ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

”Susta voisi tulla hyvä johdon assistentti”, kommentoi kerran eräs entinen opiskelutoverini, kun kerroin hänelle olevani hyvä organisoimaan ja hakemaan tietoa. Tämä ajatus jäi muhimaan päähäni vuosiksi, ja sen seurauksena viimein keväällä 2019 hain Haaga-Heliaan opiskelemaan alaa. Tätä tulet tarvitsemaan töissä Vaikka on ollut päiviä, jolloin opinnot ovat tuntuneet hankalilta tai pistäneet pään pyörälle, on opiskelijoilla mielestäni korkea motivaatio opiskella tätä alaa, mitä etäopetuskaan ei ole onnistunut horjuttamaan. Oletan tämän johtuvan siitä, että opiskelijat kokevat saamansa osaamisen erittäin hyödylliseksi ja tarpeelliseksi työelämässä, joten opiskelu tuntuu pänttäämisen sijaan siltä, että on panostamassa omaan tulevaisuuteen. Koulutuksen parhaimpia puolia ovat olleet sen käytännöllisyys ja monipuolisuus. Meillä on ollut kursseja mm. liiketaloudesta ja kokoustamisesta, ICT-sovellusten käyttämisestä ja viestinnästä. Myös ryhmätöitä on ollut paljon, mikä on kehittänyt yhteistyö-...

Korona-vuosi 2020. Työt siirtyivät kotikonttorille; kokoukset, työpajat sekä ideariihet hyppäsivät pääosin verkkoon. Yksi puhuu ruudulleen miettien mahtaako muut puuhata linjoilla jotain aivan muuta ja onko osallistujien keskittyminen täysin jo herpaantunut. Jos kokouksen vetäminen tehokkaasti ja aikataulussa oli haasteellista ammoisina aikoina, kun vielä kokoonnuimme kasvotusten, nyt verkossa kokoontuminen on tuonut omat haasteensa. Miten huolehdimme esimerkiksi siitä, että kaikki osallistuvat tasapainoisesti, eikä kokouksia hallinnoi vain se ekstrovertein tiiminjäsen, jolla juttua riittää asiasta - ja asian vierestä? Toimistosissit järjesti Ideapakan Jani Turun opastuksella Fasilitoinnin perusteet -koulutuksen lokakuussa 2020, jossa tutustuimme fasilitoinnin toimintaperiaatteisin ja metodologiaan. Jatkoa on luvassa 22.4.2021. Fasilitointitaito, eli ’taito auttaa ryhmää ajattelemaan yhdessä’, tehostaa kokouksien kulkua luovin tavoin ja auttaa ryhmää löytämään yhteisen sävelen. Fasil...

Katja, assistentti Telia Cygatelta, kohtasi joulun alla haasteen. Työyhteisö oli pääasiassa etätöissä ja pikkujoulujen peruuntuessa olisi keksittävä millä muilla tavoilla työyhteisöä voisi ilahduttaa. Harmikseen hän kuitenkin huomasi, että juuri millään yrityksellä ei ollut juuri tarjota verottajan ehtojen mukaisia tuotteita, joita olisi voinut tilata työporukalle verovapaasti. Asiaan perehdyttyään hän huomasi, että ongelma oli todellinen ja sen ratkaiseminen hyödyttäisi varmasti myös muita assistenttityötä tekeviä. Tämä sai Katjan muistamaan ToimistoSissit, joka tarjoaisi hänelle täydellisen kanavan sekä palveluiden kehittämiseen, että tiedon jakamiseen myös muille.  ToimistoSissit yhdistää assistentit ja palveluntarjoajat  Katjan oivalluksesta ToimistoSissit kutsuikin koolle joukon sissejä ja partnereita pohtimaan yhdessä sitä, millaista tarjontaa yrityksissä kaivattaisiin juuri nyt (ks. tallenne ). Kun valmiita ratkaisuja ei ollut, oli tilaisuus oivallinen niin asiakkaan ku...

