ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

  Assistenttityön tulevaisuus: tekoäly ja automaatio muuttavat toimintatapoja Työ toimistoilla ja työn tekemisen tavat muuttuvat nyt nopeaa vauhtia. Monia rutiinitehtäviä, kuten tiedon syöttöä, raportointia ja sähköpostien käsittelyä voidaan automatisoida tekoälyn avulla. Nämä ovat mm. juuri niitä tehtäviä, jotka ovat aiemmin päätyneet assistenttien työpöydille. Assistenttien rooli ja merkitys tulevaisuuden työpaikoilla mietityttävät meitä ToimistoSissejä , jotka työskentelemme assistentteina tai vastaavissa tehtävissä toimistotyön ammattilaisina. Mikä on roolimme tulevaisuuden työelämässä? Viekö kehittyvä teknologia assistenttien työt? Uhka vai mahdollisuus? Tekoäly ja automaatio eivät ole uhkia, vaan mahdollisuuksia. Assistenttien työ tai avun tarve työpaikoilla eivät ole katoamassa – päinvastoin. Työ ei lopu, mutta monet tehtävät voi tehdä tehokkaammin uusilla työkaluilla. Uusien teknologioiden hyödyntäminen ja toimintatapojen kehittäminen vaativat toimistotyön asiantu...

Viime viikolla kuulin tapauksesta, jossa uuden työn aloittanut kollegani sai kuulla kommentin: "Ai, sinut on siis palkattu ostamaan viinirypäleitä toimitusjohtajalle." On hämmästyttävää, että tällaisia vanhentuneita asenteita on yhä olemassa. Assistentit eivät ole enää mitään toimistojen kahvinkeittäjiä ja toimitusjohtajien tytön tylleröitä. He ovat strategisia kumppaneita, huippuasiantuntijoita, moniosaajia ja monen asian edelläkävijöitä. He hallitsevat laajoja projekti kokonaisuuksia, ovat resurssoinnin ammattilaisia ja toimivat usein liimana, joka pitää organisaation eri osat yhdessä. On aika murtaa vanhat stereotypiat ja arvostaa näitä ammattilaisia heidän todellisen arvonsa mukaisesti. Assistentin työ on monipuolista ja vaativaa asiantuntijatyötä. Tämän päivän assistentit ja koordinaattorit voivat olla: * Tekoälyn asiantuntijoita ja jalkauttajia yrityksissä * Projekti - ja resurssienhallinnan ammattilaisia * Strategisia kumppaneita * Inhimillisyyden, empatian ja ihmistun...

Olen juuri saanut päätökseen työn ohessa työyhteisöpedagogin YAMK-tutkinnon, johon osana kuului myös opinnäytetyöprosessi. Minua kiinnosti erityisesti assistenttityön tulevaisuus, koska itselläni on takana pitkä ura alalla. Teknologian kehitys on merkittävä muutosvoima, joka vaikuttaa assistenttityön tulevaisuuteen. Opinnäytetyöni Assistenttityön tulevaisuuden kuvat ja osaamisen kehittäminen keskiössä ovat assistenttityössä tulevaisuudessa tarvittavat taidot ja valmiudet. Opinnäytetyöni kannalta arvokkaaksi tiedonlähteeksi muodostui ToimistoSissien aktiivinen ja toimiva verkosto, josta sain hyvää tukea ja sparrausta prosessin aikana. Tässä blogikirjoituksessa kerron opinnäytetyöni tuloksista pääpiirteissään. Tarkempaa tietoa ja keskustelua aiheesta on luvassa kansainvälisen assistenttipäivää juhlistavassa ToimistoSissien järjestämässä verkkotilaisuudessa 24.4. Katso ohjelma ja ilmoittaudu mukaan >> Tulevaisuuden taitona teknologinen sivistys Saaduista tutkimustulo...

