ToimistoSissit-blogi:
Assistentin arkea

Vietin alkuvuodesta useamman viikon työnhaussa ja havahduin, miten erilaisia työnhakijakokemuksia kohtasin ja mitä ajatuksia ne minussa herättivät. Tänä vuonna ihmiset ovat aktivoituneet työpaikanvaihdoissa ja monilla aloilla on suorastaan työntekijän markkinat. Työpaikkoja vaihdetaan monista eri syistä, esim.; yrityksen ja omat arvot eivät kohtaa, esihenkilö-alaissuhde ei toimi, työ on liian stressaavaa tai haetaan ylipäätään parempaa työn- ja vapaa-ajan tasapainoa. Ei ole siis yhdentekevää millaisen (myynti)kokemuksen yritys antaa itsestään, kun työtehtäviä avataan ja hakijoista yritetään löytää se oikea ”match”. Osassa yrityksissä on jo havahduttu, että rekrytointi on mitä suuremmassa määrin myyntiä/markkinointia/markkinointiviestintää ja sitä on tehtävä monikanavaisesti ja monilla eri tavoilla, jotta haluttu kohderyhmä saavutetaan. Tässä toimii sama kaava kuin asiakkaan palvelupolun luomisessa eli työnhakija tulisi huomioida hakuprosessin eri vaiheissa ja kontaktipisteissä; millais...

Varmassa on tiivis, hyvää yhteistyötä tekevä, 13 assistentin tiimi. Kun menee sormi suuhun, löytyy omasta porukasta lähes aina joku, joka osaa. Silti tiimin näkökulmia kannattaa ehdottomasti laajentaa myös työpaikan ulkopuolelle.  Tuuli Kuutti , asiakaspalvelupäällikkö Varmalta, vetää työpaikan assistenttitiimiä. Tuuli on huomannut, että yrityksen sisäisen kollegaverkoston lisäksi on hyvä olla yrityksen ulkopuolista verkostoa. Firman sisällä saatetaan urautua tiettyihin työtapoihin. Siksi on välillä hyvä sparrailla ja inspiroitua muiden yritysten ratkaisuista. Näitä ideoita voi sitten jalostaa ja jakaa eteenpäin omassa työyhteisössä. Auttaminen on assistenttiuden ydintä ToimistoSissit on tarjonnut tähän loistavan alustan. Siinä Tuuli kertoo eniten arvostavansa verkostoitumista, ajankohtaisia, assistentin tarpeisiin suunnattuja seminaareja ja koulutuksia sekä vapaa-ajan toimintaa. Hänestä on hienoa, että toiminta perustuu vapaaehtoisuuteen ja mukaan pääsee ilmaiseksi. Se tuntuu reso...

Kuinka usein koet työssäsi aitoa inspiroitumista? Unohdat ajan kulun ja tempaudut täysillä työhön. Päivän jälkeen tunnet olevasi yhä täynnä energiaa ja intoa. Mieti mikä inspiroi juuri sinua ja anna sen innostaa ja rikastaa työtäsi. Inspiraation lähteet ovat yksilöllisiä ja ne saattavat vaihdella eri aikoina. Ihmisellä on psykologisia perustarpeita, joiden täyttyminen on pohja innostumiseen ja motivoitumiseen työssä. Ne myös edistävät kehittymistä ja hyvinvointia. Miten omassa työssäsi toteutuvat nämä psykologiset perustarpeet: 1. Omaehtoisuus Ole oman työsi johtaja. Omaehtoisuus merkitsee mahdollisuutta päättää itse omasta tekemisestään. Se on vapautta suunnitella ja toteuttaa työtään niin, että se on motivoivaa ja innostavaa. Tekeminen ei ole ulkoapäin ohjattua. Vahvin motivaatio on sisäistä, jolloin työtä tehdään sen itsensä takia eikä ulkoisten palkkioiden ohjaamana. Taitava assistentti on oman ja muiden työn johtaja, kuin kapellimestari, joka varmistaa koko orkesterin toimin...