Vuosi 2020 toi mukanaan paljon muutoksia assistentin työhön. Kukaan ei vielä tiedä, mitä kaikkea tuleva vuosi tuo tullessaan, mutta yksi asia on varmaa - muutos jatkuu. Siksi kysymys kuuluukin: Miten voit parhaiten valmistautua ottamaan sen vastaan? Sihteeri- ja assistenttityön ennustetaan katoavan teknologian kehittymisen myötä. Kun tietokone suorittaa itse kalenterin hallinnan ja matkalaskutuksen, assistenttina jää helposti pyörittelemään peukaloitaan. Kuitenkin sen sijaan, että jäisit odottamaan robottien valtaannousua, voit alkaa tehdä itse aktiivisesti töitä osaamisesi ylläpitämiseksi ja vahvuuksiesi, supervoimiesi, löytämiseksi ToimistoSissien assistenttiyhteisössä seuraamme, mihin suuntaan assistenttityö kehittyy ja pohdimme, miten meidän tulisi omaa osaamistamme kehittää, jotta olemme edelleen tärkeitä vaikuttajia tulevaisuuden työelämän pelikentällä. Yhdessä yhteistyötaitoja ja menestyviä tiimejä kouluttavan Suvi-Kanerva Koivusalon , Game Captains , kanssa pääsimme keskust...

Hotelli, joka on aina käytössä. Hotelli, jossa on 24/7 palveluiden lisäksi helposti vuokrattavissa kokous- ja tapahtumatiloja sekä tarvittaessa oma työhuone. Hotelli, jonka majoitus ja bisnespalveluiden kokonaisuuden täydentää toimivat ravintolapalvelut sekä rauhoittava wellness-osasto. Kuulostaa aivan yritysasiakkaan unelmalta, mutta se on jo totta - uusi VALO Hotel & Work avattiin Helsingin Mannerheimintielle syyskuussa 2020. Koska VALO Hotel & Work oli konseptina täysin uusi, tarvittiin joukko asiantuntevia assistentteja, ToimistoSissejä, testaamaan käytännössä, kuinka sen tarjoamat tilat ja palvelut toimivat. ToimistoSissien ja VALOn yhteistyö alkoi nettisivujen arvioinnilla jo hotellin suunnitteluvaiheessa huhtikuussa. Se huipentui lokakuussa, kun assistentit vierailivat vasta avatussa hotellissa asiakkaina ja panivat samalla merkille monia yksityiskohtia, joita voisi vielä hioa. Assistentit toivoivat esimerkiksi hiljaista taustamusiikkia allasosastolle, yhtä rennoista ty...

Europarlamentaarikon avustaja Essi Kiiski kaipaa EU:n kansainvälistä työyhteisöä etätyöpäätteensä ääreltä, mutta uskoo myös, että monipuoliset työskentelytavat ovat tulleet jäädäkseen. Tämä kirjoitus on jatkoa koronakevään kokemuksiini EU:n parlamentin assistenttitöistä digiloikan murroksessa. Tällä kertaa näkökulma laajenee europarlamentaarikon avustaja Essi Kiisken ja media- ja viestintäavustaja Taina Mertalon haastattelun myötä. Oman kokemukseni mukaan parlamentin työtavat ovat olleet aika byrokraattisia ja osittain kuin jäänteitä jonkun reliikin käyttöoppaasta. Nyt kuitenkin vanha dinosaurus, itse EU, on luonut nahkaansa uudelleen, mikä näkyy myös haastattelemieni assistenttien työssä. Pakko lienee paras opettaja, ja EU tunnetusti kehittyy vasta kriisien kautta. Toivon, että tämän kirjoituksen myötä esiin tuotavat Tainan ja Essin kokemukset inspiroivat meitä edelleen oppimaan lisää ja hyvät käytännöt saavat jatkoa myös tulevaisuudessa.  Työmatkat pois ja lisää töitä Parlam...

Jos tänä vuonna pidettäisi parhaan ajatuksen kilpailu, niin ehdottaisin voittajaksi Perttu Pölösen vuoden alussa sanottua: “Ei anneta hyvän kriisin mennä hukkaan.” Tässä lauseessa kiteytyi juuri se toivo, positiivisuus ja uusien mahdollisuuksien maailma, jossa vielä nyt syksyllä eletään. Ja ehkä juuri nyt tämä ajatus on vielä tärkeämpi kun silloin keväällä, kun edessä oli kaunis Suomen kesä… Tämä “hyvä kriisi” on ravistellut rajusti ihmisten ja organisaatioiden arvomaailmoja, käytäntöjä, odotuksia. On tullut selväksi, miten tärkeää läheisyys, johonkin kuuluminen ja merkitykselliset sosiaaliset suhteet meille ovat. Vaikka juuri nyt yritämme olla positiivisia, niin haasteiden määrä on ihan jokaisella meistä valtava. Ja yksi haasteista on estää meidän sosiaalisten verkostojen ja ylipäätänsä sosiaalisen pääoman kutistuminen. Meillä on edelleen tarvetta uusille ideoille, tiedolle, luottamukselle, osaamiselle, yhteistyölle ja hyvälle tahdolle. Online tai offline verkostot, molempia tarv...