  World Economic Forumin tänä vuonna julkaisema raportti The Future of Jobs ei ole erityisen mukavaa luettavaa hallinnon sihteereille ja johdon assistenteille. WEF nimittäin povaa, että lähes koko ammattikuntamme katoaa vuoteen 2027 mennessä ja syypäitä tähän katoon ovat digitalisaatio ja automaatio. Tuleeko teillekin tästä hieman ’déjà-vu’-fiilis?  Robotiikka, automaatio ja tekoäly ovat toki olleet monilla yrityksillä laajasti käytössä jo vuosikaudet ennen OpenAI:n viime vuoden lopulla julkaisemaa tekoälypohjaista ohjelmaa ChatGPT :tä, mutta ChatGPT:n myötä ovat tekoälyn mahdollisuudet ensimmäistä kertaa saapuneet varsin konkreettisesti ihan jokaisen ulottuville. Lisäksi mm. Microsoftin Copilot tulee kohta entisestään mullistamaan työskentelytapojamme. Muutostahti sen kuin kiihtyy, ja digi-loikasta on tullut varsinainen digi-teleportaatio uuteen aikakauteen. Joku voisi kommentoida, että olemmehan toimistotyössä aikaisemminkin onnistuneesti siirtyneet mm. kirjoituskoneista t...

Vietin alkuvuodesta useamman viikon työnhaussa ja havahduin, miten erilaisia työnhakijakokemuksia kohtasin ja mitä ajatuksia ne minussa herättivät. Tänä vuonna ihmiset ovat aktivoituneet työpaikanvaihdoissa ja monilla aloilla on suorastaan työntekijän markkinat. Työpaikkoja vaihdetaan monista eri syistä, esim.; yrityksen ja omat arvot eivät kohtaa, esihenkilö-alaissuhde ei toimi, työ on liian stressaavaa tai haetaan ylipäätään parempaa työn- ja vapaa-ajan tasapainoa. Ei ole siis yhdentekevää millaisen (myynti)kokemuksen yritys antaa itsestään, kun työtehtäviä avataan ja hakijoista yritetään löytää se oikea ”match”. Osassa yrityksissä on jo havahduttu, että rekrytointi on mitä suuremmassa määrin myyntiä/markkinointia/markkinointiviestintää ja sitä on tehtävä monikanavaisesti ja monilla eri tavoilla, jotta haluttu kohderyhmä saavutetaan. Tässä toimii sama kaava kuin asiakkaan palvelupolun luomisessa eli työnhakija tulisi huomioida hakuprosessin eri vaiheissa ja kontaktipisteissä; millais...

Varmassa on tiivis, hyvää yhteistyötä tekevä, 13 assistentin tiimi. Kun menee sormi suuhun, löytyy omasta porukasta lähes aina joku, joka osaa. Silti tiimin näkökulmia kannattaa ehdottomasti laajentaa myös työpaikan ulkopuolelle.  Tuuli Kuutti , asiakaspalvelupäällikkö Varmalta, vetää työpaikan assistenttitiimiä. Tuuli on huomannut, että yrityksen sisäisen kollegaverkoston lisäksi on hyvä olla yrityksen ulkopuolista verkostoa. Firman sisällä saatetaan urautua tiettyihin työtapoihin. Siksi on välillä hyvä sparrailla ja inspiroitua muiden yritysten ratkaisuista. Näitä ideoita voi sitten jalostaa ja jakaa eteenpäin omassa työyhteisössä. Auttaminen on assistenttiuden ydintä ToimistoSissit on tarjonnut tähän loistavan alustan. Siinä Tuuli kertoo eniten arvostavansa verkostoitumista, ajankohtaisia, assistentin tarpeisiin suunnattuja seminaareja ja koulutuksia sekä vapaa-ajan toimintaa. Hänestä on hienoa, että toiminta perustuu vapaaehtoisuuteen ja mukaan pääsee ilmaiseksi. Se tuntuu reso...

Kuinka usein koet työssäsi aitoa inspiroitumista? Unohdat ajan kulun ja tempaudut täysillä työhön. Päivän jälkeen tunnet olevasi yhä täynnä energiaa ja intoa. Mieti mikä inspiroi juuri sinua ja anna sen innostaa ja rikastaa työtäsi. Inspiraation lähteet ovat yksilöllisiä ja ne saattavat vaihdella eri aikoina. Ihmisellä on psykologisia perustarpeita, joiden täyttyminen on pohja innostumiseen ja motivoitumiseen työssä. Ne myös edistävät kehittymistä ja hyvinvointia. Miten omassa työssäsi toteutuvat nämä psykologiset perustarpeet: 1. Omaehtoisuus Ole oman työsi johtaja. Omaehtoisuus merkitsee mahdollisuutta päättää itse omasta tekemisestään. Se on vapautta suunnitella ja toteuttaa työtään niin, että se on motivoivaa ja innostavaa. Tekeminen ei ole ulkoapäin ohjattua. Vahvin motivaatio on sisäistä, jolloin työtä tehdään sen itsensä takia eikä ulkoisten palkkioiden ohjaamana. Taitava assistentti on oman ja muiden työn johtaja, kuin kapellimestari, joka varmistaa koko orkesterin toimin...

