Tekoäly tuli – assistentti, oletko valmis?
World Economic Forumin tänä vuonna julkaisema raportti The Future of Jobs ei ole erityisen mukavaa luettavaa hallinnon sihteereille ja johdon assistenteille. WEF nimittäin povaa, että lähes koko ammattikuntamme katoaa vuoteen 2027 mennessä ja syypäitä tähän katoon ovat digitalisaatio ja automaatio. Tuleeko teillekin tästä hieman ’déjà-vu’-fiilis?
Robotiikka, automaatio ja tekoäly ovat toki olleet monilla yrityksillä laajasti käytössä jo vuosikaudet ennen OpenAI:n viime vuoden lopulla julkaisemaa tekoälypohjaista ohjelmaa ChatGPT:tä, mutta ChatGPT:n myötä ovat tekoälyn mahdollisuudet ensimmäistä kertaa saapuneet varsin konkreettisesti ihan jokaisen ulottuville. Lisäksi mm. Microsoftin Copilot tulee kohta entisestään mullistamaan työskentelytapojamme. Muutostahti sen kuin kiihtyy, ja digi-loikasta on tullut varsinainen digi-teleportaatio uuteen aikakauteen.
Joku voisi kommentoida, että olemmehan toimistotyössä aikaisemminkin onnistuneesti siirtyneet mm. kirjoituskoneista tietokoneisiin ja kirjepostista ja fakseista sähköpostiin. Käytämme mieluummin pilvipalveluita kuin olemme naimisissa paikkaan sidotun kovalevyn kanssa. Kehitys kehittyy ja karavaani kulkee – ei siis mitään uutta taivaan alla… Vai onko?
Tämä viimeisin kehitys tekoälyn saralla on eittämättä alku uudelle aikakaudelle. Olen varma, että tekoäly tulee radikaalisti muuttamaan etenkin tietotyöläisten ja asiakaspalvelijoiden urapolkuja ja työtehtäviä. Lisäksi se tulee disruptoimaan liiketoimintaa, tuotteita, palveluita ja strategioita lähivuosien – joillain aloilla jo lähikuukausien – aikana. Mutta väitän, että meillä assareilla on kyky pysyä ajan tasalla teknologiakehityksessä emmekä jää sille kakkoseksi.
Itse näen tässä kehityksessä hyviä puolia, kuten kirjailin Toimistosissien blogiin jo muutama vuosi sitten. Tekoälystä voi olla meille konkreettisesti apua mm. tekstin tuotossa, kokousten/matkojen järjestelyissä, raportoinnissa, projektin suunnittelussa ja monissa muissa tehtävissä. Tekoäly tehostaa prosesseja ja antaa meille mahdollisuuden keskittyä muihin tärkeisiin, lisäarvoa tuottaviin asioihin, kuten vaikkapa luovaan työhön, strategiseen ajatteluun, prosessien kehittämiseen, työhyvinvoinnin parantamiseen ja ihmisten väliseen vuorovaikutukseen. Vaikka tekoäly jatkossa hoitaisi osan meidän tehtävistämme, assistenttien avainominaisuudet ovat jatkossakin tärkeitä: tunneäly, metataidot, projektiosaaminen, empatia ja kokonaisuuksien hallinta. Meillä assareilla tulee säilymään tärkeä rooli organisaatiossamme, vaikka osa tehtävistämme delegoitaisiinkin ’roboteille’.
ChatGPT:stä voikin tulla jokaisen toimistotyöläisen arkipäivän apulainen. Itse pidän sitä henkilökohtaisena sparrailukaverina ja avustajana, jolta voin kysellä vaikkapa Excel-ohjeita tai hotellisuosituksia, tai voin pyytää sitä tuottamaan tekstejä ja ideoita, joita alan jatkotyöstämään itse. Käyttömahdollisuuksia on rajattomasti - eikä vain työssä vaan myös vapaa-ajalla. (Kunhan muistat ettet jaa mitään luottamuksellista tietoa sille!)
Haluaisin tällä kirjoituksella rohkaista kaikkia kollegoita lähteä kokeilemaan erilaisia AI-työkaluja avoimin ja uteliain mielin. Löytäkää ne sovellukset ja palvelut, jotka sopivat juuri sinulle ja sinun työhösi parhaiten; mitkä tuottavat juuri sinulle ja sinun organisaatiollesi eniten lisäarvoa. Valjastetaan tekoäly rengiksemme eikä anneta sille isännän virkaa!
-----------------
Alla oleva englanninkielinen käännös on tuotettu https://www.copy.ai/ alustalla ja se on lyhennetty (& parannettu) versio suomenkielisestä tekstistäni.
The Rise of AI in the Workplace: Are You Ready?
The World Economic Forum's “The Future of Jobs” report predicts that most administrative roles, including secretaries and executive assistants, will disappear by 2027 due to digitalisation and automation. Indeed, with the advent of advanced AI platforms like ChatGPT, the role of technology in the workplace is changing rapidly. In this blog post, I’m exploring the potential of AI in the workplace and how assistants can leverage this technology to enhance their skills and capabilities.
The Disruptive Power of AI
While robotics, automation, and AI have been widely used by companies for years, ChatGPT has made the possibilities of AI accessible to everyone. I believe this latest development in the field of AI is the beginning of an unprecedented disruption in the workplace. AI will radically change career paths, business operations, products, services, and strategies in the coming years. However, assistants have a long track record of staying up-to-date with the latest technology developments and I am sure we will not fall behind this time either!
The Potential of AI for Assistants
The rise of AI presents a valuable opportunity for assistants. AI can assist in tasks such as text production, meeting/travel arrangements, reporting, and project planning. This technology allows us to focus on other important tasks that add value, such as creative work, strategic thinking, development, improving employee wellbeing, and interpersonal communication. ChatGPT can serve as an assistant's daily helper, providing advice and recommendations on topics ranging from Excel usage to hotel recommendations in Sao Paulo.
Even as AI begins to take over some of our responsibilities, the key skills of assistants remain important. Emotional intelligence, metadata skills, project management skills, empathy, and the ability to manage complex tasks will continue to be vital to the role of assistants in organizations.
In conclusion, this blog post aims to encourage all assistants to try different AI tools with an open and curious mind. Finding the right AI applications and services that best suit your work can provide the most added value for you and your organization. Ultimately, the rise of AI should be viewed as an opportunity for assistants to enhance their skills and capabilities, rather than a threat to their profession. Let us harness the power of AI and make it our ally in the workplace!
Terhi Viitanen, Executive assistant, Vaisala Oyj
ToimistoSissit-yhteisössä kokoonnumme keskustelemaan tekoälyn vaikutuksista assistentin työhön sekä tutustumaan tekoälyn käyttöä yhdessä 8.9. tilaisuudessa Tekoälynväläyksiä assistenteille.
ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi
Kommentit
Lähetä kommentti