Kesäloman vapaat, lämpimät päivät alkavat pikkuhiljaa olla takana päin. Kun varpaita on saanut rauhassa liottaa lämpimässä vedessä, on jälleen aika laittaa kengät jalkaan ja palata toimistolle… Vai palataanko sittenkään? Assistentin arki on yhä poissa tavanomaisesta tasapainostaan, kun korona hiertää kivenä kengän pohjassa. Koko työyhteisön on oltava jatkuvasti varuillaan, sillä ei voi koskaan tietää, milloin se päättää pistää uudelleen. Miten kävellä eteenpäin varovasti? Miltä oma työ ja matka syksyyn näyttää? Assistentit pääsivät itse vastaamaan näihin kysymyksiin ToimistoSissien tekemässä kyselytutkimuksessa. Tulokset yllättivät positiivisuudellaan, ja kevään opit kantavat myös pitkälle syksyyn: Etätöihin on totuttu, käytänteet ovat tulleet tutuiksi ja hommat sujuvat suhteellisen hyvin. Kesä on tehnyt myös hyvää mielelle, mikä näkyy siinä, että yllättävän monelta löytyy toivoa ja halua tapahtumien ja kokousten järjestämiseen kasvokkain.  Kun assistentilta kysyy, miten koronatila...

Ihmiset ovat kyllä käsittämättömän sopeutumiskykyisiä. Voi vain ihailla ja olla kiitollinen millaiset hoksottimet ovat olleet ihmisillä käytössä koko epidemian ajan. Olem me kirineet  aikamoisia harppauksia eteenpäin ja saaneet paljon aikaan myös EU-tasolla. Korona pakotti EU:n muutokseen Työssäni europarlamentaarikon kotimaan avustajana keskeisimmät työkaluni koronakevääseen saakka olivat olleet puhelin ja sähköposti. Työt oli ennen saatu hoidettua ilman yhteisiä etäkokoontumisia. Myös tietosuojaohjeistukset ovat perinteisesti olleet tiukat. Esimerkiksi oman toimiston sisäisiä puhelinkokouksia ei ole järjestetty. Jossakin vaiheessa varotoimenpiteitä jopa kiristettiin entisestään ja lukuoikeus esimiehen kalenteriin ja sähköpostiin evättiin. Mitä enemmän välivaiheita ja mutkia, sitä enemmän tehtävää. Iso laiva, kuten Euroopan unionin parlamentti, onnistui kuin onnistuikin kääntymään yllättävän nopeasti, kun tilanne niin vaati. Koronan myötä otin ensimmäistä kertaa e...

Kuka minä olen? Myös työelämän näkökulmasta on tärkeää tietää oma roolinsa. Hyvä itsetuntemus kantaa pitkälle ja antaa voimaa. Sihteeri-ja assistenttityötä tehdään kaikilla aloilla julkisilla ja yksityisillä sektoreilla usein osana moniammatillista tiimiä. Osa kantaa ammattinimikettä, joka ei välttämättä kuvaa työn todellista luonnetta ja vaativuutta. Osa taas tekee työtä, johon kuuluu päivittäin erilaisten roolien omaksuminen muuttomiehestä esihenkilöön. Työnkuvaan liittyy edelleen vahvoja stereotypioita, mutta myös epäselvyyttä siitä, mitä sihteeri- ja assistenttityö oikeastaan pitää sisällään. Tietääkö esihenkilösi tai kollegasi työnkuvastasi ja sen tarkoituksesta, sekä mitä työn toteuttaminen edellyttää eri osapuolilta? Ennen kaikkea, tiedätkö sinä? Miten voi antaa parhaansa, jos oma rooli ja työkalut ovat hukassa? Monipuolinen työ haastaa ammatti-identiteettiä Olen toiminut tähänastisen työikäni sihteeri- ja esihenkilötehtävissä yksityisellä ja julkisella terveydenhuollon ...