Assistentin arkea: Onko tulevaisuudessa enää assistentteja?

Jo pitkään olemme saaneet seurata synkkiä tulevaisuudenkuvia sihteerin ja assistentin työn tulevaisuudesta. ”Teitä ei enää tarvita”, sanotaan. Monesta yrityksestä kuulee, että eläköityvien assistenttien tilalle ei enää palkata uutta väkeä. Assistenttien ammattikunta ikääntyy, kunnes se väistyy kokonaan. Niinkö?

Sihteeri- ja assistenttityöhön ei ole juurikaan enää suoraa koulutusta tarjolla. Haaga-Heliallakaan ei enää jatkossa ole tarjolla Johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelmaa. Sen sijaan koulutetaan tradenomeja Liiketoiminnan palveluratkaisut ja kielet – koulutusohjelmassa, josta valmistuu tietotyön asiantuntijoita palvelemaan laaja-alaisesti liiketoimintaa. Poistuuko koko assistenttien ammattikunta työmarkkinoilta tulevaisuudessa? Ja miten assistenttityötä tekevien tulisi valmistautua ja kouluttaa itseään, jotta eivät putoa tyystin työelämän rattailta? Assistenttityön käytännön osaajia ja asiantuntijoita sekä ToimistoSissit-assistenttiverkoston jäseniä kokoontui pohtimaan assistenttien työn tulevaisuutta Haaga-Helialla tulevaisuuden assistenttityötä tutkivan Eija Kärnän johdolla.

Muuttuva rooli muuttuvassa ympäristössä

Olimme yksimielisiä siitä, että tarve toimiston tukipalveluille ei katoa mihinkään. Työn tuottavuus kärsii, jos johtajat laitetaan tekemään korkealla palkallaan tehtäviä, jotka sujuisivat toimistotyön ammattilaiselta nopeammin. Työn sisältö ja nimikkeet kuitenkin todennäköisesti muuttuvat, mikä voi lisätä myös ammatin arvostusta ja haluttavuutta. Toimistolle palkataan sihteerien ja assistenttien asemesta mm. toimistopäälliköitä, suunnittelijoita ja projektikoordinaattoreita. Työntekijät on jo opetettu keittämään omat kahvinsa ja varaamaan matkansa. Digitalisaatio vähentää aiemmin assistenttien aikaa vieneitä rutiinitehtäviä. Odotamme, että tulevaisuudessa assistenttityössä korostuu asiantuntijuus ja vastuulle tulee enemmän esim. viestintää, henkilöstöhallintoa tai taloutta. Vastuu ja erikoistuminen myös lisäävät työn mielekkyyttä ja arvostusta. Ei huono sekään.

Tulevaisuuden huippuassari on itseohjautuva ja ennakoiva

Uskomme, että asiantuntijuuden ohella assistenteilta tullaan vaatimaan yhä enemmän itseohjautuvuutta. Enää ei riitä, että ottaa käskyjä vastaan. Tulevaisuuden huippuassarit osaavat ennakoida, tehdä taustatyön ja tarjota valmiita vaihtoehtoja ennen kuin niitä osataan edes kysyä. Assistentti on työyhteisön keskiössä ja voi tältä paikaltaan nähdä kehityskohteita toimintatavoissa, epäkohtia, jotka eivät ilmene johdolle. Proaktiivisuus ja rohkeus tuoda esiin, ”pitchata” omia ratkaisuja ja parannusehdotuksia ovat osa asiantuntijuutta, jota arvostetaan.

Inhimillisyyttä ja tilannetajua tarvitaan edelleen. Assistentti toimii työyhteisön tulkkina ja siltana henkilöstöryhmien välillä. Tunneäly ja vuorovaikutustaidot ovat tärkeitä. Työssä menestyäkseen on oltava kiinnostusta itsensä kehittämiseen, liiketoimintaan sekä yrityksen toimialaan. Verkostoitumiseen kannattaa panostaa, samoin kielitaitoon sekä IT-taitoihin.

Tee osaamisestasi näkyvää!

Mutta miten saa pidettyä kiinni paikastaan assistenttina työelämässä? Meidän assistenttien on itse pidettävä huolta, että työpanostamme ja osaamistamme arvostetaan. Tuo osaamisesi esiin! Mieti, mikä on sinun roolisi yrityksen liiketoiminnassa ja strategian toteuttamisessa. Kerro mitä olet saanut aikaan.

Omien vahvuuksien tunnistaminen on usein  vaikeaa, mutta tässä vinkki, jolla pääset eteenpäin: listaa Exceliin kaikki työtehtäväsi ja mitä vaiheita ja osaamista niihin liittyy. Älä jää yleiselle tasolle kirjoittamalla listaan esim. kokousjärjestelyt, vaan avaa tehtävä­­­ osa-alueisiin, niin esimiehesikin ymmärtää, miksi ne vievät aikaa ja mitä osaamista työsi vaatii. Listaa myös kaikki työkalut, joita työssäsi käytät ja hallitset sekä sidosryhmät, joille työssäsi viestit. Tästä saat dokumentin, jolla teet työsi näkyväksi. Lista on hyvänä tukena myös kehityskeskusteluissa ja palkkaneuvotteluissa.

Kouluttautumalla vahvistetaan tulevaisuuden työelämätaitoja

Tulevaisuuden työelämässä tärkeää on kyky sopeutua muutokseen, ja työyhteisössä arvostetaan niitä, jotka osaavat sparrata myös muita antamaan parhaansa muuttuvassa työympäristössä. Assistenttina voit olla tärkeänä tukena johdolle uudistusten jalkauttamisessa henkilöstölle ja muutoksista viestijänä.

ToimistoSissit järjestää syksyllä koulutuksia, joissa vahvistetaan assistenttien tulevaisuuden työelämätaitoja. "Assistentti muutosagenttina" -koulutuksesssa jaetaan kokemuksia muutosten tuomista haasteista ja opetellaan taitoa toimia työyhteisön sparraajana muutoksessa. "Assistenttina osakeyhtiössä" - koulutuksessa puolestaan vahvistetaan assistenttien liikeosaamista ja pohditaan assistentin roolia ja paikkaa yrityksen strategiassa sekä assistenttityön merkitystä yrityksen menestymisen mahdollistajana.

Täydennys- ja jatkokoulutusmahdollisuuksia kannattaa myös tutkia Haaga-Helian tarjonnasta. Eija Kärnää voi myös kysellä sparraamaan räätälöidysti oman yrityksen assareita ja tukipalveluhenkilöstöä työn muutoksessa.

Keskustelu jatkuu

On tärkeää, että me alalla vaikuttavat ja assistenttityötä tekevät seuraamme yhdessä, mihin työelämä assistentteja vie. ToimistoSissit on suunnittelemassa tilaisuutta tammikuulle, johon etsimme nyt assistentti-johtaja -pareja mukaan lavalle keskustelemaan assistentin työstä ja sen tulevaisuudesta. Johtajilta olisi mukava kuulla, miten he kokevat assistentin roolin ja merkityksen työyhteisössään, mikä on assistenttityön arvo ja miksi tämä työpanos tulisi säilyttää. Assistenteilta haluaisimme kuulla heidän kokemuksistaan ja näkemyksistään työstään ja sen merkityksestä sekä pohtia yhdessä tulevaisuuden visioita. Jos työskentelet assistentin tehtävissä, olisitko sinä kiinnostunut lähtemään lavalle tai tiedätkö kollega-johtaja -parin, joka olisi tähän sopiva? Laita viestiä. 

Herättikö tämä blogi ajatuksia? Osallistu keskusteluun LinkedInnissä


Työelämän muutosta assistentin työn näkökulmasta on pohdittu myös aiemmin tässä blogissa. Oletko jo lukenut nämä?

Oletko muutoksen edistäjä vai kehityksen käsijarru?
Virtuaali vs. todellisuus – mikä on assistentin rooli huomisen tekoäly- ja robottiviidakossa?

Pidetään yhdessä huolta, että ammattitaitomme pysyy ajan tasalla ja osaamistamme arvostetaan myös jatkossa!

Taija Uusikumpu, Verkoston koordinaattori, ToimistoSissit

---

ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi