ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

Etätyösuosituksesta on luovuttu, joten palataanko nyt vanhaan kunnon toimistokulttuuriin? Tätä kysymystä pohditaan monessa työyhteisössä. Vaikka etätyö on parantanut työmme tehokkuutta ja tuloksia, silti samalla kaipaamme työkavereita ja työyhteisön tukea. Etätyö on myös osittain etäännyttänyt tiimit muutenkin kuin fyysisesti ja virtuaalinen työ on omiaan lisäämään tietokatkoja ja väärinymmärryksiä. Pitkittyneenä tällaiset tekijät saattavat jopa rapauttaa työporukan yhteisöllisyyttä. Yhteisöllisyydellä ja laadukkaalla yhteydenpidolla on kuitenkin tärkeä rooli työssämme, ja jos ne päästetään murenemaan, vaikutus näkyy organisaation yhteistyökyvyssä ja lopulta työyhteisön suoriutumisessa. Mutta edellyttääkö yhteisöllisyyden rakentaminen toimistolle paluuta? Eri organisaatioissa on käytössä erilaisia työskentelyn tapoja Organisaatiot ovat tehneet monenlaisia linjauksia etätyön jatkosta. Toiset liputtavat vapaan etätyön perään kun taas toisissa yrityksissä rohkaistaan työntekijöitä palaama...

Voisiko assistentti ottaa isomman roolin omaan työtä helpottavien, teknisten työkalujen toteutuksessa? Digitaalinen transformaatio on tutkitusti kaventanut ja tulevaisuudessa kaventaa entisestään eri funktioiden välisiä eroja, eikä tekninen kehittäminen jää vain IT:n vastuulle. Assistentteina meidän pitää vain rohkaistua etsimään sisäinen kehittäjämme, opetella uusia taitoja ja kokeilla. Nautit itse kehitystyösi hedelmistä Citizen developer, eli kansalaiskehittäjä on siis IT:n ulkopuolella työskentelevä henkilö, joka käyttää erilaisia tietoteknisiä työvälineitä hyväkseen tehostaakseen työtä ja ratkaisee eteen tulevia ongelmia. Parasta kansalaiskehittämisessä on se, miten kehitystyön tuloksista pääsee nauttimaan itse ja yleensä aika nopealla aikataululla. Oman työn tehostaminenhan tuo hyötyä juuri sinulle, tai esimerkiksi kollegoillesi. Kaikki me varmasti mieluummin käyttäisimme aikaa läheistemme kanssa, kuin tekemällä yksinkertaisia, mutta pakollisia tehtäviä. Monet meistä ovat aikaise...

  Kun aloitin opintoni syksyllä 2019, koulutusohjelmani nimi oli yhä Johdon assistenttityö ja kielet. Minun lisäkseni koulutusohjelmaan haki vain neljä miesoletettua, joista tietääkseni ainakin yksi on jo lopettanut opintonsa kyseisessä ohjelmassa. Koulutusohjelman nimi on sittemmin muutettu ympäripyöreäksi liiketoiminnan palveluratkaisujen ja kielten koulutusohjelmaksi, ja mieshakijoiden määrä on kasvanut erittäin tuntuvasti. Tutorina toimiva ystäväni kertoi, että nykyisen koulutusohjelman miehet olivat kalvenneet kasvoiltaan kuullessaan, että koulutusohjelman takana vaikuttava ainejärjestö HSO on lyhenne Helsingin Sihteeriopistosta. Myös HSO lyhenne on sittemmin jäänyt nimestä pois. Miksi miehet eivät halua olla assistentteja tai sihteereitä? Olen tullut siihen tulokseen, että miehen malli on ahdas ja miehinen ego kolhiintuu ajatuksesta palvella jotain toista tai toimia jonkun sihteerinä. Miehet eivät uskalla tehdä naiselliseksi miellettyjä töitä. Miehet haluavat olla pomoja ja p...

Elli vas. Elina oik. On aina yksi ihminen, johon voi luottaa ja jolle voi soittaa. On aina joku ihminen, joka tietää mun kaikki asiani. On aina tuki ja turva. Ettei tarvitse miettiä, kun tulee keskellä yötä, että onko se taksi siellä. Tässä tapauksessa kyseessä ei ole henkivartija, äiti tai elämänkumppani, vaan osaava johdon assistentti. Elinan ja Ellin matka alkoi noin vuosi sitten, kun Elli etsi itselleen uutta osaavaa assistenttia ulkoisella haulla. Hyvin omat työtapansa tuntevana ihmisenä Elli haki rinnalleen ihmistä, joka esimerkiksi tarkkuudellaan tasapainottaisi hänen taipumustaan suurpiirteisyyteen. Vaikka Ellin mielikuva hyvästä assistentista oli jo aikaisemman kokemuksen pohjalta suhteellisen selkeä, pääsi Elinan osaaminen ja ammattitaito silti yllättämään: ”Ai että assistentti pystyy tekemään tuotakin!” Elina vakuutti myös proaktiivisuudellaan, rohkeudellaan sekä nopeudellaan. Ja Elli oli myyty. Mitä enemmän luottaa, sitä enemmän assistentti voi auttaa Itse työskentelyyn sii...

"Miten voin 55-vuotiaana työllistyä?" mietin hieman pelokkaasti, kun määräaikainen työsuhteeni toukokuussa 2021 päättyi. Muuta vaihtoehtoa ei kuitenkaan ollut, kun kaivaa kokemusarkistosta työnhakutaidot ja lähteä kilpailemaan nuorten, juuri valmistuneiden moniosaajien kanssa. Pelottiko? – no ei aluksi, olinhan hakenut töitä aikaisemminkin ja jopa päätynyt uusiin tehtäviin helpostikin. Mutta eihän se helppoa ollut. Vuosi oli tullut ikämittariiin taas lisää, ja takana oli kaksi lyhyttä työsuhdetta. Aiemmin olin ollut onnekas. Olin työskennellyt Sanomilla upeat 24 vuotta ja päässyt siirtymään uusiin haasteisiin yhdessä pomoni kanssa. Ei siinä ollut tarvinnut kauheasti CV:tä miettiä – kunhan välillä päivitti sitä omaksi iloksi. Työnhaku käy työstä Nyt oli kuitenkin lähdettävä täysillä työnhakuun. Tähtäimessä oli johdon assistentin, assistentin tai toimistopäällikön työt. Työpaikkoja oli tarjolla jopa ilahduttavan runsaasti. Aluksi hain oikeastaan ihan joka paikkaan, sillä koin p...

Hybridimallissa työyhteisön keskinäisen viestinnän merkitys korostuu Toimistoille paluu ja etä- sekä lähityön yhdistäminen sujuvaksi arjeksi koko työyhteisölle vaatii selkeää viestintää ja johtamista sekä paljon hyvää tahtoa. Etätyöstä lähityöhön palaaminen voi tuntua väsyttävältä ja tehottomalta, oli kyseessä sitten jokapäiväinen tai osa-aikainen toimistolle siirtyminen. Aikaa kuluu enemmän työkavereiden kanssa jutteluun ja lounastaukoihin. Aamut alkavat hitaammin, kun pitää pukea housut ja muovautua yhteiskuntakelpoiseksi epäinhimillisen aikaisin. Toisaalta työt jäävät helpommin toimistolle päivän päätteeksi ja kollegoiden kanssa keskustellessa asiat asettuvat uuteen, usein parempaan ja kevyempään perspektiiviin. Syntyy uusia ideoita, ja töihin suoraan liittymätön viestintä luo yhteishenkeä. Käytännön vinkkejä toimivaan työyhteisöviestintään Uusien työtapojen ja toimintakulttuurin muutoksen myötä työyhteisön sisäinen viestintä on erityisen tärkeässä asemassa. Tuluksen yhteen kokoamis...

Mitä yhteistä on assistentilla ja opettajalla? Yllättävän paljon. Ennen kuin mennään siihen, kerron miten luokanopettajasta tulikin assistenttiopiskelija. Olen Niina Toivanen, entinen opettaja ja nykyinen ASSI-opiskelija. Valmistuin 2014 saksan, ruotsin ja luokanopettajaksi ja työskentelin viisi vuotta luokanopettajana. Nyt opiskelen viimeistä vuotta Haaga-Heliassa Johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelmassa ja aikomukseni on valmistua jouluna 2022. Lukion jälkeen minun oli vaikea päättää, mitä haluaisin opiskella, koska olin hyvä vähän kaikessa. Ajattelin, että opettajana sitä voisi hyödyntää. Minua on aina kiinnostanut kielet ja siksi opiskelin pääaineenani saksaa. Saksan opettajien työtilanne ei kuitenkaan ollut hääppöinen ja työskenneltyäni viisi vuotta luokanopettajana aloin katselemaan ympärilleni uudelleen ja törmäsin ASSI-koulutusohjelmaan. Se oli juuri sitä mitä etsin; kieliä, tiedonhallintaa, digiosaamista, ongelmanratkaisua ja liiketoiminnan osaamista. Aloitettuani ...