Nyt pitäisi järjestää virkistyspäivä 100 hengelle. Mistä löytyisi paikka, johon pääsee kätevästi toimistoilta Jyväskylästä, Tampereelta ja Helsingistä. Miten kuljetukset onnistuvat? Tilat pitäisi olla hienot. Mieluiten järven rannalta isojen saunojen kera. Myös majoitustilat tulisivat olla laadukkaat ja huoneita riittävästi. Ohjelma pitäisi olla jotain erilaista, luovaa ja yllättävää, mutta kuitenkin sellaista, johon kaikki voivat osallistua. Ei ihan helppo nakki. Usein tapahtumaa järjestettäessä aikataulu on tiukka ja kriteerejä on paljon. Siksi olemme koonneet alle parhaat vinkkimme siihen, kuinka tapahtuman järjestäminen sujuu entistä sulavammin. 1. Poimi ideoita aikaisemmista onnistumisista Usein tapahtuman järjestäminen aloitetaan miettimällä, että miten asiat on aikaisemmin hoidettu. On hyvä pohtia, missä on onnistuttu ja erityisesti miksi onnistuttiin. Parhaita käytänteitä kannattaa kierrättää. Esimerkiksi jos tietynlainen musiikki tuntui toimivan, voi kyseisen tyylilajin ...

Haluaisitko kehittää omaa työtäsi siten, että stressi pienenisi ja työn ilo lisääntyisi? Mitä unelmatyöhön kuuluu sinulla? Mitä vahvuuksiasi haluat käyttää päivittäin? Miltä tuntuu mennä maanantaiaamuisin töihin - ja miten saat sen tuntumaan hyvältä?  Unelmatyön käsite voi herättää monenlaisia ajatuksia. Onko se vaaleanpunaista unelmaa, vain muille tarkoitettua vai ihan luonnollista sinun ajatusmaailmassasi? Reittejä omaan unelmatyöhön on monia, ja jokainen käsittää sen omalla tavallaan. Jollekin riittää, että on edes joku työ, toinen haluaa kiinnostavat tehtävät ja kolmas puhuu elämäntehtävästä. Kaikkien ei tarvitse nousta intoa puhkuen sängystä joka päivä ja hoitaa assistentin työtään mielettömissä flow-virroissa taukoamatta.  Jokaiselle löytyy oma tapa luoda työstään mielekkäämpää. Jokaisella meistä on ainutlaatuiset lahjamme tälle maailmalle. Sinulla on todella paljon enemmän vahvuuksia, kuin itse tiedostatkaan. Moni ympärilläsi saa niistä nauttia. Osaatko itse arvostaa om...

Palkkakeskustelu – kääk! Jos olet yksi meistä, jotka kokevat oman osaamisensa korostamisen vaikeaksi ja jollain tavalla vastenmieliseksi olet tullut oikeaan paikkaan. Tästä artikkelista löydät assistenttikollegoidesi parhaat vinkit siihen, mikä oikein on sitä assistentin osaamista ja miten siihen kannattaa vedota. Lisäksi voit tarkastella paljonko kollegasi tienaavat, jossa saat paremman käsityksen siitä, mitä voit pyytää korvaukseksi. Tiedot pohjautuvat ToimistoSissien verkkotilaisuudessa ”Assistentin osaaminen ja työtehtävät” 25.1 käytyyn keskusteluun. Korosta osaamisesi monipuolisuutta; ole generalisti ja ylpeä siitä! Ensin kysyimme, mitä asioita assistentit itse nostaisivat esiin kehityskeskusteluissa. Vastauksissa korostuivat selkeästi neljä aihepiiriä: asenne, hiljainen tieto, käytännön taidot sekä pehmeät taidot. Asenne: ”Joo hoituu” Olet assistenttina omatoiminen ja aloitekykyinen. Osaat ottaa selvää, vaikka et heti tietäisikään vastausta. Tämä tekee toiminnastasi ennustett...