Assistentin arkea: Virtuaali vs. todellisuus – mikä on assistentin rooli huomisen tekoäly- ja robottiviidakossa?

Viime aikoina me assistentin työtä tekevät ja vastaavissa tukitoiminnoissa työskentelevät toimistoammattilaiset olemme saaneet seurata keskusteluita ja lehtiartikkeleita koskien assistenttipaikkojen hupenemista, ammattikunnan arvostuksen laskua ja jopa roolimme tarpeettomuutta huomisen työpaikalla. Nämä keskustelut kirvoittivat minusta blogikirjoittajan esille, ja sen tuloksen voitte lukea alta. Kommentointi, argumentointi ja muu avoin keskustelu aiheen tiimoilta on varsin toivottavaa! 

Kuulee puhuttavan, että virtuaaliassistentit – oli se sitten Googlen Alexa tai Microsoftin Cortana, tai kokouksia tekoälyllä aikatauluttava Evie taikka Andrew – vievät rutiinityöt meidän ’perinteisten’ assistenttien käsistä. RPA eli ohjelmistorobotiikka nopeuttaa ja tehostaa monia työtehtäviä mm. osto-organisaatiossa, markkinoinnissa ja talousosastolla. Uudet, älykkäät työkalut, sovellukset ja portaalit mahdollistaa sen, että johtajat ja asiantuntijat enenevässä määrin hoitavat omat matkalaskunsa ja buukkaavat omat kokouksensa ja matkansa. Onko huomisen työympäristössä tarvetta fyysiselle assistentille tai toimistosihteerille? Mikä on assistentin tuoma lisäarvo tässä eksponentiaalisesti digitalisoituvassa maailmassa?

Mitä tulevaisuuden assistentin sitten pitäisi tietää ja osata?

Erinäisissä tutkimuksissa ja kyselyissä on käynyt selville – mikä yllätys – että IT-taidot tulevat jatkuvasti alallamme entistä tarpeellisimmiksi, sekä mm. muutosviestintä- ja strategiataidoille tulee olemaan tarvetta. Myös suuntauma toimiston yleisosaajasta asiantuntijarooliin on nähtävissä, oli se sitten ICT:n, taloushallinnon, myynnin, markkinoinnin, HR:n tai muulla alalla. ”Life-long learning” on jokapäiväinen termi alalla kuin alalla.

Itse näkisin, että tämä suuntaus on jatkunut jo hyvin pitkään, ja nämä aiheet ovat olleet näkyvissä meidän työkentällä jo vuosikaudet – jopa vuosikymmenet. Kollegani kaapin perältä toimiston muuttohässäkässä löytyneessä Konttoriuutisten artikkelissa vuodelta 1982(!) kysyttiin ’Johtajien sihteerien ajatuksia automaatiosta’, ja vastaukset olivat hämmästyttävän samankaltaisia, mitä tänä päivänäkin kuulee. Pelättiin työpaikkojen vähenemistä ja sitä että automaatio heikentää työpaikan ihmissuhteiden laatua ja työntekijän yksilöllisyyttä. Jo tuon ajan sihteerit pohtivat, että heillä tulee olemaan jatkuva koulutuksen tarve ja tarve olla avomielinen muutosta kohtaan.  He näkivät myös asiassa hyviä puolia, kuten sen, että ATK on nopeuttanut joitain työtehtäviä ja vapauttanut aikaa muita tehtäviä varten.

Aloinkin miettimään, mitä minä teen tänä päivänä, mihin tekoälystä tai robotista ei olisi? Mitä lisäarvoa juuri minä tarjoan tiimilleni, työntantajalleni ja (sisäisille/ulkoisille) asiakkailleni? Mitkä ovat ne myyntivaltit, millä erotun ja mitä voin tarjota huomisen työyhteisössä?

Totta kai ammattikuntamme edustajia on moneen lähtöön ja meillä jokaisella on omat vahvuutemme, mielenkiinnon kohteemme ja työtapamme. Uskon kuitenkin, että meitä monia yhdistää monialaosaajuus, diplomatia, tunneälykkyys, muutosjohtajuus sekä ihmiskeskeisyys. Tekoälyllä ei lueta kirjoittamattomia viitteitä ja tulkita sanomattomia lauseita, kun taas meiltä assistenteilta ei unohdu ihminen digi-pöhinän(kään) keskellä.

Meistä löytyy usein ne yrityksen strategian jalkauttajat, jotka kääntävät johtoryhmän hienot missiolauseet selkokielelle ja osaavat kommunikoida ne eri sidosryhmille. Me osaamme toisaalta myös poimia ’viboja’ organisaatiosta ja kommunikoida niitä ylöspäin esimiesten suuntaan. Meiltä löytyy silmät välillä takaraivostakin ja kyky lukea rivien välistä – ja huomioimme työntekijöiden tarpeet, jos ne johdolta joskus kiireessä unohtuu. Me luomme verkoston, joka yhdistää eri tiimit, tytäryritykset ja divisioonat ja jota pitkin viestit kulkee läpi organisaation, huolimatta virtuaalitiimeistä tai pätkä- ja etätyöläisistä.

Barrikaadeille, kollegat, barrikaadeille!

Tuodaan siis rohkeasti nämä (hiljaisetkin) tiedot ja taidot esiin ja profiloidutaan häpeilemättä digi-ajan osaajina, jotka toimivat muutosagentteina ja strategian jalkauttajina yrityksissä, implementoivat uudet työkalut, tuovat tunneälyn robotiikan keskelle ja inhimillisyyden digi-tohinaan. Käytetään mekin automaatiota omaksi hyväksemme: delegoidaan tylsät, manuaaliset hommat roboteille ja vapautetaan aikamme mielekkäämpiin, enemmän lisäarvoa tuottaviin työtehtäviin!

Uskon, että meillä on tärkeä rooli tässä alati muuttuvassa työkulttuurin murroksessa, jossa toisaalta puhutaan paljon kollaboraatiosta ja yhteistyöstä, mutta toisaalta yrittäjyydestä ja individualismista. Kelläpä pysyisi tässä murroksessa langat käsissään paremmin kuin assistentilla?

Terhi Viitanen, Executive assistant, Wärtsilä Corporation

Terhi on monessa liemessä keitetty lakisihteeri ja johdon assistentti, jolla on yli 20 v kokemus työskentelystä kansainvälisissä lakitoimistoissa ja pörssiyhtiöissä, sekä EU-virastossa. Tällä hetkellä hän toimii, tehtyään uskaliaan digi-loikan pois lakiympyröistä, Wärtsilän digitaalisesta muutoksesta vastaavan johtajan assistenttina Helsingissä.

---

ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi