin muokkausta. Niitäkin tarvitaan, ja niille on oma paikkansa.

Sirke Lohtaja-Ahonen, Liitos
Sirke on Motivaatiokirjoittamisen™ kehittäjä, viestintävalmentaja ja tietokirjailija, jonka intohimo on kielen voima. Hän tekee tylsistä asioista kiinnostavia, vaikeista helppoja ja saa ihmiset näkemään vahvuutensa viestijöinä. Sirke on työskennellyt viestintäalalla yli 30 vuoden ajan ja pitänyt satoja valmennuksia. ToimistoSissejä Sirke on valmentanut vuodesta 2012 lähtien ja saanut jokaisesta valmennuksesta loistavat palautteet. Sirke on saanut erityiskiitosta avoimuudesta, kannustamisesta ja innostamisesta.

Kehity kirjoittajana – osallistu Sirken kirjoittamiskoulutuksiin!

ToimistoSissit järjestää yhdessä Sirken kanssa kaikille kirjoittamistaitojensa kehittämisestä  kiinnostuneille innostavat verkkokoulutukset 5.5. Aamupäivän aiheena on Innostavaa tekstiä!  ja iltapäivän Kieliopin pikakertaus . Tule mukaan oppimaan!

---

ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi