Assistentin arkea koronakriisin keskellä: Viisi vinkkiä etätyön konkarilta

Kaikki tapahtumat on peruttu. Vai onko sittenkään? Taina Ojanen, mcare pro Oy:n myynti- ja markkinointisihteeri sekä johdon assistentti ei ole tyytynyt lykkäämään kaikkea yhteisöllistä toimintaa hamaan tulevaisuuteen – sen sijaan hän on ollut mukana kehittämässä uusia vaihtoehtoisia konsepteja.

”Etänä” on sana, joka kuuluu nyt kaikkialla. IT-alan assistenttina etätyö oli arkea jo ennen koronaa. Ennen viikoittainen käytäntö on nyt jokapäiväinen. Muutos on vienyt Tainalta erityisesti kollegoiden kanssa syödyt yhteiset lounaat sekä rennon ”töistä rupattelun, joka ei ole chatissä ihan sama.” Toisaalta se on myös vähentänyt turhaa matkustelua – luonto ja ajankäyttö kiittää. Myös yrityksen toiminta on hyötynyt, sillä asiakkaiden toiminta on sähköistynyt kasvavalla vauhdilla. Toimiviin välinesiin ja järjestelmiin kiinnitetään entistä enemmän huomiota, ja turvalliset etäyhteydet osa normaalia työelämää. Kun välineet on kerran opittu, niitä tullaan käyttämään myös tulevaisuudessa, Taina uskoo.

Ei oteta turhia riskejä

Näin etätyön konkarina Taina ohjeistaa pitämään huolen siitä, että ei jää yksin mahdollisten ongelmiensa kanssa. Tärkeää on olla oma-aloitteinen ja ”muistaa tarjota ja vastaanottaa apua” sekä ”pitää chateillä säännöllisesti yhteyttä kollegoihin.” Myös työnantajat tulevat Tainan kokemuksen mukaan hyvin vastaan näin poikkeustilassa. Esimies on esimerkiksi rohkaissut häntä kouluttautumaan pidemmälle nyt, kun aikaa itsensä kehittämiselle tuntuu olevan enemmän.

”Ei oteta turhia riskejä” kuvaa hyvin Tainan omaa asennetta sekä hänen edustamansa yrityksen näkökulmaa tilanteeseen. Etätöihin jäätiin jo hyvissä ajoin ennen suositusta, kesäkuun tapahtumat on peruttu ja syksyyn suhtauduttaan varauksella. Se on muuttanut myös assistentin järjestämien tilaisuuksien luonnetta. Huomio on kiinnitetty ravintolavarauksista etäkokouksiin.

 Lemmikkiesittelyt ja virtuaalibaarit

Myös työpaikan suuri kvartaalitapahtuma päätettiin tänä vuonna peruuttamisen sijaan järjestää etänä. Päivä alkoi etäkoulutuksella, jonka jälkeen vietettiin yhdessä iltaa levyraadin, jutustelun ja musavisan merkeissä. Jokainen sai ostaa itselleen mieluisaa ruokaa ja juomaa ”firman piikkiin”. Tilaisuutta pidettiin hyvin onnistuneena ja samaa mallia aiotaan soveltaa myös jatkossa. Lemmikkiesittelyt ja virtuaalibaarit kokeneena Taina toivoo myös uusia erilaisia ideoita etäohjelmaan ja uudenlaisen rentojen virtuaalitilaisuuksien järjestämiseen.

Usko vanhaan malliin on kuitenkin yhä tallella. Tainan mukaan työyhteisössä kaivataan yhteisiä kesäpäivä ja pikkujouluja, joissa voi keskustella ja rentoutua porukalla. Kun turvattomuuden tunne ja rajoitukset ovat selätetty, aloitetaan pikkuhiljaa paluu totuttuun arkeen. Alle 50 hengen yrityksen assistenttina Taina pitää ensimmäisinä askelina esimerkiksi firman sisäisiä tapahtumia ja kokouksia, jotka järjestettäisiin ulkona. Taina myös uskoo, että hänen asenteensa mukaisesti ”harva haluaa ottaa turhia riskejä” ja siksi voi mennä aikaa, kunnes kaikki palaa ennalleen. Toisaalta tapahtumien siirtyminen verkkoon tulee myös yleistymään, sillä se on huomattu monilta osin toimivaksi ratkaisuksi.

Etätapahtumien yleistymisen rinnalla Taina toivoo, että myös työelämän joustavuus jäisi osaksi normaalia arkea. Se, että erilaiset elämäntilanteet loksahtavat työn rinnalle sujuvammin ja työntekijällä on mahdollisuus esimerkiksi auttaa lasta tai isovanhempaa tarpeen tullen, vaikka kesken työpäivän, olisi yksi arvo, josta meidän Tainan mukaan tulisi pitää kiinni.

Taina Ojanen, myynti- ja markkinointisihteeri sekä johdon assistentti, mcare pro Oy

Tainan viisi vinkkiä etätyöhön

1.       Aloita (ja lopeta) työpäivä ajoissa ja sinulle sopivin rutiinein. Suihku, päivävaatteiden pukeminen, hyvä aamupala ja pieni jaloittelu lähimetsässä ennen muun perheen heräämistä ovat omat suosikkini etätyöpäivän aloitukseen.

2.       Huolehdi hyvästä työergonomiasta ja tauoista. Hyödynnä työajan joustot, jos mahdollista, ja pidä pidempi tauko, vaikka keskellä päivää, esimerkiksi ulkoillen, suuritöisten ja keskittymistä vaativien työtehtävien lomassa.

3.       Pidä säännöllisesti yhteyttä kollegoihin ja ole aktiivinen, älä jää ongelmien kanssa yksin, ja pidä itsesi työllistettynä apua tarjoten.

4.       Mikäli kotona on työpäivien aikaan perhettä, sopikaa yhdessä selkeät aikataulut, sekä merkit siitä milloin voi tai ei voi tulla keskeyttämään. Ilmoita muille kotona etukäteen, jos sinulla on tärkeä kokous, jonka aikana sinua ei saa häiritä. Esimerkiksi meillä saa häiritä kokousten aikana vain, ”jos joltain tulee verta tai talo palaa.” Vastaavasti tarjoa muille tarvittaessa kokous – tai etäkoulun rauha.

5.       Mikäli päivälle on luvassa paljon palavereita, pue jo aamulla mieluinen paita ja kampaa tukka, sekä sipaise vaikka huulikiiltoa, jos se nostattaa omaa fiilistä. Eli varaudu siihen, että olet valmis avaamaan kameran palaverin aikana, jos sellaista pyydetään tai se sopii muuten kokouksen tunnelmaan.

Jos sinullakin on vinkkejä arjen helpottamiseen, jaathan ne kanssamme ToimistoSissien  Facebook-ryhmässä. Miten teillä tehdään työtä tai vahvistetaan yhteisöllisyyttä? Millä olette piristäneet työkavereiden päivää? Jaetaan ideoita ja haetaan vinkkejä etäarjen piristämiseen toisiltamme!

Usva Uusikumpu, viestinnän assistentti, ToimistoSissit

---

ToimistoSissit on sihteerien ja assistenttien ammatillisen tiedon ja kokemuksien jakamisen verkosto – jotta meidän jokaisen ei tarvitsisi keksiä pyörää uudelleen! Liity seuraan ilman jäsenmaksua osoitteessa www.toimistosissit.fi