Nyt pitäisi järjestää virkistyspäivä 100 hengelle. Mistä löytyisi paikka, johon pääsee kätevästi toimistoilta Jyväskylästä, Tampereelta ja Helsingistä. Miten kuljetukset onnistuvat? Tilat pitäisi olla hienot. Mieluiten järven rannalta isojen saunojen kera. Myös majoitustilat tulisivat olla laadukkaat ja huoneita riittävästi. Ohjelma pitäisi olla jotain erilaista, luovaa ja yllättävää, mutta kuitenkin sellaista, johon kaikki voivat osallistua. Ei ihan helppo nakki. Usein tapahtumaa järjestettäessä aikataulu on tiukka ja kriteerejä on paljon. Siksi olemme koonneet alle parhaat vinkkimme siihen, kuinka tapahtuman järjestäminen sujuu entistä sulavammin. 1. Poimi ideoita aikaisemmista onnistumisista Usein tapahtuman järjestäminen aloitetaan miettimällä, että miten asiat on aikaisemmin hoidettu. On hyvä pohtia, missä on onnistuttu ja erityisesti miksi onnistuttiin. Parhaita käytänteitä kannattaa kierrättää. Esimerkiksi jos tietynlainen musiikki tuntui toimivan, voi kyseisen tyylilajin ...

Haluaisitko kehittää omaa työtäsi siten, että stressi pienenisi ja työn ilo lisääntyisi? Mitä unelmatyöhön kuuluu sinulla? Mitä vahvuuksiasi haluat käyttää päivittäin? Miltä tuntuu mennä maanantaiaamuisin töihin - ja miten saat sen tuntumaan hyvältä?  Unelmatyön käsite voi herättää monenlaisia ajatuksia. Onko se vaaleanpunaista unelmaa, vain muille tarkoitettua vai ihan luonnollista sinun ajatusmaailmassasi? Reittejä omaan unelmatyöhön on monia, ja jokainen käsittää sen omalla tavallaan. Jollekin riittää, että on edes joku työ, toinen haluaa kiinnostavat tehtävät ja kolmas puhuu elämäntehtävästä. Kaikkien ei tarvitse nousta intoa puhkuen sängystä joka päivä ja hoitaa assistentin työtään mielettömissä flow-virroissa taukoamatta.  Jokaiselle löytyy oma tapa luoda työstään mielekkäämpää. Jokaisella meistä on ainutlaatuiset lahjamme tälle maailmalle. Sinulla on todella paljon enemmän vahvuuksia, kuin itse tiedostatkaan. Moni ympärilläsi saa niistä nauttia. Osaatko itse arvostaa om...

Palkkakeskustelu – kääk! Jos olet yksi meistä, jotka kokevat oman osaamisensa korostamisen vaikeaksi ja jollain tavalla vastenmieliseksi olet tullut oikeaan paikkaan. Tästä artikkelista löydät assistenttikollegoidesi parhaat vinkit siihen, mikä oikein on sitä assistentin osaamista ja miten siihen kannattaa vedota. Lisäksi voit tarkastella paljonko kollegasi tienaavat, jossa saat paremman käsityksen siitä, mitä voit pyytää korvaukseksi. Tiedot pohjautuvat ToimistoSissien verkkotilaisuudessa ”Assistentin osaaminen ja työtehtävät” 25.1 käytyyn keskusteluun. Korosta osaamisesi monipuolisuutta; ole generalisti ja ylpeä siitä! Ensin kysyimme, mitä asioita assistentit itse nostaisivat esiin kehityskeskusteluissa. Vastauksissa korostuivat selkeästi neljä aihepiiriä: asenne, hiljainen tieto, käytännön taidot sekä pehmeät taidot. Asenne: ”Joo hoituu” Olet assistenttina omatoiminen ja aloitekykyinen. Osaat ottaa selvää, vaikka et heti tietäisikään vastausta. Tämä tekee toiminnastasi ennustett...

Etätyösuosituksesta on luovuttu, joten palataanko nyt vanhaan kunnon toimistokulttuuriin? Tätä kysymystä pohditaan monessa työyhteisössä. Vaikka etätyö on parantanut työmme tehokkuutta ja tuloksia, silti samalla kaipaamme työkavereita ja työyhteisön tukea. Etätyö on myös osittain etäännyttänyt tiimit muutenkin kuin fyysisesti ja virtuaalinen työ on omiaan lisäämään tietokatkoja ja väärinymmärryksiä. Pitkittyneenä tällaiset tekijät saattavat jopa rapauttaa työporukan yhteisöllisyyttä. Yhteisöllisyydellä ja laadukkaalla yhteydenpidolla on kuitenkin tärkeä rooli työssämme, ja jos ne päästetään murenemaan, vaikutus näkyy organisaation yhteistyökyvyssä ja lopulta työyhteisön suoriutumisessa. Mutta edellyttääkö yhteisöllisyyden rakentaminen toimistolle paluuta? Eri organisaatioissa on käytössä erilaisia työskentelyn tapoja Organisaatiot ovat tehneet monenlaisia linjauksia etätyön jatkosta. Toiset liputtavat vapaan etätyön perään kun taas toisissa yrityksissä rohkaistaan työntekijöitä palaama...

Voisiko assistentti ottaa isomman roolin omaan työtä helpottavien, teknisten työkalujen toteutuksessa? Digitaalinen transformaatio on tutkitusti kaventanut ja tulevaisuudessa kaventaa entisestään eri funktioiden välisiä eroja, eikä tekninen kehittäminen jää vain IT:n vastuulle. Assistentteina meidän pitää vain rohkaistua etsimään sisäinen kehittäjämme, opetella uusia taitoja ja kokeilla. Nautit itse kehitystyösi hedelmistä Citizen developer, eli kansalaiskehittäjä on siis IT:n ulkopuolella työskentelevä henkilö, joka käyttää erilaisia tietoteknisiä työvälineitä hyväkseen tehostaakseen työtä ja ratkaisee eteen tulevia ongelmia. Parasta kansalaiskehittämisessä on se, miten kehitystyön tuloksista pääsee nauttimaan itse ja yleensä aika nopealla aikataululla. Oman työn tehostaminenhan tuo hyötyä juuri sinulle, tai esimerkiksi kollegoillesi. Kaikki me varmasti mieluummin käyttäisimme aikaa läheistemme kanssa, kuin tekemällä yksinkertaisia, mutta pakollisia tehtäviä. Monet meistä ovat aikaise...

  Kun aloitin opintoni syksyllä 2019, koulutusohjelmani nimi oli yhä Johdon assistenttityö ja kielet. Minun lisäkseni koulutusohjelmaan haki vain neljä miesoletettua, joista tietääkseni ainakin yksi on jo lopettanut opintonsa kyseisessä ohjelmassa. Koulutusohjelman nimi on sittemmin muutettu ympäripyöreäksi liiketoiminnan palveluratkaisujen ja kielten koulutusohjelmaksi, ja mieshakijoiden määrä on kasvanut erittäin tuntuvasti. Tutorina toimiva ystäväni kertoi, että nykyisen koulutusohjelman miehet olivat kalvenneet kasvoiltaan kuullessaan, että koulutusohjelman takana vaikuttava ainejärjestö HSO on lyhenne Helsingin Sihteeriopistosta. Myös HSO lyhenne on sittemmin jäänyt nimestä pois. Miksi miehet eivät halua olla assistentteja tai sihteereitä? Olen tullut siihen tulokseen, että miehen malli on ahdas ja miehinen ego kolhiintuu ajatuksesta palvella jotain toista tai toimia jonkun sihteerinä. Miehet eivät uskalla tehdä naiselliseksi miellettyjä töitä. Miehet haluavat olla pomoja ja p...

Elli vas. Elina oik. On aina yksi ihminen, johon voi luottaa ja jolle voi soittaa. On aina joku ihminen, joka tietää mun kaikki asiani. On aina tuki ja turva. Ettei tarvitse miettiä, kun tulee keskellä yötä, että onko se taksi siellä. Tässä tapauksessa kyseessä ei ole henkivartija, äiti tai elämänkumppani, vaan osaava johdon assistentti. Elinan ja Ellin matka alkoi noin vuosi sitten, kun Elli etsi itselleen uutta osaavaa assistenttia ulkoisella haulla. Hyvin omat työtapansa tuntevana ihmisenä Elli haki rinnalleen ihmistä, joka esimerkiksi tarkkuudellaan tasapainottaisi hänen taipumustaan suurpiirteisyyteen. Vaikka Ellin mielikuva hyvästä assistentista oli jo aikaisemman kokemuksen pohjalta suhteellisen selkeä, pääsi Elinan osaaminen ja ammattitaito silti yllättämään: ”Ai että assistentti pystyy tekemään tuotakin!” Elina vakuutti myös proaktiivisuudellaan, rohkeudellaan sekä nopeudellaan. Ja Elli oli myyty. Mitä enemmän luottaa, sitä enemmän assistentti voi auttaa Itse työskentelyyn sii...