Kuva: Felt Fotografi Oletko joskus ollut tilanteessa, jossa olet tuntenut, että ajatuksesi kiertävät kehää, etkä löydä oikeita ratkaisuja käsillä olevaan pulmaan? Kokonaiskuva on ollut hukassa, etkä ole kyennyt ”näkemään metsää puilta?" Tai olet punninnut eri uravaihtoehtojen välillä kykenemättä päättämään, mikä olisi oikea suunta eteenpäin? Coaching tarjoaa vastauksia tällaisiin ajatusjumitilanteisiin. Assistentit ovat työyhteisöissään silminä ja korvina, ja he toimivat eräänlaisina kävelevinä fiilismittareina. Olemme usein tukena erilaisissa muutostilanteissa, ja havaitsemme herkästi heikotkin signaalit, joita muutokset saavat henkilöstöstä kumpuamaan. Näin johdon assistenttina ja tiiminvetäjänä olen usein kokenut tämän omakohtaisesti ja kiinnostuin siksi coachingista ja sen antamista työkaluista työyhteisön auttamiseksi. Ei mentorointia tai terapiaa, vaan coachingia! Mikä ihmeen coaching? ICF määrittelee coachingin kumppanuudeksi ajattelua herättävässä ja luovassa prosessissa, ...

Parviälyä on kaikkialla. Se on kuin painovoima, joka huomaamattomasti tekee taikojaan arjen yhteisöissämme. Sinun ei tarvitse olla siitä tietoinen, jotta se toimisi, mutta kun perehdyt sen toimintaan, sinulla on pian käytössäsi uusi supervoima. Mikä se parviäly sitten oikein on? Parviälyllä tarkoitetaan tilannetta, jossa monen eri ihmisen osaaminen ja ajatukset yhdistyvät tuottaen hedelmällisiä ratkaisuja johonkin ongelmaan. Tätä joukkoa kutsutaan parveksi. Pohjalla on ajatus eläinparvista, joissa yksilöiden erillinen intuitiivinen toiminta johtaa siihen, että niiden muodostama kokonaisuus näyttää yhdessä ilmeisen älykkäältä. Riittää, että osallistuja tuo parveen oman osaamisensa, jonka pohjalta tietoa voidaan jalostaa. Hänen ei tarvitse tiedostaa kokonaisuutta. Parviälyn toimimisen kannalta on tärkeää, että ryhmässä myös uskalletaan tuoda esiin hiljaista tietoa, itsenäisiä mielipiteitä ja ideoita. Tätä edistää se, että parvien annetaan muodostua täysin vapaasti. Kun omaa tietämystä ja...

Digimaailma teki meistä tasa-arvoisia. Myös assistentit määrättiin monissa organisaatioissa kokoaikaiseen etätyöhön Korona-pandemian alkaessa. Ja kuinka ollakaan, se minkä ei pitänyt olla mahdollista, olikin mahdollista: assistenttityö on ollut tehokasta myös etätyössä. Assistentteja ei tulisi pakottaa toimistolle Syksyllä 2021 organisaatiot laativat etätyöohjeensa uusiksi. Onko assistentti jälleen se, jonka pitää perustella etätyöhön jäämistään? Mikä toimii paremmin, jos assistentti on koko ajan toimistolla? Koska etätyön edut on laajasti todettu joustaviksi ja työntekijöitä eri elämäntilanteissa tukeviksi, ei entiseen ole paluuta. Myös assistenteilla on jo yli puolentoistavuoden näyttö siitä, että palvelut voidaan hoitaa kotikonttorilta käsin. Tässä voisimme assistentit olla yhteisrintamassa puolustamassa kollegoja, etteivät vanhat käytännöt meidän kohdallamme palaa. Tarvitaan uusia toimenpiteitä työyhteisön eriytymisen ehkäisemiseksi Mutta toisaalta on hyvä luoda tapoja ja käytänt...